Les 2- Projectbrief & probleem analyse
1 / 35
Lesduur is: 60 minOnderdelen in deze les
Slide 1 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 2 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 3 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 4 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 5 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 6 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 7 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Welke acties ga je
uitvoeren in deze fase?
uitvoeren in deze fase?
Slide 8 - Woordweb
Deze slide heeft geen instructies
Slide 9 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 10 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 11 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 12 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 13 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 14 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 15 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Doel projectbrief
Slide 16 - Woordweb
Deze slide heeft geen instructies
Slide 17 - Tekstslide
Het succes van het verbeterteam ligt voor zeker de helft in een goede
voorbereiding. Om een grote mate van zekerheid te krijgen dat de oplossingen
van hoge kwaliteit zijn, stelt de opdrachtgever een team samen met daarin
voldoende kennis van het proces waar het onderwerp zich in afspeelt.
Ongewenste oplossingen blokkeert hij door vooraf geformuleerde
randvoorwaarden. Een heldere opdrachtbrief met concrete randvoorwaarden én
een juiste teamsamenstelling qua kennis en vermogen tot samenwerken kan een
verbeterteam behoeden voor oplossingen die de plank mis slaan.
Slide 18 - Tekstslide
Hierin worden de uitgangspunten en de verwachtingen van het KAIZEN-verbeterproject uitgesproken. Het verbeterteam krijgt hierdoor een onmisbaar en duidelijk vertrekpunt voor haar verdere activiteiten. Hoe duidelijker de opdracht, hoe groter de kans op het juiste resultaat.
Ken je dit gevoel? Je eerste echte verbeterproject! Je wilt ermee aan de slag, maar waar moet je beginnen? Je hebt een Green Belt training gevolgd en je bent geslaagd of je bent net met een Green Belt training begonnen. De praktijk is en blijft toch anders dan de theorie. Dus hoe ga je het aanpakken? Een goede tool om mee te beginnen is de Project Charter. Deze tool laat je je hele project plan op één A4 weergeven. Huh op één A4? Niet in een verslag van 20 pagina’s? Nee echt maar op één A4.
Invullen van de project charter
Probleemstelling
Het invullen van de project charter begint het met opschrijven van je probleemstelling. Makkelijk zou je denken, maar niets in minder waar. Want het goed definiëren van je probleemstelling kan enige tijd in beslag nemen. Wat is precies het probleem? De ene persoon noemt iets heel anders dan de andere persoon. Wat kies je? Zorg ervoor dat je gekozen onderwerp/doel aansluit bij de strategische doelen van je bedrijf. Eigenlijk geef je antwoord op de vraag: ‘wat is precies de pijn?’. Zo zorg je dat je project ECHT een bijdrage levert. Een voorbeeld van hoe het niet moet: het vergunningen aanvraag proces zorgt voor veel klachten, de voornaamste klacht is dat het te lang duurt. Voorbeeld van hoe het wel moet: Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang. De probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen die hem leest.
Doelstelling
Bij het invullen van je doelstelling draai je eigenlijk je probleemstelling om naar een doel. Voorbeeld: de doorlooptijd van het bouwvergunningen proces bij gemeente X mag maximaal 1 week (5 werkdagen) bedragen per aanvraag. Dit moet bereikt zijn per 31-12-2016. Gebruikt hierbij de SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) manier van formuleren. Hier zie je vaak dat mensen allemaal wenselijk oplossingen gaan opschrijven die ze denken dat het probleem gaan oplossen. Doe dit niet, want oplossingen horen niet thuis in een project charter. Verder is het hier heel belangrijk dat je het doel realistisch kiest. Ga niet voor 100% maar kies voor 90% of 95%. Mocht je dan 97% halen dan is iedereen erg tevreden over je project. Maar kies je voor 100% en behaald je 97% dan heb je toch je doelstelling niet gehaald terwijl je project wel heel succesvol was. Denk hier dus goed over na.
Planning
In de planning geef je weer wanneer je welke fase start en afgerond wil hebben. Let hierbij op dat je een realistische planning maakt. Er staat voor een DMAIC project een tijdsspan van ongeveer 90 dagen. Houd dit in je achterhoofd en probeer je planning hiermee in lijn te brengen. Als je een planning hebt van één maand of van een jaar, moet je je afvragen of dit realistisch is en je niet een ander soort project vorm moet kiezen.
Team
In dit vlak geef je aan wie er in je team zitten, wat hun rol is en hoeveel tijd ze wekelijks aan het project gaan besteden. Spreek dit af in overeenstemming met je teamleden en hun leidinggevende, mocht je dan later iemand moeten aanspreken op deze afspraak, dan kan je dat ook echt doen. Zo zorg je dat je teamleden ook de tijd investeren die ze hebben beloofd.
Risico’s
Elk project brengt risico’s met zich mee. Breng deze in kaart op de project charter, zodat de opdrachtgevers deze kunnen zien voor ze je een ‘GO’ geven op je project. Dit laat zien dat je je bewust bent van de eventuele risico’s en dat je deze in dat gaten houdt. Ook de risico’s kan je aanpassen naarmate je verder komt in je project.
De handtekening
Als je al deze bovenstaande categorieën in kaart hebt gebracht, plan je een Tollgate review meeting in met je opdrachtgever(s) aan wie je de project charter presenteert. Hierna vraag je om een officiële ’GO’ op je project door de handtekening van je opdrachtgevers onder de project charter te laten zetten. Hierna kan je door naar de measure fase van je project.
Slide 19 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 20 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 21 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 22 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 23 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 24 - Tekstslide
Er zijn 4 categorieën basiscondities:
1. Een georganiseerde werkplek
• Op de werkplek ligt niets overbodigs;
• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;
• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;
• Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken en op de juiste plek weer terug te
leggen is maximaal 30 seconden;
• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.
• De flow van het proces is duidelijk te volgen.
2. Kennis van het proces en het product
• De mensen kennen de werking van proces, de installatie en de producten goed.
3. Gestandaardiseerde werkwijzen
• Er is een duidelijke standaard werkwijze die iedereen kent en gebruikt.
Slide 25 - Tekstslide
4. De installatie is op orde
• Er is geen achterstallig onderhoud;
• Machines zijn teruggebracht in de oorspronkelijke toestand (met uitzondering van
nuttige modificaties).
Slide 26 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Wat is het doel van deze eerste brainstorm met jouw verbeterteam?
Slide 27 - Open vraag
Deze slide heeft geen instructies
Slide 28 - Tekstslide
Uitgangspunt voor brainstorm is probleem, doel van brainstorm is het verzamelen van zo veel mogelijk mogelijk OORZAKEN voor het probleem
Slide 29 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Op welke wijze
zou
je kunnen
brainstormen?
zou
je kunnen
brainstormen?
Slide 30 - Woordweb
Deze slide heeft geen instructies
Slide 31 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 32 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 33 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 34 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
Slide 35 - Tekstslide
Deze slide heeft geen instructies
