22-23 Les 1 Vergaderen

• Vergaderen
• MBO
• Studiejaar 3

Vergaderen - Les 1

Waar denk jij aan
bij het woord
'vergaderen'?

Waarom het vak vergaderen?

- Je deelt kennis, ervaringen en relevante gegevens over (dagelijkse)werkzaamheden met collega’s en/of leidinggevende.

- Je spreekt collega's aan op afspraken/protocollen.

- Je registreert gegevens nauwkeurig.

- Je gebruikt bedrijfssystemen.

- Je formuleert duidelijke verbetervoorstellen.

- Je voert tijdig duidelijke begeleidingsgesprekken met medewerkers.

- Je kan product(ie)gegevens registreren en rapporteren.

- Je kan communiceren met betrokkenen.

- Je overlegt tijdig over de planning en eventuele aanpassingen daarop.

- Je plant alle activiteiten in een reëel tijdsbestek.

- Je organiseert de juiste mensen en middelen die nodig zijn voor de werkzaamheden op de juiste plek.

- Je bewaakt de planning en neemt indien nodig tijdig maatregelen.

- Je deelt pro-actief kennis en ervaring in het project(overleg).

- Je raadpleegt regelmatig anderen binnen en buiten het project (indien van toepassing).

Weekplanning

Les 1 08/09: Vergaderen - Wat is het en waar moet je aan denken?

Les 2 15/09: Voorbereiden pitch

Les 3 26/09: Oefenen pitch + feedback geven

Les 4 06/10: Evalueren pitch m.b.v. intervisie

Les 5 13/10: Draaiboek opstellen

Uitnodiging

Aan het eind van de les zijn alle aandeelhouders uitgenodigd voor Aandeelhoudersvergadering 2

Leerdoelen

1. Jij kunt aangeven wat het doel is van een vergadering
2. Jij kunt een duidelijk en concreet vergaderdoel opstellen
3. Jij kent de verschillende rollen in een vergadering en kunt deze ook aannemen tijdens een vergadering
4. Jij kunt een vergadering organiseren door middel van het opstellen van een agenda en versturen van een uitnodiging 

Heb jij ervaring met een overleg of vergadering? Welke?

Heb je een doel? Dan kun je scoren!

Vergaderdoelen

Vergaderdoelen

• Informatieoverdracht
• Mening vormen/ standpunt innemen
• Besluitvorming
• Probleem oplossen
• Motiveren

Opdracht

Kies het juiste vergaderdoel bij de volgende vergaderonderwerpen.

Bespreken welke werkzaamheden prioriteit hebben en voor wanneer deze moeten worden opgepakt.

1. Informeren
2. Motiveren
3. Besluitvorming
4. Probleemoplossing

Aangeven welke mogelijkheden er zijn voor de catering tijdens de ouderavond.

1. informeren
2. Motiveren
3. Besluitvorming
4. Probleemoplossing

Aandeelhoudersbijeenkomst waarin jullie je product pitchen/presenteren

1. Informeren
2. Motiveren
3. Besluitvorming
4. Probleemoplossing

Het voeren van een werkoverleg met je collega's van de schoolonderneming

1. Informeren
2. Motiveren
3. Besluitvorming
4. Probleemoplossing

Een overleg heeft niet altijd maar één doel. 

Vaak is er sprake van een combinatie van doelen. 

Voorbeeld:

Als je een besluit neemt, zul je elkaar bijvoorbeeld eerst moeten informeren.

Formeel of informeel overleg?

• Is  van tevoren afgesproken
• Vindt spontaan plaats
• Voorbereidingen zijn getroffen
• De structuur van het overleg is voor iedereen duidelijk
• Niet iedereen die moet weten wat er besproken wordt, is aanwezig.

Rollen tijdens een
vergadering

Vergaderrollen

1. De voorzitter
2. De notulist
3. De tijdsbewaker
4. De deelnemer

Opdracht: Welke taken horen bij elke rol?

Een voorzitter

Maakt een agenda en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek, zorgt dat iedereen deelneemt aan het gesprek

3. Het inleiden van nieuwe agenda punten

4. Maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

Tijdsbewaker

Houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten. Wordt er te lang over één onderwerp gesproken, dan grijpt de tijdsbewaker in.

Deelnemers

Nemen actief deel

Geven kort hun inbreng (informatie, mening)

Ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken.

Vergadering organiseren,
waar moet je aan
denken?

Agenda opstellen

Een vergadering heeft meestal dezelfde opbouw:

1. Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.
2. Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen.
   
3. Is er iemand afwezig? Is er afgelopen dagen iets belangrijks gebeurd?
   
4. De punten die besproken moeten worden. Houd het bij ongeveer 5 onderwerpen, zet de punten In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp.
5. Rondvraag/mededeling. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw!
   
6. Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. 

Tips:

1. Stel een duidelijk doel op voor de vergadering en per agendapunt
2. Verstuur de agenda en uitnodiging ruim op tijd
3. Plan niet te veel agendapunten in
4. Bewaak de tijd per agendapunt
5. Geef aan wie verantwoordelijk is per agendapunt

Inleiding

• De voorzitter opent het overleg; 
• De voorzitter behandelt de notulen of besluitenlijst van de vorige vergadering; 
• De voorzitter doet mededelingen; 
• De voorzitter legt samen met de deelnemers de agenda vast.  

Kenmerken van een vergadering

• De voorzitter zorgt ervoor dat alle punten besproken worden; 
• De voorzitter houdt de tijd in de gaten: als het te lang duurt, is het niet meer effectief; 
• Iedereen krijgt de kans om iets te zeggen; 
• De deelnemers hebben een gemeenschappelijk doel; 
• Er worden notulen van de bespreking gemaakt met eventueel een actielijst.  

Het slot

• Herhaling van de actiepunten;
• De rondvraag;
• Wat verder ter tafel komt (WVTTK);
• Vastleggen datum volgend overleg; 
• De voorzitter bedankt iedereen voor zijn bijdrage; 
• De voorzitter beëindigt de vergadering. 
• De notulist zorgt dat deelnemers notulen/actielijst krijgen

Wat vind je beter?

1. Notulen
2. Actielijst