Administratie en beheertaken in de kinderopvang

• Pedagogisch werk
• MBO
• Studiejaar 3

Administratie en beheertaken in de kinderopvang

Inleiding

In je organisatie voer je coördinerende- en beheertaken uit zoals het maken van een planning, het verdelen van werkzaamheden en het beheren van voorraad.

Deze taken dragen bij aan het verbeteren en waarborgen van kwaliteit van de organisatie

Bij het uitvoeren van deze coördinerende- en beheertaken werk je volgens het beleid van de organisatie en volg je nieuwe ontwikkelingen in de branche

Je benut kansen om het beleid te verbeteren

Deze les  gaat over:

Op een juiste manier registreren en administreren (hfst 20 PWG)

Over voorraadbeheer (hfst 21 PWG)

Waar denken jullie aan bij het woord 'administratie'
(in de kinderopvang)

Registeren en ordenen van gegevens

In de kinderopvang krijg je te maken met veel verschillende soorten gegevens die vastgelegd moeten worden, zoals:

• In een kindvolgsysteem worden de gegevens van een kind vastgelegd (observaties, overdrachtsformulieren, overdrachtsschriften)
• Afspraken en werkwijzen worden nadat ze besproken zijn schriftelijk vastgelegd
• Bewaren en up-to-date houden van persoonsgegevens van iedereen binnen de organisatie waar je mee te maken hebt, dus ouders van de kinderen, kinderen en werknemers
• Het maken en bewaren van notulen zodat je afspraken en besluiten terug kan lezen

De wettelijke eisen

 de wet schrijft voor dat bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode bewaard moeten blijven. 

Behalve dat is er ook een wet waarin is vastgelegd hoe je met persoonsgegevens  om moet gaan. 

Hoe heet die wet?

Wat weet je over de wet AVG?

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Is in 2018 opgenomen in de wet (Europese privacywetgeving)om het lekken van persoonsgegevens tegen te gaan.

Belangrijk bij AVG:

Organisaties hebben verantwoordingsplicht dat betekent dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden als daar toestemming voor gegeven is en die toestemming ook aangetoond kan worden (verantwoordingsplicht)

Ouders geven toestemming over de gegevens van hun kinderen tot 16 jaar.

Alle persoonlijke en commerciële gegevens van ouders/opvoeders en kinderen moeten worden verwijderd door de organisatie en ze mogen ook niet meer benaderd worden. 

Wat is er veranderd bij de invoering van AVG in 2018 in de kinderopvang?

• Er mogen geen lijsten met persoonsgegevens meer op de groep liggen
  
• Deze informatie is nu gedigitaliseerd en de systemen zijn alleen toegankelijk voor direct betrokkenen en met een wachtwoord beveiligd
  
• Meestal is de computer ook beveiligd d.m.v. automatisch uitloggen zodat de gegevens niet per ongeluk ingezien kunnen worden
  
• Documenten met persoonsgegevens mogen niet rondslingeren, je moet er zorgvuldig discreet mee omgaan en bewaren op de locatie, groep of op het hoofdkantoor
  

Welke administratiegegevens vind je op kantoor of op de groep in de kinderopvang?

Administratiegegevens die aanwezig zijn op de groep en op (hoofd)kantoor

• Presentielijsten (je wilt weten of iedereen er is, bij calamiteiten wil je weten wie er in huis is, je wil de aanwezigheid ook weten om de juiste factuur te sturen en de GGD wil de lijsten inzien om de BKR te checken)
• Kasformulieren waarin je de inkomsten en uitgaven van de groep bijhoudt en registreert. Iedere groep heeft een eigen budget en dit is opgenomen in het financiële beleidsplan
  
• Kwaliteitsformulieren om de kwaliteit te kunnen meten en registreren: risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid, verslagen ouderbijeenkomsten, observatielijsten kind, plan van aanpak kind
  
• Verslagen oudercommissie
  
• Inkomsten en uitgaven
  
• Ziekteverzuimformulieren
  
• Registratieformulieren vrije dagen
  
• Personeelsgegevens
  
• Inspectierapporten GGD, communicatie met de GGD/gemeente
  
• Contracten met ouders over de opvang van hun kind
  
• Correspondentie met externe organisaties in het belang van het kind
  
• Kindgegevens
  
• 
  

welke gegevens bewaar je van clienten?

Welke gegevens moet je verzamelen over personeel?

Intake

Kennismakingsformulier

Ontwikkelingen vh kind

contracten

Registratie van ziekteverzuim

registratie van functionerings- en beoordelingsgesprekken

Wat zijn beheertaken?

Beheertaken zijn taken die betrekking hebben op het beheren van financiën, personeel, administratie en voorraad in de kinderopvang/onderwijs.

Financiën in de kinderopvang

Financiën omvatten de inkomsten, uitgaven en het budget van een kinderopvangorganisatie.

Financiële gegevens

Financiële gegevens: Alle gegevens die met geld te maken hebben

Welke financiële taken de gpm’er heeft te maken met de omvang van de organisatie. In een kleinere organisatie zul je meer verantwoordelijkheid dragen voor de financiën zoals de registratie en administratie van inkomsten en uitgaven door het bijhouden van o.a. aflever- en bestelbonnen en declaraties

Financiële begrippen waar je mee te maken kan hebben: kas, boekstukken of kasstukken, kasboek, budget, begroten, bankrekening

Kas

Boekstukken

Kasboek

Budget

Begroting

een schatting van de te verwachten inkomsten en uitgaven (zou betrekking kunnen hebben op een specifieke activiteit).

hierin registreer je aan de linkerkant alle inkomsten (debet) en aan de rechterkant alle uitgaven (credit). Een kasboek kan zowel handmatig als digitaal bijgehouden worden. Aan het begin van het kasboek noteer je het bedrag waarmee je het jaar/maand/week/dag/activiteit mee start (begroot bedrag)

boekhoudkundige term voor bonnetjes en rekeningen. Het zijn bewijzen van en dat je uitgaven hebt gedaan. Komen er inkomsten in kas dan schrijf je een kwitantie (bewijs) en dat bewaar je ook in de kas.

contant geld waarmee je kleine uitgaven kan doen. De gpm’er kan deze kas beheren

een vastgesteld bedrag wat je in een bepaalde periode mag besteden

Waar komen de inkomsten in de kinderopvang vandaan?

Welke uitgaven heeft de kinderopvangorganisatie?

Inkomsten:

• Ouderbijdrage: 

Ouders betalen meestal een vast bedrag per uur of dagdeel

Soms betalen ze voor extra diensten zoals de warme maaltijd

• Kinderopvangorganisaties ontvangen alleen nog subsidie van de gemeente :
  

Bij het plaatsen van een kind met een beperking

Voor extra scholing medewerkers

Voor VE-programma’s die kinderen volgen

Uitgaven:

• Huisvestingskosten
  
• Personeel
  
• Programma’s voor opvoedingsondersteuning en ontwikkelingsstimulering
  
• Afschrijvingskosten voor apparatuur en materialen zoals speeltoestellen
  
• activiteitenkosten
  

Budgetteren

• Veel organisaties kennen iedere groep een budget toe waar ze zelf verantwoordelijkheid voor dragen
  
• Dit kan zijn voor materiaal, feesten, uitstapjes, verjaardagen etc.
  
• Je zorgt ervoor dat er genoeg geld is voor het hele jaar. Je maakt hiervoor een plan. Het geld wat je later in het jaar nodig hebt noem je een reservering

Financiële rapportage

Financiële rapportage houdt in het opstellen van overzichten en rapporten om de financiële situatie en prestaties van een kinderopvangorganisatie te analyseren.

Opdracht

• Je gaat een activiteit voorbereiden
  
• Beschrijf een activiteit
  
• Maak een lijst van artikelen die je nodig denkt te hebben
  
• Maak een schatting van de kosten: welk budget is nodig?
  
• Houdt rekening met de visie van de BPV
  
• Maak een overzicht van de kosten in een financiële rapportage, gebruik hierbij ICT middelen (bijv. Excel).