E-mailetiquette

• Verkoop
• Secundair onderwijs

Hoe schrijf je een zakelijke e-mail? 

Een zakelijke e-mail kan heel handig zijn voor in de toekomst. Wanneer of aan wie gaan jullie een zakelijke e-mail schrijven?

Wat is de betekenis van
e-mailetiquette?

Een e-mail is opgebouwd uit verschillende elementen/onderdelen, welke?

Van:

Aanspreking

Onderwerp

Aan:

Bericht

Slotformule

Prijsaanvraag

Geachte mevrouw Daems

Hartelijk dank voor het bezorgen van uw catalogus. ...

Met vriendelijke groeten + handtekening met contactgegevens

ontvanger

afzender

Formeel

Informeel

Geachte heer Janssens

Beste heer of mevrouw

Dag mevrouw

Hoi 

Geachte heer, mevrouw

Goedemorgen Els

Gebruik een professioneel e-mailadres

Het eerste wat de ontvanger van je e-mail zal zien, is wie de afzender is. Of dat zou toch uit de naam van je e-mailadres al moeten blijken. Gebruik dus een professioneel e-mailadres dat je naam duidelijk vermeldt. Vermijd nicknames en gebruik ook geen cijfers in je naam. Punten, streepjes en underscores zijn wel toegestaan.

Kies een duidelijk onderwerp

Nog voor iemand je e-mail zal openklikken, is het onderwerp van je bericht te zien. Dat zal hem of haar moeten overtuigen om je mail al dan niet te bekijken. Zeker wanneer de ontvanger je nog niet kent, is het belangrijk dat je een goed onderwerp kiest. Uiteraard moet dit een soort samenvatting van de inhoud zijn.

Begroet de ontvanger

Je begint je e-mail altijd met een correcte begroeting. Dit hangt een beetje af van je relatie met de ontvanger. Ken je hem of haar niet of nauwelijks, dan kan je het best formeel houden. Als je de achternaam van de ontvanger kent, dan mag je die gebruiken: “Beste meneer/mevrouw …”

Als het wat informeler mag zijn, kan je de voornaam van de geadresseerde gebruiken. “Beste Kelly” of zelfs “Dag Kelly” zijn dan mogelijk.

De inhoud van de mail

Als jij zelf het initiatief neemt om iemand te mailen, dan is het belangrijk dat je al van in het begin het doel van je mail duidelijk maakt. Zoniet zou de ontvanger wel eens kunnen afhaken. “Ik schrijf u in verband met …”

Stel jezelf indien nodig ook even voor, zodat de ontvanger weet wie je bent. Dat hoeft uiteraard geen uitgebreide voorstelling te zijn: gewoon je naam, functie,...

Sluit je mail af met een groet

Op het einde van je mail groet je de ontvanger nog een keer. Je kan hem of haar zeker nog eens bedanken voor het lezen van je mail. Daarna sluit je af met ‘met vriendelijke groeten’, gevolgd door je naam en eventueel je functie en contactgegevens.

Bijlagen

We krijgen allemaal wel eens twee e-mails na elkaar van dezelfde afzender, omdat die in de eerste versie z’n bijlage vergeten was. Dat kan natuurlijk gebeuren en je hoeft je hier alleen maar even voor te verontschuldigen, maar het is altijd beter als je het kunt vermijden.

Simpel, geen kleuren en geen emoticons, geen drukletters

Kies voor een duidelijk leesbaar lettertype! Het geen zin om met speciale effecten en kleuren te spelen, want die zullen de ontvanger alleen maar afleiden.

Ook emoticons kan je beter vermijden, zeker als je contact heel formeel is. Voorts maken overdreven veel vetgedrukte woorden, hoofdletters en cursieve tekst je e-mail moeilijker dan nodig.

Worden de e-mailetiquette gerespecteerd?

DRUKLETTERS, komt roepend over

Emoticons worden niet gebruikt in formele e-mails

Tot ziens is geen formele afsluiting

Bij de afsluiting staat geen naam

Het onderwerp is niet duidelijk genoeg 

Regels van de e-mailetiquette

-Gebruik de gepaste aanspreking 

-Voorkom spellingsfouten 

-Gebruik GEEN HOOFDLETTERS

-Gebruik geen smileys :-) 

-Gepast onderwerp

-Vergeet de bijlage niet

-Sluit je mail correct af 

Wat is cc en wat is bcc? 

BCC

CC

Blind carbon copy

Blinde kopie

E-mail sturen naar een groep mensen die elkaars e-mailadres niet hoeven te kennen.

Carbon copy

.

Andere personen op de hoogte brengen. 

Kopie

Opdracht

Je zag op LinkedIn een openstaande functie met een functieomschrijving die de job van jouw leven omschrijft. Je hebt interesse en stuurt een e-mail hiervoor. Je vraagt ook of je jezelf mag komen voorstellen voor de job.

1. Je stelt de e-mail op in Gmail 

2. Je zoekt een passend onderwerp

3. Je stuurt de mail naar: [e-mail]

4. Je zet je eigen e-mail in cc en de e-mail van je buur in bcc

5. Lees de e-mail  van je buur en schrijf op wat hij/zij beter kan doen