SE-8 Les 4

• Secretariaat
• Vocational Education

SECRETARIAATSPRAKTIJK-8

Inhoud van de les

Hoofdstuk 4 Notuleren & opvolging actiepunten

4.1 Inleiding

4.2 Doelstellingen

4.3 Soorten vergaderingen

4.4 Structuur van een vergadering

Inleiding

Het is van groot belang om de zaken die besproken worden schriftelijk vast te leggen. 

NOTULEN

 

Soorten notulen

1. Een woordelijk verslag
2. Een uitgebreid verslag
3. Een beknopt verslag
4. Een actiepuntenlijst/ besluitenlijst

Taak van de management assistant

Voor de vergadering: goed voorbereiden, de agendapunten zijn en dat je bijbehorende stukken vast hebt doorgenomen.

Tijdens de vergadering: aantekeningen maken

opnameapparatuur gebruiken, toestemming vragen.

Na de vergadering: werk het verslag zo snel mogelijk uit en aan de juiste personen sturen. 

Doelstellingen

• de structuur van een vergadering
• de vergadertechnieken
• de ins en outs van het notuleren

SOORTEN VERGADERINGEN

Type vergaderingen waar je als management assistant mee te maken kunt hebben zijn:

• Ziekenbespreking
• Afdelingsvergadering
• MT-vergadering
• Directievergadering
• Jaarvergadering
• Teamoverleg

De notulen zijn zo belangrijk want dan liggen afspraken vast op papier en weet je altijd wat er afgesproken is.

1. Juist
2. Onjuist

Wat is het verschil tussen een beknopt en een uitgebreide verslag?

1. Uitgebreid: is een kort verslag; beknopt: is een gedetailleerd verslag.
2. Beknopt: is een kort verslag; uitgebreid: is een gedetailleerd verslag.

Welk hulpmiddel kun je niet inschakkelen bij het notuleren van een vergadering?

1. Laptop
2. Notitieblok
3. Radio
4. Opnameapparatuur,

STRUCTUUR VAN EEN VERGADERING

Opeenvolgende fasen in het vergaderproces:

1. De voorbereidingsfase (= de input)

2. De procesfase (= de vergadering)

3. De fase waarin besluiten worden genomen (=de output)

Voor de management assistant

-Vraag bij iederen vergadering af wat is het doel.

-Bij onduidelijkeheden: informeer bij de voorzitter.

-Stel je zo nodig kritisch op als de deelnemers het doel niet voor ogen hebben. 

-Let op non-verbale (signalen) van de deelnemers

VERGADERTECHNIEKEN

Regels van een vergadering:

• Luister naar elkaar en laat elkaar uitpraten
• Neem iedereen serieus, maak een ander niet belachelijk of negeer de mening van een ander niet.
• Blijf in discussies respectvol naar elkaar en speel niet 'op de man'

ROL VAN DE VOORZITTER

• Hij maakt bij elk agendapunt duidelijk waar het over gaat en wat de bedoeling is.
• Hij bewaakt de tijd.
• Mensen die erg veel aan het woordz ijn, probeert hij op een nette manier te onderbreken.
• Mensen die niet of nauwelijks iets zeggen, vraagt hij naar hun mening.
• Hij grijpt in als een discussie uit de hand loopt of te persoonlijk wordt.

STANDPUNT OP DE BESTE MANIER ARGUMENTEREN

1. Door het noemen van een feit
   
2. Met hulp van een voorbeeld
3. Door een vergelijking te maken met een soortgelijk onderwerp
4. Door te verklaren hoe iets komt of waarom je iets vindt
5. Je kunt ook verwijzen naar een betrouwbare bron
6. Natuurlijk mag je ook je eigen mening geven om je standpunt te verduidelijken.

Je bent op tijd aanwezig;

Je neemt de vorige notulen en de agenda van de vergadering mee;

Je laat anderen uitpraten;

Je aanvaardt de rol van de voorzitter;

Je formuleert kort en bondig;

Je besperkt je tot het agendapunt wat aan de orde is;

Je luistert goed naar anderen;

Je doet na de vergaderin wat je belooft;

Je accepteert genomen besluiten.