Vergaderen

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 2

Vergaderen

Doel van de les:

• Je kan de verschillende rollen binnen een formele vergadering benoemen;
  
• Je weet hoe je een vergadering voorbereid.
  

Hoeveel uur vergaderen mensen gemiddeld per jaar

1. 200
2. 300
3. 400
4. 500

Chinezen houden van ....... tijdens een vergadering

1. Een discussie
2. Een borrel
3. Een informele sfeer
4. Een goed gesprek

Wat is de maximale duur voor effectief vergaderen

1. 1 uur
2. 1,5 uur
3. 2 uur
4. 45 minuten

Een voorzitter mag maximaal .....% aan het woord zijn

1. 40
2. 30
3. 20
4. 10

De vergadering

Om zelf een vergadering te houden heb je in ieder geval nodig:

• Een agenda
• Een voorzitter
• Deelnemers
• Schriftelijke verslaglegging geschreven door een notulist

De agenda (een voorbeeld)

1. Opening
2.  Notulen van de vorige vergadering
3. Mededelingen
4. Agendapunten
5. Wvttk?
6. Rondvraag
7. Afsluiting

De agenda (een voorbeeld)

1. Opening
2.  Notulen van de vorige vergadering
3. Mededelingen
4. Agendapunten
5. Wat verder ter tafel komt
6. Rondvraag
7. Afsluiting

De voorzitter

De taken van de voorzitter voor de vergadering:

• Opstellen van een agenda
• Ingekomen stukken verzamelen
• Voorbereiding korte inleiding van de ingekomen stukken
• Rondsturen uitnodiging, agenda en ingekomen stukken

De voorzitter

De taken van de voorzitter tijdens een vergadering:

• openen en sluiten van de vergadering
• Bewaken van het proces als een verkeersregelaar
• Bewaken van de structuur (de volgorde)
• Zorg dragen dat iedereen aan de beurt komt
• Mondelinge samenvatting maken van de besproken punten
• Bewaken van de sfeer

De deelnemers (tijdens de vergadering)

De deelnemers:

• concentreren zich op het te behandelen onderwerp en dragen ideeën aan
• luisteren goed en proberen te begrijpen wat de ander precies bedoelt
• laten de ander uitspreken
• tonen respect voor elkaar
• dragen bij aan een goede, werkbare sfeer waarin iedereen zich prettig voelt en waarin iedereen vrijuit zijn mening kan geven

De notulist

• Bijhouden wat er wordt besproken
• Verslag maken van de vergadering.

De voorbereiding van een vergadering

Belangrijk is de vergaderlocatie:

• Waar is deze?
• Is er ruis en kun je deze weghalen?
• Is er gereserveerd?

De voorbereiding van een vergadering

Belangrijk is de vergadervoorziening:

• Welke apparatuur is er beschikbaar?
• Ga je deze gebruiken?
• Is er indien nodig koffie etc. 

De voorbereiding van een vergadering

Belangrijk is de 

uitnodiging (convocatie)

Uitnodiging maken

In Teams staat onder het kanaal Nederlands een opdracht.

Maak voor deze denkbeeldige vergadering de convocatie met agenda…

De voorbereiding van een vergadering

Belangrijk zijn de vergaderstukken:

• Voldoende op tijd verstuurd?
• Samen met de convocatie verstuurd?
• Zijn ze volledig?

Tijdens de vergadering

Soorten van notulen:

• Letterlijk verslag
• Samenvattend verslag
• Actielijst
• Besluitenlijst

Tijdens de vergadering

Functies van notulen:

• Fungeren als informatiebron;
• Geeft een weergave van de argumenten die tot besluitvorming hebben geleid;
• Dienen als documentatie om later zaken terug te kunnen halen;
• Bewijsvoering: als notulen zijn goedgekeurd hebben ze vanaf dat moment rechtskracht. 

Tijdens de vergadering

Hoe wordt een besluit genomen?

De voorzitter (na de vergadering)

• de notulen en actielijst doornemen en bespreken

Opdracht

• Opdracht bespreken
• In groepjes uit elkaar
• Filmpje, agenda en notulen van de vergadering uiterlijk 10 april voor 11.00u in Fronter inleveren.

Vergaderen

Doel van de les:

• Je kan de verschillende rollen binnen een vergadering benoemen;
• Je weet hoe je een vergadering voorbereid.