Formal Letter Writing

• Engels
• Middelbare school
• havo
• Leerjaar 4

Formal letter writing

Leerdoelen

• Ik weet de basis outline van een formele brief en email.
• ik weet wat er van mij verwacht wordt bij het schrijven van een formele tekst wat betreft grammatica, toon en stijl. 

Why formal (letter) writing?

Most likely, all the writing in English you will do in your future is formal: 

- Essays for your future studies

- Correspondence of a formal nature (application, enquiry, complaint) 

Formal letter/email outline

1.A. Your own address without your name, with the country

 Marinus Postlaan 1

 8264 PB Kampen

 the Netherlands

1.B. Address of the receiver, with name, function (if known), and country

 New York Pizza 
 G. Edwards, The manager 
236 Time Square 
New York, NY 103600
United States of America

Formal letter/email outline

2. Date of writing

 

 15 December 2020

 December 15, 2020

 December 15th, 2020

 15th December 2020

All options are correct; the first one is the easiest. Remember to write months with capital letters in English!

(NB: You may also place the date between the two addresses.)

Formal letter/email outline

3. Salutation

 Dear Mr. Jones / Mrs. Jones, (if you know who you are writing to)

 Dear Sir/Madam, (if you do not know who you are writing to)

• Use capital letters
  
• Never use a first name.
  
• Do not write ‘Mister/Missus’
  
• Always end with a comma
  

Formal letter/email outline

4. Three paragraphs*

   

Paragraph 1: Introduction - State the reason of writing your letter.

Paragraph 2: Body - Provide background information. 

Paragraph 3: Conclusion - What do you want to achieve? 

*The content may vary depending on the assignment. 

Formal letter/email outline

5. Final sentence

  I look forward to hearing from you soon.

This is a sentence you can almost always use. If you want more variation look at the closing lines in your writing booklet. 

Formal letter/email outline

6. Closure

   Yours sincerely, (when you used a name in the salutation) 

   Yours faithfully, (when you used Sir/Madam in the salutation)

Formal letter/email outline

7. Your signature and full name

 

 [signature]

 Renske van Dijk

https:

Basic rules

Between each new part of your letter you leave a blank line.

It is okay to start a letter with “I” in English.

In the address for the receiver, do you include a name?

1. Yes
2. No
3. Only if you know the name

Can you use "can't" in a formal letter?

1. Yes
2. No

Do have to include a signature in a formal letter?

1. Yes
2. No
3. Only in certain cases
4. Only on paper

When you don't know the name of the person you are writing to you use?

1. Dear Mr/Mrs,
2. Dear Mr./Mrs.,
3. Dear Mr./Ms.,
4. Dear Sir/Madam

Is this a good sentence for in a formal letter? "And I'd like to inform you of this new opportunity."

1. Yes
2. No

Practise letter

Go to page 6 of your writing booklet and read the assignment for the letter of application. 

Write a first version of your formal letter on paper. 

Make sure you use the outline example as given earlier this class or check pages 3-5 of the writing booklet for more information. 

Assignment 

Situatie 

Je hebt tijdens een bezoek aan Londen een mini-notebook gekocht op 23 juli 2020. Reden: veel goedkoper dan in Nederland. 

Klacht: accu zou volgens de handleiding 6,5 uur moeten werken, maar jouw accu is na 2 uur leeg. Je bent ermee naar een computerzaak geweest; conclusie accu stuk. Bovendien: je hebt in de handleiding gelezen dat er bij de prijs een leren tasje inbegrepen is; zat niet in de doos. 
Je besluit een klachtenbrief te schrijven naar:

Morgan Computer, 64 Oxford Street, London WC1A 1AX 

Assignment 

Opdracht

Schrijf een klachtenbrief en verwerk de volgende gegevens:

• Vertel wat je wanneer en waar hebt gekocht. (noem winkel, type, prijs)
• Zeg dat je erg teleurgesteld bent: beschrijf klacht
• Noem conclusie plaatselijke computerzaak. Als het nodig is, kunnen ze contact opnemen met deze winkel.
• Zeg dat je in Nederland woont en dus niet even langs kan komen
• Vraag om nieuwe accu en tasje. Andere mogelijkheden: 1. bedrag van tasje en accu op jouw rekening storten. Geef rekeningnummer. 2. Je stuurt notebook op en je krijgt aankoopbedrag + portokosten terug.
• Zeg dat je een kopie van de kassabaan hebt bijgesloten.
• Nog vragen? Ze kunnen je e-mailen op: 
• Spreek hoop uit dat klacht wordt opgelost.