Archiveren

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Archiveren

deel 1

Onderwerpen

• Wat is archiveren?
  
• Wat moet je bewaren?
• Soorten archief

Doelen

Aan het einde van de lessenserie: 
    Deel 1

• Kan je uitleggen wat archiveren is
• Kan je het belang van archiveren omschrijven
• Kan je verschillende documenten herkennen
• Weet je wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief
  
  Deel 2
• Kan je vier archiefsoorten uitleggen
• Weet je in welk soort archief documenten worden bewaard
• Kan je verschillende opbergsystemen benoemen
• Kan je verschillende indelingssystemen benoemen
• Weet je de sorteerregels voor alfabetische, chronologische en numerieke volgorde

Wat is archiveren?

http://www.encyclo.nl/begrip/archiveren

• 1) Bewaren 2) Opbergen 3) Opslaan

• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief

Voorbeelden

o Je administratie archiveren

o Je e-mails digitaal archiveren

• Een chique naam voor het opslaan van gegevens. Aan een bestand wordt een naam gegeven en er wordt een computermap aangewezen waarin het bestand moet worden opgeslagen.

Als je je spullen opruimt en je huiswerk noteert in je agenda, ben je eigenlijk al aan het archiveren en aan het ordenen. Als je twee weken niet je kamer opruimt, dan kun niets terugvinden en heb je ook helemaal geen zin meer om alles op te ruimen. Het is dan rommelig in je omgeving maar ook in je hoofd. DUS AAN DE SLAG!

 

Definities van archiveren

• 1) Bewaren 2) Opbergen 3) Opslaan
• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief
  Voorbeelden:
  Je administratie archiveren
  Je e-mails digitaal archiveren
• Een chique naam voor het opslaan van gegevens
  Aan een bestand wordt een naam gegeven en er wordt een computermap aangewezen waarin het bestand moet worden opgeslagen.

Archiveren in het bedrijf

Ieder bedrijf heeft elke dag te maken met een hele berg papier. Elke dag komen er folders, offertes, reclamemateriaal, facturen, offertes, uitnodigingen, bedankjes, enzovoort binnen.

Ook stuurt een bedrijf veel post naar klanten en andere bedrijven. Dit noem je uitgaande post. Dit zijn brieven, rekeningen, offertes.

En dan is er nog de interne post. Medewerkers sturen elkaar brieven, mailtjes, vergaderverslagen rapporten enzovoort.

De meeste mensen hebben er een hekel aan, opruimen en archiveren. Er gaat in bedrijven daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die ergens moet zijn.

Juist met de grote hoeveelheid informatie van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te hebben. Dus is archiveren een zeer belangrijke taak! Daar zullen we in de loop van deze lessenreeks vanzelf achter komen.

Wat zal er gebeuren als een bedrijf helemaal niks archiveert?

Conclusie

Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. Documenten die in een archief terecht kunnen komen zijn:

• Inkomende poststukken
• Uitgaande poststukken
• Interne en externe poststukken

Archiveren is een heel belangrijk en verantwoordelijk onderdeel in jouw toekomstige functie.

Alfabetiseren

Ordenen

Registreren

Archief

Document

Archiveren

Het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.

Geschreven of gedrukt bewijsstuk dat wordt gearchiveerd.

Alle documenten die een bedrijf verzamelt en bewaart, maar ook de ruimte

waar de documenten worden bewaard.

Het vastleggen van gegevens op papier of digitaal.

Op orde brengen, schikken, sorteren, in een bepaalde volgorde of opstelling zetten. 

Document op alfabetische volgorde leggen van bijvoorbeeld: achternaam, of bedrijfsnaam. 

Wat moet je bewaren?

• Sommige documenten hebben een informatieve waarde. Bijvoorbeeld aan een rekeningafschrift kun je zien of een rekening is betaald of niet. Deze documenten moeten dan ook als bewijs kunnen worden teruggevonden.

• Er zijn wettelijke verplichtingen die ervoor zorgen dat bedrijven hun documenten goed bewaren en gemakkelijk tevoorschijn kunnen halen.

• Een bedrijf kan ook documenten bewaren omdat het leuk is om te bewaren.

Bijvoorbeeld foto’s van het bedrijfsfeest of iets wat te maken heeft met de geschiedenis van het bedrijf.

Archiveren begint eigenlijk al direct bij het inschrijven van de post. De vraag is echter: moet je alles wat je binnen krijgt archiveren?

Hoe zit het bijvoorbeeld met: brieven, offertes, rekeningen, pakbonen, contracten, formulieren, rapporten, drukwerk, reclame, informatie, folders, brochures, kranten, tijdschriften, vakbladen?

Opgave van prijs en leveringscondities voor een eventuele dienst of product (vrijblijvend)

1. Folder
2. Pakbon
3. Rapport
4. Offerte

Formulier van de leverancier met de volledige inhoud van de zending

1. Pakbon
2. Vakblad
3. Drukwerk
4. Factuur

Rekening voor geleverde goederen of diensten

1. Rapport
2. Factuur
3. Drukwerk
4. Offerte

Tijdschrift voor een bepaalde beroepsgroep

1. Drukwerk
2. Pakbon
3. Offerte
4. Vakblad

Alles wat gedrukt is, bijvoorbeeld kranten en tijdschriften. Niet persoonlijk

1. Vakblad
2. Folder
3. Drukwerk
4. Offerte

Een schriftelijk verslag over hoe iets is gegaan.

1. Factuur
2. Offerte
3. Vakblad
4. Rapport

Blaadje met reclame of informatie (vouwblad)

1. Vakblad
2. Folder
3. Pakbon
4. Offerte

Wel of niet bewaren?

Conclusie: niet alle poststukken hoef je te bewaren: 

• Alleen de poststukken die als bewijs kunnen dienen, moet je zorgvuldig bewaren.
  
• Daarnaast is een bedrijf ook wettelijk verplicht documenten voor een bepaalde tijd te bewaren.
  
• Ook is het als geheugensteun voor het bedrijf belangrijk om poststukken goed te archiveren.
  

Einde deel 1 - herhalen doelen

De doelen van deze les, nog even doornemen:

Je kan uitleggen wat archiveren is

Je kan het belang van archiveren omschrijven

Je kan verschillende documenten herkennen

Je weet wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief

Einde deel 1 

Terugblik op de les

Einde deel 1 - de volgende les

Is alles duidelijk?

Zijn er nog op- aanmerkingen?

De volgende les:

- archiefsoorten

- in welk soort archief moet een document worden bewaard?

- Verschillende indelingssystemen

- Sorteerregels voor alfabetisch, chronologisch en numerieke volgorde

Archiveren

deel 2

Onderwerpen

• Soorten archief
• Opbergmiddelen
• Bewaartermijnen
• Sorteersystemen

Doelen

Aan het einde van de lessenserie: 
    Deel 1

• Kan je uitleggen wat archiveren is
• Kan je het belang van archiveren omschrijven
• Kan je verschillende documenten herkennen
• Weet je wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief
  
  Deel 2
• Kan je vier archiefsoorten uitleggen
• Weet je in welk soort archief documenten worden bewaard
• Kan je verschillende opbergsystemen benoemen
• Kan je verschillende indelingssystemen benoemen
• Weet je de sorteerregels voor alfabetische, chronologische en numerieke volgorde

Archief

Lopend archief: er wordt nog gewerkt met de documenten die hierin zijn opgeslagen/bewaard.

Statisch archief: als zaken zijn afgehandeld, kunnen de documenten worden bewaard in het statisch archief.

Archiefsoorten - lopend archief

• Het dynamisch archief
• Het afdelingsarchief
• Het centrale archief

Deze 2 archieven vallen onder het lopend archief. Dat wil zeggen dat er nog gewerkt wordt met de documenten die erin zijn opgeslagen.

Als er zaken zijn afgehandeld, dan kunnen deze worden overgebracht naar het statisch archief.

Archiefsoorten - statisch archief

• In het statisch archief zitten alle afgewerkte documenten. Het statisch archief wordt ook wel eens dood archief genoemd. De documenten mogen nog niet weggegooid of vernietigd worden, maar er wordt ook niet meer mee gewerkt.
• Dit archief is vaak ver weg van de werkplek van de werknemers. Soms op zolder of in een   kelder of zelfs in een ander gebouw.
• Het voordeel is dat het afdelings- of centraal archief niet overvol raakt.
  
• Het nadeel is, dat het onhandig is als je toch een document nodig hebt.
  

Dossiermap

Laterale hangmap

Frontale hangmap

Archiefbinder

Archiefdoos

Ordnermolen

Perforator

Ordner

Ordner Een map met een beugelmechaniek voor het bewaren van losse geperforeerde documenten

Perforator Een apparaat om gaatjes te maken in papier of karton. Met de aanlegstrip kun je het juiste papierformaat instellen. Je hebt een 2-gaats en 4-gaats perforator.

Ordnermolen Een archiefrek; doordat de ordners een cirkel vormen, nemen ze veel minder plaats in dan in een kast.

Archiefdoos Doos voor het opbergen van documenten uit ordners die naar het statisch archief gaan. Goed stapelbaar en stof- en lichtvrij.

Archiefbinder Een klem waarmee je alle papieren in één handbeweging uit de ordner kunt schuiven.

Frontale hangmap Deze wordt ook wel verticale hangmap genoemd. Heeft de werkopening aan de bovenkant. Als je deze mappen opbergt in een ladekast wordt de beschikbare ruimte niet optimaal benut.

Laterale hangmap Werkopening aan de zijkant, dit zorgt voor ruimtebesparing. Een duidelijke kleurcodering maakt het opbergen en zoeken overzichtelijk.

Dossiermap Voor het bij elkaar houden van losse documenten over een bepaald onderwerp zijn dossiermappen een geschikt hulpmiddel. Ze zijn makkelijk mee te nemen of over te dragen aan een collega.

Wettelijke bewaartermijnen

Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van de werkzaamheden en financiële gegevens. Naast facturen ben je verplicht de volgende documenten te bewaren.

• De rechten en verplichtingen van de onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)

• De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht).

• De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.

Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. Je doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden. 

Eerder hebben we het gehad over archiefsoorten en opbergsystemen. Maar we kunnen natuurlijk niet alles blijven bewaren. Als je niet regelmatig de documenten opruimt of weggooit, worden de archieven steeds voller en heb je onvoldoende ruimte voor nieuwe archiefstukken.

In deze les leer je meer over de wettelijke bewaartermijnen voor zakelijke documenten.

Overzicht bewaartermijn 

Overzicht bewaartermijn

Sorteersystemen

• Sorteren op alfabetische volgorde persoonsnamen
• Sorteren op alfabetische volgorde bedrijfsnamen
• Sorteren op chronologische volgorde
  
• Sorteren op numerieke volgorde
  
• Sorteren of alfanumerieke volgorde

Sorteren op alfabet

Een korte achternaam gaat voor een langere met dezelfde beginletter.

Bij twee gelijke achternamen: sorteer via de eerste afwijkende letter.

Bijvoorbeeld:

• Y. Zadelhof
• B. Zadelhofs
• K. Zadelhoof
• A. Zadelhoofz
• P. Zaels

Alfabetiseren van persoonsnamen

Geen verschil in hoofdletters en kleine letters

Eerst rangschikken op achternaam

Een korte naam gaat voor een langere naam met dezelfde beginletters

Als de eerste letters gelijk zijn, kijk dan naar de tweede, daarna naar de 3e etc.

Zijn de achternamen hetzelfde, kijk dan naar de voorletters

Zijn achternamen en voorletters hetzelfde, kijk dan naar het tussenvoegsel

Bij een dubbele achternaam wordt gesorteerd op de eerste achternaam

Houd geen rekening met punten, haakjes, accenttekens etc.

Engelse namen (Mac en Fits): lezen alsof deze aan de naam vast is geschreven

De 'ij' wordt geplaatst tussen de 'h' en de 'j'

De 'y' wordt geplaatst tussen de 'x' en de 'z'

Welke volgorde is correct?

1. 
2. 

Welke volgorde is correct?

1. 
2. 

Welke volgorde is correct?

1. 
2. 

Welke volgorde is correct?
Gegeven: M. Smit, A. Smit-Kroes, B. Smith, A. Smit

1. 
2. 

Alfabetiseren van bedrijfsnamen

Als er in de bedrijfsnaam een persoonsnaam voorkomt, dan sorteer je op deze naam.

Komt er in een bedrijfsnaam meer dan één persoonsnaam voor, dan sorteer je op de eerste persoonsnaam.

Niet sorteren op: lidwoorden, voorzetsels, juridische vorm (B.V. Stichting etc.), soort bedrijf (bank, kapsalon).

Als een bedrijf een afkorting krijgt, dan sorteren op de afkorting (H&M, NS).

Als er geen persoonsnaam is gebruikt, dan sorteren op het kenmerkende deel van de naam, het deel waarmee het bedrijf zichzelf het duidelijkst omschrijft.

Getallen en afkortingen lezen alsof ze voluit zijn geschreven (50+ wordt vijftigplus, V&D wordt V en D.

Welke onderstaande bedrijfsnamen staan in de juiste volgorde?

1. 
2. 
3. 

Welke onderstaande bedrijfsnamen staan in de juiste alfabetische volgorde?

1. 
2. 

Sorteren op chronologisch en numeriek

• Sorteren op datum
• Laatste of hoogste nummer komt bovenop of vooraan in de map. Je doet dit meestal met documenten die al genummerd zijn, bijvoorbeeld facturen, orders, overeenkomsten.
  Bijvoorbeeld:

Welke datum archiveer je als eerst?

1. 21-07-2001
2. 19-06-2001

Welke chronologische sortering is correct?

1. 
2. 

Sorteren op alfanumeriek

Bij deze volgorde gaat het om een combinatie van letters en cijfers. Denk aan postcodes en autokentekens. Je kijkt hierbij eerst naar de cijfers en dan naar de letters.

Bijvoorbeeld:

• 6359 GA
  
• 6359 GG
  
• 6612 JL
  
• 7815 AG
  

Welke onderstaande kentekens staan in de juiste volgorde?

1. 
2. 
3. 

Welke volgorde van lettercijfercombinaties (alfanumeriek) is correct?

1. 
2. 

Het juiste antwoord is rij 2. Teken voor teken-methode, dus eerst de letters op alfabetische volgorde zetten; bij gelijke letters dan op nummervolgorde leggen.

Einde deel 1 - herhalen doelen

De doelen van deze les, nog even doornemen:

Kan je vier archiefsoorten uitleggen

Weet je in welk soort archief documenten worden bewaard

Kan je verschillende opbergsystemen benoemen

Kan je verschillende indelingssystemen benoemen

Weet je de sorteerregels voor alfabetische, chronologische en numerieke volgorde

Einde lessenserie archiveren