1 Aankondiging: breng het slechte nieuws zo snel mogelijk, voorafgegaan door een korte aankondiging
2 Toelichting: het slechte nieuws wordt gevolgd door een korte toelichting.
3 Opvang: na het meedelen van het slechte nieuws volgt het opvangen. Luister goed, accepteer de gevoelens en durf stil te zijn.
4 Samenvatten: vat samen wat je de ander hoort zeggen.
5 Informatie: begin niet direct na het slechte nieuws met het spuien van informatie. De ontvanger is op dat moment niet in staat om informatie te verwerken. Het is beter om met informatie te wachten tot de ander er zelf om vraagt.
6 Herhaling: het is kenmerkend dat de ander in herhalingen vervalt.
7 Probleem oplossen: de volgende fase in het slechtnieuwsgesprek is die van het probleem oplossen. De vraag kan het best van de ander komen. Een zinnetje als: ‘Wat moet er nu gebeuren?’
8 Vervolgafspraak: maak een vervolgafspraak of kom zelf later nog op het gesprek terug.