Les 10 - Bewaken van financiën 2

• Horeca
• MBO
• Studiejaar 2

• Boekhouden 
• Wettelijke richtlijnen
  
• Maatregelen bij budgetoverschrijding
  

VOORTGANG / ONDERWERP

• Je kunt maatregelen beschrijven om kosten te besparen c.q. opbrengsten te verhogen.
  

• Je kunt de beschikbaar gestelde budgetten bewaken en de budgetverantwoordelijke aanspreken op een eventuele budgetoverschrijding.
  

• Je kunt financiële gegevens vastleggen in de financiële administratie en daarbij voorgeschreven procedures en wettelijke richtlijnen in acht nemen.
  

• OCHTEND 

10.00 Terugblik vorige lesdag  
10.30 Boekhouden 
10.45 Wettelijke richtlijnen 
11.00 Maatregelen 
11.30 Afsluiting 

• MIDDAG 

13.00 Opening 
13.15 Eén-op-één consults 
14.20 Afsluiting 

Padlet

Vertel de docent wat jullie gisteren hebben geleerd tijdens de (gast)les.

Post de antwoorden op de volgende vragen in Padlet:

• Wat staat je nog het meest bij van het verhaal van de gastspreker?

• Omschrijf in één zin wat jij verstaat onder het bewaken van financiën?
  

https:

1. Een budget heeft meerdere belangrijke functies. Welke hoort in dit rijtje niet thuis?

1. Planning, Taakstelling, Machtiging en Controle
2. Targets bepalen
3. Nacalculatie
4. Cost control

2. Hoe word een resultatenrekening ook wel genoemd?

Winst & verlies rekening

Profit & Loss statement

Wanneer vergelijk je de begroting met de resultatenrekening?

1. Dagelijks
2. Maandelijks
3. Jaarlijks
4. Eén keer in de vijf jaar

Waarom moet een bedrijf de opbrengsten en kosten over een bepaalde periode bijhouden in een resultatenrekening?

4. Waarom moet een bedrijf de opbrengsten en kosten over een bepaalde periode bijhouden in een resultatenrekening?

Controle wat er gebeurt

Verplicht voor de belasting

Lezen: 

3.1 Voorstel ter voorkoming van budgetoverschrijding   

3.2 Plan van aanpak voor het voeren van de financiële administratie  

3.3 Maatregelen bij budgetoverschrijding  

Zelf lezen - 15 minuten

Module: Financiën bewaken

Hoofdstukken:

• Boekhoudcyclus
  
• Wettelijke bepalingen financiën
  

• Opdracht
  
• Noteer welke zaken, die de belasting verplicht te bewaren, op jouw aanbeveling van toepassing zijn en hoe lang je deze moet bewaren.
  

• Post je antwoord in Padlet.
  

https:

https:

3.2 Plan van aanpak voor het voeren van de financiële administratie

In deze paragraaf beschrijf je hoe je de financiële administratie, gerelateerd aan het budget, nauwkeurig gaat bij houden. Beantwoord de volgende vragen:

1. Hoe ga je gegevens accuraat registeren?

Welke gegevens ga jij analyseren, hoe vaak doe je dit en hoe verkrijg je deze?

(Bijvoorbeeld uit: daily report / resultatenrekening / kassasysteem / PMS / etc.)

2. Hoe meet je of je plan werkt?

Wat heb je hierover gezegd in 1.4 Operationele doelstelling?

3. Hoe ga je daarbij de voorgeschreven procedures en wettelijke richtlijnen voor een administratie in acht nemen?

Geef een aantal (algemene) voorbeelden! Bijvoorbeeld van welke documenten je gaat bewaren, op welke manier en hoe lang.

Gebruik de theorie Bewizr en de links naar de websites van:

• Belastingdienst
  
• Kamer van Koophandel
  
• MBK Servicedesk
  

• De Belastingdienst stelt enkele eisen aan een 'deugdelijke administratie’.

• Bijvoorbeeld: bewaarplicht van zeven jaar  
• het aantal administratieve gegevens - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – neemt snel toe.

• Veelal kies je ervoor de administratie uit te besteden.
  

• Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten 'bakkensysteem’
  

• Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  

• Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. 
  

• Bak 3: het 'bonnenbakje'. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
  

• Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook - indien relevant - je modelovereenkomsten.
  

• Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing zijn op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
  

Het 'bakkensysteem'

In duo’s – 10 minuten

 

Hoe zou jij, in de rol van leidinggevende, medewerkers aanspreken als budgetten, ondanks gemaakte afspraken, worden overschreden? 

Beantwoord de onderstaande vragen en wissel na 5 minuten. Maak notities voor het schrijven van paragraaf 3.3!

Stel je voor dat er meer kosten gemaakt worden dan zijn begroot en/of dat de verwachte omzet van jouw plan niet behaald wordt.

1. Welke medewerkers ga je hier op aanspreken?

GM / Operationeel manager / Afdelingshoofd / Supervisor / Medewerkers

2. Welke setting en/of vorm van communicatie kies je?

MT meeting / teamoverleg / werkoverleg / één-op-één gesprek / schriftelijk

3. Welke boodschap wil je overbrengen?

Afhankelijk van je aanbeveling en managementstijl: ……

4. Welke benaderingswijze kies je hiervoor?

Motiveren / corrigeren / controleren / anders

5. Wat zijn eventuele consequenties als budgetoverschrijdingen blijven voorkomen?

Wat zijn de verwachtingen?

Welke afspraken maak je hierover?

Op welke manier en hoe vaak ga je deze afspraken 

evalueren?

• MIDDAG
  
• 13.00 Opening
  
• 13.15 Eén-op-één consults
  
• 14.20 Afsluiting
  

Zelf voorbeelden bekijken – 10 min

Bij Bestanden in Teams:

• Mijn Aanbeveling, mapje Voorbeelden
  
• Eindverslag: Operationeel DdB
  
• Hoofdstuk 3: Voorbeeld hoofdstuk 3
  

• Opdracht:
  
• Noteer wat je opvalt aan deze verslagen
  

• Je kunt omschrijven wat een budget is en wat het belang van budgetbewaking is.
  

• Je kunt financiële overzichten van de opbrengst van de afdeling interpreteren en hieruit logische conclusies trekken.
  

• Ik kan een voorstel doen voor reducering van de kostprijs door het gebruik van andere materialen en/of middelen.
  

https:

Tips & Tops: wat vonden jullie van deze les?