Writing: formal email 3M

• Engels
• MBO
• Studiejaar 3

How to write a formal e-mail

When you write a message to someone you know (for example: your best friend). It is...

1. Formal
2. Informal

A complaint letter is an example of?

1. Formal writing
2. Informal writing

In een formele email is het prima om afkortingen te gebruiken (bijv. I'm, I'll, can't..)

1. Juist
2. Onjuist

E-mail- Salutation

To start: Dear Sir/ Madam,

                   Dear Mr .....,

                   Dear Mrs....., / Dear Ms ........,

To end: Yours faithfully,  (if you do not know the name of the person)

                Yours sincerely,          

                 Kind regards, (altijd goed)

What is the correct way to start a formal email (when you don't know the recipient)?

1. Dear Mr/Mrs,
2. Dear Sir/Madam,
3. Dear sir, madam,
4. Dear Sir/Miss,

If you begin with "Dear Sir/Madam", you end with?

1. Yours sincerely,
2. Yours faithfully,
3. Kind regards,
4. Kindly,

Inleiding

Examples:

• Thank you for your letter of 12 March 2010. (Gebruik geen d.d.!)

• With reference to your application for the post of ...

• Following our telephone conversation yesterday, ...

• I am writing in response to ...

• We are interested in ... and would like to know ...

Afsluiten

Examples:

 • Please do not hesitate to contact me if you require any further information.

• Please feel free to contact ...

• I look forward to receiving your confirmation of this appointment.

• Please find enclosed..

• I hope these arrangements are to your satisfaction.

• I look forward to meeting you again in the future.

• We look forward to receiving the proposal/your order/your reply.

E-mail

To: e-mail address of the person you're writing to

From: your e-mail address

Subject: onderwerp

E-mail indeling

• Net als bij een brief een formele aanhef en afsluiting
• alinea indeling met witregels
• Onder je voor + achternaam schrijf je je hele adres

Common mistakes

• Gebruik geen afkortingen zoals I'm --> I am
• i = altijd met een hoofdletter I. Dus ook midden in een zin bijvoorbeeld: I am writing this letter because I ...
•  Getallen t/m 20 uitschrijven: fifteen, sixteen etc.
• geen wanna/gonna --> want to, going to

BEOORDELING

Totaal 100 punten

Aantal punten: 10 = cijfer

Inhoud - 15 punten

Structuur is goed, leerling heeft zich uitgebreid aan de opdracht gehouden - 15

Structuur is goed, leerling heeft zich puur aan de opdracht gehouden - 10

Structuur klopt niet of één element uit de opdracht ontbreekt. 5

Structuur klopt niet en/of element(en) uit de opdracht ontbreken 0

Grammatica - 25 punten

De tekst is (vrijwel) helemaal correct, vlot te lezen  20-25

De tekst is voldoende tot redelijk correct, goed te lezen  15-20

De tekst is eenvoudig tot af en toe correct, af en toe onduidelijkheden 5-15

De tekst zit vol (basis) fouten/ slecht lopende zinnen 0-5

Woordgebruik- 25 punten

Het woordgebruik past goed bij de opdracht en ontstijgt soms dat niveau  20-25

Het woordgebruik sluit ruim voldoende aan bij de opdracht   15-20

Het woordgebruik is simpel maar sluit net voldoende aan bij de opdracht 5-15

Het woordgebruik schiet te kort voor de opdracht 0-5

Spelling/interpunctie - 15

0 fout = 15 punten

1 fout = 12 punten

2 fout = 11 punten

3 fout = 9 punten

4 fout = 7 punten

5 fout = 5 punten

Meer dan 5 fout = 0 punten

Conventies - 20

Foutloos - 20

2 fouten - 10

Meer dan 2 fouten  - 0

Beoordeling

Specifieke conventies:

- To

- Subject

- Aanhef

- Alinea’s

- Afsluiting

- Voor + achternaam

- Samenvoegingen (I'm etc.)