Herhaling Event voorstel + SMART Doelen EP01 (P2:25-11-204)

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Event voorstel + SMART

Lesdoelen:

- Ik weet wat er in een Event voorstel komt te staan

- Ik weet hoe je doelen SMART moet formuleren

- Ik kan Event voorstel met smart doelen schrijven voor een eigen concept

Wat is het doel van een event document?

Welke Event documenten zijn er allemaal?

Verschillende event documenten:

* Event canvas

* Event voorstel

* Event plan

* Startnotitie

* Projectplan

* Draaiboek

* Communicatieplan

* Plan van aanpak

Koppeling + welk soort event

Startpunt project met opdrachtgever: 

Productie: Briefing --> Event canvas --> Event Voorstel --> Event plan  --> Draaiboek + Communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Startpunt eigen idee project: 

Productie: Brainstorm --> Event canvas --> Event voorstel --> Event plan --> Draaiboek + communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Verder met Event voorstel + Event plan

Zo organiseer je een... Event

Volgens de P6-Methode (projectaanpak in 6 stappen)

1) Start het event --> Stel event voorstel op --> Opzoek naar opdrachtgever/subsidie --> go or no go

2) Organiseer je team --> wanneer van toepassing

3) Stel Event plan op --> eind stap 3 opnieuw beslismoment

4) Bereid het event voor --> aan de hand van event plan

5) Voer het event uit --> met behulp van draaiboek

6) Handel het event af --> evaluatie

Eventvoorstel:

1) Achtergronden

2) Programma van eisen

3) Beschrijving event

4) Financieel

5) Globale planning

6) Haalbaarheid en risico's

Eventplan:

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Hoofdstuk 2: Evenementbeschrijving

Hoofdstuk 3: Taken en tussenresultaten

Hoofdstuk 4: Kwaliteit

Hoofdstuk 5: Eventorganisatie

Hoofdstuk 6: Planning

Hoofdstuk 7: Begroting

Hoofdstuk 8: Risico's

Event voorstel

Achtergronden: Inleiding met achtergrond informatie (geschiedenis, eventomgeving, aanleiding, maar ook probleem of kans)

Programma van eisen: Beschrijving van de eisen waaraan het evenement moet voldoen (randvoorwaarden, voorlopig beeld wordt geschetst van de eigenschappen die het evenement moet krijgen en hoe het eruit komt te zien)

Beschrijving event: Naam van event, eventdoel, doelgroep en voorlopig programma

Financieel: Schatting van kosten en opbrengsten (kostencalculatie voor absurd)

Globale planning: Tijdlijn

Haalbaarheid en risico's: Globale haalbaarheid en risico's. Worden in Event plan beter uitgewerkt. (Haalbaarheid via GOKIT (geld-organisatie-kwaliteit-informatie-tijd))

LEES: Pagina 61 - 74 (Stap 1)

SMART

Met behulp van de SMART-methode kun je concrete, richtinggevende en haalbare (leer)doelen formuleren die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Je gebruikt de SMART-methode voor kortetermijndoelen die binnen een bepaalde termijn behaald moeten worden en die meetbaar zijn.

STAPPEN:

1) Wat is de aanleiding van je evenement?  Waarom ga je het evenement inzetten?

2) Wanneer je je aanleiding hebt (omschreven) ga je starten met het formuleren van een goede doelstelling volgens de SMART methode

* Specifiek; Je doelstelling moet concreet zijn. Wat moet er precies gebeuren, en wat moet het opleveren? Denk aan omzetnummers of procenten stijging in naamsbekendheid.

* Meetbaar; Als vervolg op specifiek: maak de doelstelling meetbaar. Zorg ervoor dat je in harde cijfers kunt uitdrukken wat je hebt bereikt na afloop van dit evenement.

* Acceptabel; Je moet ervoor zorgen dat de doelstelling past bij je bedrijf. Zorg er dus voor dat het doel van dit evenement in lijn staat met de doelen van je bedrijf!

* Realistisch; Het heeft geen zin om een doelstelling te formuleren die niet realistisch is. Als je een eenmanszaak bent, maak dan geen doelstelling waarin je zegt dat het marktaandeel met 25% moet stijgen. Pas ook op dat je niet te bescheiden bent!

* Tijdsgebonden; Zorg ervoor dat je een afbakening maakt van de tijd die je besteed aan het evenement. Weet ook te plannen wanneer je de doelstelling denkt te bereiken en dan weet je automatisch ook wanneer het tijd is om te evalueren.

Voorbeeld

 Een slechte doelstelling zou bijvoorbeeld zo kunnen zijn opgeschreven;

“Wij willen de verkoop van onze diensten verbeteren door een avondvullend programma voor klanten te organiseren.”

Bovenstaande doelstelling is niet zo specifiek, zeker niet meetbaar, we weten niet of hij realistisch is en er wordt niet gedacht aan de tijd. Je zou deze doelstelling kunnen verbeteren door hem als volgt op te schrijven;

"On Top Events wil op 30 oktober voor haar bestaande klanten een evenement organiseren om de omzet te verhogen met €10.000,- en de klanttevredenheid te meten.”

Bij deze doelstelling is er specifiek opgeschreven wat On Top Events wil, hoe we dat gaan meten, de doelstelling klinkt realistisch en de tijd is afgebakend door een datum. Zie je het verschil?

OPDRACHT:

In opdracht van gemeente Heerlen maak je een Event Voorstel voor een Foodtruck Festival Winter edition.

Volg het format zoals in de les is aangegeven. Check hierbij het boekje Zo organiseer je een... event (pag. 61).

* Zorg voor een titelpagina (naam, studentnummer)

* Zorg voor een inhoudsopgave

* Zorg voor paginanummering 

* Opdrachtomschrijving incl. eisen in teams

POST-IT

1) Wat heb jij onthouden van deze les?

2) Wat vond je van deze les?

3) Wat neem je mee naar de volgende les?

Tot volgende week!