SE-11 Les 1

• Secretariaatspraktijk
• MBO
• Studiejaar 3

SE-11

Wat zijn zakelijke bijeenkomsten?

Zakelijke
Bijeenkomsten

Zakelijke Bijeenkomsten

Traditionele vergadering

maar ook:

Seminar

Conferentie

Symposium

Open Dag

Jubileum

Seminar

DOEL:

Om kleine groepen samen te brengen voor terugkomende bijeenkomsten, telkens rond 1 bepaald onderwerp, waaraan alle aanwezigen worden verzicht deel te nemen 

• Academisch
• Commercieel
• Professioneel

Kan 2 uur tot enkele dagen duren

voorbeeld onderwerpen:

• personal development
• finance
• real estate

Conferentie

topconferentie:

grootschalig met hoogste regeringsleiders van een land

DOEL:

Het delen van kennis en eventueel beweging te veroorzaken

voorbeeld onderwerpen:

• klimaat
• armoede
• duurzaaamheid

onderwerpen:

meestal sociaal of maatschappelijk kader

Congres

organisatie

 commercieel

100/10.000 deelnemers

DOEL:

Leden binnen een organisatie samen met onderzoekers wisselen kennis uit samen met sprekers en met discussiemomenten

voorbeeld onderwerpen:

• klimaat
• armoede
• duurzaaamheid

onderwerpen:

wetenschappelijke thema's

Symposium

organisatie

 combinatie tussen conferentie en congres

DOEL:

Kennisverbreding (minder discussie)

onderwerpen:

specifieke medische, wetenschappelijke of politieke thema's

Overeenkomsten en Verschillen

Conferentie                         Congres                          Symposium

OVEREENKOMSTEN

• Grote 1 of meerdaagse bijeenkomsten
• Vaak internationale leden
• Kennis rondom een centraal onderwerp

Politiek of Maatschappelijk	Zakelijk of Wetenschappelijk	Combinatie hiertussen
Discussie m.a.d. kennis te delen en beweging	Sprekers en Discussie	Minder discussie

VERSCHILLEN

Open Dag

Doel

mensen kennis te laten maken met de organisatie en wat het te bieden heeft

Duur

Dag of dagdeel

Locatie

op locatie in eigen bedrijf

Specifiek

• kennismaken 
• kijk hoe ze les geven of bepaalde dingen doen in het bedrijf
• praten met werknemers, studenten, docenten

Jubileum

Betekenis

Feestelijke herdenking van een gebeurtenis

Gebeurtenis (vb)

• huwelijk
• in dienst treding
• oprichting bedrijf / vereniging

Gebeurtenis (vb)

Jubilea (# jaren) worden vaak naar materiele eigenschappen verwezen

vb 50 jaar = goud; 25 jaar=zilver

Benaming

Jubileum - Jubilea - Jubilee

Zakelijke bijeenkomsten

kleine en middelgrote projecten

- open dag

- jubileum

- personeelsfeest

- teambuilding

- teamlunch/diner

- sportdag

intern & extern

projectgroep formeren

opstellen planning (gefaseerd)

bewaken van de planning

- maken van afspraken

- controle naleving van afspraken

- onderhouden van interne en externe contacten

- verstrekken van relevante informatie

Waar moet je op letten
bij het organiseren van een
zakelijke bijeenkomst?

Hoe bereid je een zakelijke bijeenkomst  voor?(1)

1. Doelstelling

- maak van moeten willen

3. Het juiste moment

-  wat is het juiste moment?

5. Locatie

- onderzoek en get out of your comfortzone

- maak nieuwe contacten!

2. Wie is de doelgroep

- wat moeten zij beleven?

4.Wat is het budget?

- hoeveel kan je besteden?

Hoe bereid je een zakelijke bijeenkomst  voor?(2)

6. Maak je programma

- hoe ziet de dag/het evenement er uit?

7. Catering (F&B)

- wat is passend, past in je budget en complimenteert je activiteit

8. Uitnodiging / VIP's

- Wie moet er zijn?

- Wie moet er specifiek uitgenodigd worden?

9. Draaiboek

-  Maak een specifiek draaiboek wat door iedereen gevolgd kan worden

10. Nazorg

-  Bedankjes

- Follow up

- Contacten behouden

TIPS

Kies de meest 

   ideale datum

- seizoen

- vakanties

- begintijd 

- andere landelijke 

  evenementen

Stel DUIDELIJKE doelen

- SMART (duidelijk/meetbaar/haalbaar)

- Communicatie (aan doelgroep en organisatie)

Spanningsopbouw

- teasers

- communicatie!

Wie is de doelgroep

- ken je medewerkers!

- ken je klanten

Wees uniek en inspirerend!

- inspirerende activiteit

- inspirerende locatie

- wees creatief/brainstorm

Wat heb je nodig?

+

=

Draaiboek

Een schriftelijk uitgewerkt scenario van een geplande activiteit dat als handleiding dient voor een evenement

Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden!

Draaiboek

vb

https://www.evenementorganiseren.nl/

Draaiboek

Wanneer

Wat

Waar

Wie

https://www.evenementorganiseren.nl/

Draaiboek maken

Zakelijke Binnenlandse bijeenkomst

- aandeelhoudersvergadering

- bedrijfsfeest

- open dag

- workshops

- jubileum viering

- sportdag

Eenvoudige Internationale bijeenkomst

- internationaal zakenbezoek

- jubileum alle partners in cariben

- teambuilding int bedrijf

- workshops internationaal

- persconferentie int bezoek

Huiswerk

Maak een draaiboek voor jouw activiteit

Inleveren VOOR de volgendde les op TEAMS (assignment)

Volgende week

Reisschema

Contacten onderhouden

Relatiegeschenken