Travel Policy

• Toerisme
• MBO
• Studiejaar 2

Travel Policy

Wat is een Travel Policy?

Travel Policy = Reisbeleid 

Jaarlijks worden afspraken vastgelegd in een reisbeleid.

Welke afspraken worden er in
een Travel Policy gemaakt?

Travel & Expense Policy

• Een zakenreiziger mag alleen vluchten en hotels boeken binnen de travel policy. Doordat er reisregels zijn vastgesteld, is ook snel inzichtelijk wat de definitieve kosten van de zakenreizen zijn.

• Om het totale plaatje van alle uitgave in beeld te krijgen wordt er ook wel gesproken over een Travel & Expense Policy.

 

Een Travel Policy wordt opgebouwd uit de volgende onderdelen:

1. Overzicht bestaande zakenreizen                     Welke reizen zijn er al gemaakt in het verleden
2. Boekingsregels                                                           Betalingsafspraken/boekingskeuze (website)
3. Uitgangspunten                                                         Kostenbewust reizen, frequent flyer punten
   
4. Kosten en vergoedingsprocedure                     Welke kosten mag de zakenreiziger claimen
   
5. Veiligheid                                                                       Denk aan verzekeringen, noodnummer
   
6. Nieuwe ontwikkelingen                                           Airbnb accommodaties, Uber taxi’s
   

 

Voorbeeld van aanvraag FCM Travel

Goedemorgen,

De heer O. Gribnau moet op zaterdag 20 oktober naar Tokio (Haneda) en weer terug op zaterdag 27 oktober.

Graag ontvang ik een aantal voorstellen voor vluchten vanaf Amsterdam – rechtstreeks, via Londen of via Helsinki en vice versa.

Indien er rechtstreekse vluchten vanaf Düsseldorf gaan is dat ook een optie.

De heer vliegt Business Class.

 

Bij voorbaat dank!

Voorbeeld van reactie terug van FCM Travel

Hartelijk dank voor je aanvraag.Hierbij ons voorstel voor de reis naar Tokyo Haneda.

Er is op de gevraagde data zeer weinig beschikbaarheid. Lufthansa en British Airways zijn volgeboekt in de business en first class.  

Onderstaande voorstel 1 met Emirates hebben wij nu in optie staan. De heenreis is in de Firstclass (er is geen businessclass beschikbaar) tevens bieden wij een mogelijkheid met Korean Air.

 

Het Emirates voorstel zal eventueel wel v.a. Düsseldorf kunnen echter dan geheel firstclass, indien je hiervan een voorstel wenst te ontvangen horen wij dat graag.

 

Indien er voor Emirates gekozen wordt bieden zij een gratis (max. afstand 60 km) transfer service aan naar/van de luchthaven.
Indien Dhr. hier gebruik van zou willen maken horen wij dat graag.

Graag vernemen wij je reactie.

Voorstel 1 van FCM Travel

Voorstel 2 van FCM Travel

Travel Policy

Wanneer er een duurder ticket wordt geboekt dan toegestaan is vanuit 

de Travel Policy noemen ze dit Missed Savings.

Dit kan weleens gebeuren, maar dit moet niet bij elke boeking gebeuren. Ze verwachten dan ook een goede verklaring voor deze boeking.

Bij een Missed Saving of een annulering van de vlucht kan ook voorkomen dat een klant een refund krijgt. Een refund is een  (gedeeltelijke) terugbetaling van het ticket.

Opdracht Travel Policy

Ga naar Teams-Zakenreizen-Periode 6 - opdracht- Travel Policy

Bestudeer de Travel Policy

Opdracht Travel Policy

Geachte Brenda,

Onze directeur, Bob Meester, moet op woensdag over een week, voor een zakenreis naar de buitenlandse vestigingen van ons bedrijf in Nice en Milaan. Hierbij het verzoek om de vluchten te reserveren. Hij kan om 14.00 uur aanwezig zijn op het vliegveld. Tevens in Nice en Milaan een hotel reserveren. Omdat tussen beide bezoeken door er een paar dagen vrij ter beschikking zijn, wil de directeur een auto huren in Nice en de auto weer in Milaan inleveren.

Graag ontvangen wij een uitwerking van uw reisvoorstel en suggestie.

Kunt u voor mij deze reservering (optie) vastleggen?

Met vriendelijke groet,

Kelly Broere

Management-assistant

Onze directeur, Bob Meester, moet op woensdag over een week, voor een zakenreis naar de buitenlandse vestigingen van ons bedrijf in Nice en Milaan. Hierbij het verzoek om de vluchten te reserveren. Hij kan om 14.00 uur aanwezig zijn op het vliegveld. Tevens in Nice en Milaan een hotel reserveren. Omdat tussen beide bezoeken door er een paar dagen vrij ter beschikking zijn, wil de directeur een auto huren in Nice en de auto weer in Milaan inleveren.

Met welk voertuig vertrekt de Zakelijke reiziger?

1. Trein
2. Vliegtuig

Antwoord

De klant reist naar Nice en Milaan. De reis duurt met de trein langer dan 13 uur. 

Onze directeur, Bob Meester, moet op woensdag over een week, voor een zakenreis naar de buitenlandse vestigingen van ons bedrijf in Nice en Milaan. Hierbij het verzoek om de vluchten te reserveren. Hij kan om 14.00 uur aanwezig zijn op het vliegveld. Tevens in Nice en Milaan een hotel reserveren. Omdat tussen beide bezoeken door er een paar dagen vrij ter beschikking zijn, wil de directeur een auto huren in Nice en de auto weer in Milaan inleveren.

Bij welk hotel keten boek jij de hotels?

1. Hilton Hotel
2. Fletcher Hotel
3. Van der Valk Holel
4. Accor Hotel

Antwoord 

Accor Hotel

Onze directeur, Bob Meester, moet op woensdag over een week, voor een zakenreis naar de buitenlandse vestigingen van ons bedrijf in Nice en Milaan. Hierbij het verzoek om de vluchten te reserveren. Hij kan om 14.00 uur aanwezig zijn op het vliegveld. Tevens in Nice en Milaan een hotel reserveren. Omdat tussen beide bezoeken door er een paar dagen vrij ter beschikking zijn, wil de directeur een auto huren in Nice en de auto weer in Milaan inleveren.

Mag de zakelijke reiziger een auto huren?

1. Ja
2. Nee

Antwoord 

Ja en Nee

Onze directeur, Bob Meester, moet op woensdag over een week, voor een zakenreis naar de buitenlandse vestigingen van ons bedrijf in Nice en Milaan. Hierbij het verzoek om de vluchten te reserveren. Hij kan om 14.00 uur aanwezig zijn op het vliegveld. Tevens in Nice en Milaan een hotel reserveren. Omdat tussen beide bezoeken door er een paar dagen vrij ter beschikking zijn, wil de directeur een auto huren in Nice en de auto weer in Milaan inleveren.

De klant wil voor zichzelf een week verlengen in Milaan en zijn vrouw laten overkomen. Mag dit?

1. Ja: Dit wordt geheel betaald door het bedrijf, want de klant is directeur
2. Nee: Klant moet direct terug naar de zaak
3. Nee: Dit kan het zakenreisbureau niet in orde maken en moet via het gewone reisbureau.
4. Ja: De kosten zijn dan wel voor eigen rekening.

Antwoord

Ja: De kosten zijn dan wel voor eigen rekening. 

Examenopdracht deel 2

1. Les 1: Theorie Travel Policy                Week 48
2. Les 2: Theorie Tripplan/Itinerary     Week 49
3. Les 3: Examenopdracht                      Week 50
   
   

Heel veel succes!