Writing: formal email

• Engels
• MBO
• Studiejaar 3

How to write a formal e-mail

When you write a message to someone you know (for example: your best friend). It is...

1. Formal
2. Informal

A complaint letter is an example of?

1. Formal writing
2. Informal writing

What is the correct way to start a formal email (when you don't know the recipient)?

1. Dear Mr/Mrs,
2. Dear Sir/Madam,
3. Dear sir, madam,
4. Dear Sir/Miss,

In een formele email is het prima om afkortingen te gebruiken (bijv. I'm, I'll, can't..)

1. Juist
2. Onjuist

If you begin with "Dear Sir/Madam", you end with?

1. Yours sincerely,
2. Yours faithfully,
3. Kind regards,
4. Kindly,

E-mail- Salutation

To start: Dear Sir/ Madam,

                   Dear Mr .....,

                   Dear Mrs....., / Ms ........,

To end: Yours faithfully,  (if you do not know the name)

                Yours sincerely,          

                 Kind regards, (altijd goed)

Inleiding

Examples:

• Please find enclosed ...

• Thank you for your letter of 12 March 2010. (Gebruik geen d.d.!)

• With reference to your application for the post of ...

• Following our telephone conversation yesterday, ...

• I am writing in response to ...

• We are interested in ... and would like to know ...

Afsluiten

Examples:

 • Please do not hesitate to contact me if you require any further information.

• Please feel free to contact ...

• I look forward to receiving your confirmation of this appointment.

• I would be obliged if you could ensure that this mistake does not occur again.

• I hope these arrangements are to your satisfaction.

• I look forward to meeting you again in the future.

• We look forward to receiving the proposal/your order/your reply.

The writing exam consists of..?

1. Email
2. Review
3. Letter
4. Article

Activity: Correct order

Work in groups and place the parts in the correct order to complete the e-mail!

E-mail

To: e-mail address of the person you're writing to

From: your e-mail address

Subject: onderwerp

E-mail indeling

• Net als bij een brief heeft een formele mail een aanhef en afsluiting
• alinea indeling met witregels
• Onder je voor + achternaam schrijf je je hele adres

Common mistakes

• Gebruik geen afkortingen zoals I'm --> I am
• i = altijd met een hoofdletter I. Dus ook midden in een zin bijvoorbeeld: I am writing this letter because I ...
•  Getallen t/m 20 uitschrijven: fifteen, sixteen etc.
• geen wanna/gonna --> want to, going to

BEOORDELING

Totaal 100 punten

Aantal punten: 10 = cijfer

Inhoud - 15 punten

Structuur is goed, leerling heeft zich uitgebreid aan de opdracht gehouden - 15

Structuur is goed, leerling heeft zich puur aan de opdracht gehouden - 10

Structuur klopt niet of één element uit de opdracht ontbreekt. 5

Structuur klopt niet en/of element(en) uit de opdracht ontbreken 0

Grammatica - 25 punten

De tekst is (vrijwel) helemaal correct, vlot te lezen  20-25

De tekst is voldoende tot redelijk correct, goed te lezen  15-20

De tekst is eenvoudig tot af en toe correct, af en toe onduidelijkheden 5-15

De tekst zit vol (basis) fouten/ slecht lopende zinnen 0-5

Woordgebruik- 25 punten

Het woordgebruik past goed bij de opdracht en ontstijgt soms dat niveau  20-25

Het woordgebruik sluit ruim voldoende aan bij de opdracht   15-20

Het woordgebruik is simpel maar sluit net voldoende aan bij de opdracht 5-15

Het woordgebruik schiet te kort voor de opdracht 0-5

Spelling/interpunctie - 15

0 fout = 15 punten

1 fout = 12 punten

2 fout = 11 punten

3 fout = 9 punten

4 fout = 7 punten

5 fout = 5 punten

Meer dan 5 fout = 0 punten

Conventies - 20

Foutloos - 20

2 fouten - 10

Meer dan 2 fouten  - 0

Beoordeling

Specifieke conventies:

- To

- Subject

- Aanhef

- Alinea’s

- Afsluiting

- Voor + achternaam

- Samenvoegingen (I'm etc.)