Archiveren, hoe dan?

• Module 4
• MBO
• Studiejaar 1

 Archiveren van gegevens

De leervragen

• Wat is het belang van archiveren?
  
• Wat moet je bewaren en wat weet je van bewaartermijnen?
• Waarvoor staat AVG?
• Wat voor voorbeelden kun je geven van alfabetisch sorteren?
• En van numeriek  en alfanumeriek ordenen?

Wat is archiveren?

http://www.encyclo.nl/begrip/archiveren

• 1) Bewaren 2) Opbergen 3) Opslaan

• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief

Voorbeelden

o Je administratie archiveren

o Je e-mails digitaal archiveren

• Een chique naam voor het opslaan van gegevens. Aan een bestand wordt een naam gegeven en er wordt een computermap aangewezen waarin het bestand moet worden opgeslagen.

Als je je spullen opruimt en je huiswerk noteert in je agenda, ben je eigenlijk al aan het archiveren en aan het ordenen. Als je twee weken niet je kamer opruimt, dan kun niets terugvinden en heb je ook helemaal geen zin meer om alles op te ruimen. Het is dan rommelig in je omgeving maar ook in je hoofd. DUS AAN DE SLAG!

 

Valt je kamer opruimen ook onder ARCHIVEREN?

1. JA
2. NEE

Definities van archiveren

• 1) Bewaren 2) Opbergen 3) Opslaan
• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief

• Voorbeelden:
  Je administratie archiveren
  Je e-mails digitaal archiveren

Archiveren in het bedrijf

Ieder bedrijf heeft elke dag te maken met een hele berg papier. Elke dag komen er folders, offertes, reclamemateriaal, facturen, offertes, uitnodigingen, bedankjes, enzovoort binnen.

Ook stuurt een bedrijf veel post naar klanten en andere bedrijven. Dit noem je uitgaande post. Dit zijn brieven, rekeningen, offertes.

En dan is er nog de interne post. Medewerkers sturen elkaar brieven, mailtjes, vergaderverslagen rapporten enzovoort.

De meeste mensen hebben er een hekel aan, opruimen en archiveren. Er gaat in bedrijven daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die ergens moet zijn.

Juist met de grote hoeveelheid informatie van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te hebben. Dus is archiveren een zeer belangrijke taak! Daar zullen we in de loop van deze lessenreeks vanzelf achter komen.

Wat zal er gebeuren als een bedrijf helemaal niks archiveert?

Conclusie

Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. Documenten die in een archief terecht kunnen komen zijn:

• Inkomende poststukken
• Uitgaande poststukken
• Interne en externe poststukken

Archiveren is een heel belangrijk en verantwoordelijk onderdeel in jouw toekomstige functie.

Archiveren begint eigenlijk al direct bij het inschrijven van de post. De vraag is echter: moet je alles wat je binnen krijgt archiveren?

Hoe zit het bijvoorbeeld met: brieven, offertes, rekeningen, pakbonen, contracten, formulieren, rapporten, drukwerk, reclame, informatie, folders, brochures, kranten, tijdschriften, vakbladen?

Wat is dit?

Een aanbieding met prijs en leveringscondities voor een eventuele dienst of product (vrijblijvend)

1. Folder
2. Pakbon
3. Rapport
4. Offerte

Wat is dit?

Formulier van de leverancier met de volledige inhoud van de zending

1. Pakbon
2. Vakblad
3. Drukwerk
4. Factuur

Wat is dit?

Rekening voor geleverde goederen of diensten

1. Rapport
2. Factuur
3. Drukwerk
4. Offerte

Wat is dit?

Tijdschrift voor een bepaalde beroepsgroep

1. Drukwerk
2. Pakbon
3. Offerte
4. Vakblad

Wat is dit?

Alles wat gedrukt is, bijvoorbeeld kranten en tijdschriften. Niet persoonlijk

1. Vakblad
2. Folder
3. Drukwerk
4. Offerte

Wat is dit?

Schriftelijk verslag van een vergadering

1. Factuur
2. Offerte
3. Rapport
4. Notulen

Wel of niet bewaren?

Wat moet je bewaren?

• Sommige documenten hebben een informatieve waarde. Bijvoorbeeld aan een rekeningafschrift kun je zien of een rekening is betaald of niet. Deze documenten moeten dan ook als bewijs kunnen worden teruggevonden.

 

• Er zijn wettelijke verplichtingen die ervoor zorgen dat bedrijven hun documenten goed bewaren en gemakkelijk tevoorschijn kunnen halen., Ze moeten rekening houden met AVG regels.

En er  is  een bewaartermijn voor (7 jaar voor administratie van bedrijven ) 

• Naast een 'fysiek archief' digitaliseren bedrijven steeds meer, ook hun archieven.

Heb jij thuis zelf een fysiek archief bv. mappen met belangrijke documenten?

😒🙁😐🙂😃

Hangmap

Datasafe

Ladenkastje

Archiefdoos

Archiefbinder

Ordner

Voordelen van een digitaal archief

Je kunt fysiek en digitaal op verschillende manieren 

ordenen en archiveren.

Alfabetisch

Numeriek

Alfa numeriek

Hoe alfabetiseer je dan?

Ali Alcouri wordt :                                       Alcouri, Ali.

Jannie de Hartog wordt:                         Hartog, Jannie de

Alfabetiseer nu:

Kees de Vries

1. Kees de Vries
2. De Vries, Kees
3. Vries, de Kees.
4. Vries, Kees de

Als je gaat alfabetiseren let je eerst op het eerste vergelijkingselement, dat is bij namen het Kernwoord van de achternaam. 

Bij alfabetiseren worden voornamen of voorletters, lidwoorden en voorzetsels met een komma ( of haakjes) achter het KERNWOORD gezet. 

Let daarbij goed op hoofdlettergebruik.

Hoe alfabetiseer je dan:

A. van den Berg-Essen

1. A. Van Den Berg-Essen
2. Berg-Essen, A. van den
3. Essen-Berg van den A.
4. Berg-Essen A. van der

Zo dus:

Den Boer> Boer, Den

P. den Boer> Boer, P. den

Vincent van Gogh-de Boer> Gogh-de Boer, Vincent van

Van der Horst> Horst, Van der

1e

2e

3e

4e

Zet de volgende namen op alfabetische volgorde:

J. van den Broeck

H. de Wit

S. Wittenaar

D. van der Broeck

1e

2e

3e

4e

Zet de volgende namen op alfabetische volgorde:

P. Janssen

J. Jansen

S. Janssens

D. Jansens

Eerste vergelijkingselement=Waar je het eerst naar kijkt als je moet alfabetiseren.

Bij: Piet de Boer= Boer, Piet de

Bij bedrijven kijk je ook naar het meest ''eigene/bijzondere":

Elektronicashop Lampjes

wordt:

Lampjes, elektronicashop

Op welk vergelijkingselement letten we bij dit bedrijf:
'Schoonmaakbedrijf Jos Scheffer BV'

1. Jos
2. Scheffer
3. Schoonmaakbedrijf
4. BV

Op welk vergelijkingselement letten we bij dit bedrijf:
'Incassobureau de Wit'

1. De
2. Incassobureau
3. Bureau
4. Wit

1e

2e

3e

4e

Zet de volgende bedrijven op alfabetische volgorde:

De Kijkshop

Le Chef

Herberg 'De Valk'

Stichting de Kindertelefoon

Wat betekent

'op chronologische volgorde' ?

1. Op gewicht sorteren
2. Op afmeting sorteren
3. Op tijd sorteren
4. Op naam sorteren

In goede volgorde van tijd, dus van oud naar nieuw. Omgekeerd betekent dus van  later naar eerder.

Wat zal numeriek rangschikken zijn ? Geef een voorbeeld!

Wat betekent dan
'Alfanumeriek' rangschikken?

1. Ordenen volgens combinaties van getallen en letters
2. Ordenen van getallen
3. Ordenen via letters
4. Ander woord voor alfabet/alfabetisch

Kies een goed alfanumeriek voorbeeld voor een code voor:
'inkoopfactuur' nummer 261

1. Factuur 261
2. IF261
3. 261e Factuur
4. Inkoop261

Rangschik de volgende elementen:

1e

2e

3e

4e

31-HG-01

31-HF-02

23-BD-79

23-GH-07

De leervragen

• Wat is het belang van archiveren?
  
• Wat moet je bewaren en wat weet je van bewaartermijnen?
• Waarvoor staat AVG?
• Wat voor voorbeelden kun je geven van alfabetisch sorteren?
• En van numeriek  en alfanumeriek ordenen?

Kun je aan het werk?

Of is er nog iets onduidelijk?