Thema 2 Evenement Organisatie Seline

Thema 2
Evenement Organisatie
1 / 22
volgende
Slide 1: Tekstslide
NederlandsMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 22 slides, met tekstslides.

time-iconLesduur is: 60 min

Onderdelen in deze les

Thema 2
Evenement Organisatie

Slide 1 - Tekstslide

HET DOEL
Na dit thema weet je wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een (kleinschalig) evenement en kun jij een evenement organiseren.

Slide 2 - Tekstslide

WAT GAAN JULLIE ORGANISEREN?

De studenten van de BSN01 en de BSM02 gaan de diplomering op woensdag 6 juli organiseren en het eindejaarsfeest voor de studenten op woensdag 15 juni organiseren. 
Er zijn 97 studenten die het eindejaarsfeest potentieel kunnen bijwonen. Budget is aangevraagd (denk aan maximaal 10 euro pp).







Slide 3 - Tekstslide


DE OPDRACHT

Organiseer een evenement of workshop voor een specifieke doelgroep. 

- De bijeenkomst moet fysiek zijn. Je houdt rekening met de reguliere en actuele regels omtrent veiligheid. 
- Je ontwikkelt een draaiboek (de fase voorafgaand aan het event en voor het event zelf).  
- Je maakt een begroting.

 

Slide 4 - Tekstslide

Wat komt er in het draaiboek?

Slide 5 - Tekstslide

WAT GA JE LEREN?
Je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor een bijeenkomst.

Je hebt kennis van offertes en budgettering.
Je zoekt een locatie, rekening houdend met het budget, het aantal genodigden, de grootte van de locatie, de faciliteiten en de reistijd naar de locatie.
Je reserveert de locatie en faciliteiten op tijd en geeft daarbij alle gegevens, wensen en eisen nauwkeurig door.
Je kent de principes van een planning, draaiboek en checklist.
Je overlegt met je leidinggevende over het doel, de doelgroep, de datum en het budget van de bijeenkomst.
Je ontwikkelt een draaiboek, planning of checklist die aansluit op de te organiseren bijeenkomst.
Je maakt (gerichte) promotie voor de bijeenkomst via verschillende kanalen.
Je evalueert de bijeenkomst en komt tot verbeterpunten voor een volgende keer. 













Slide 6 - Tekstslide

TIJDPAD 
WK1 18-22 april (maandag geen les, vrijdag geen les) 
WK 2 vakantie
WK 3 vakantie
WK 4 9-13 mei
WK 5 16-20 mei (maandag en dinsdag geen les) 
WK 6 23-27 mei  
WK 7 30 mei- 3 juni 
Wk 8 6-10 juni  (maandag 6 jun geen les)
WK 9 13-17 juni (evenement)
WK 10 20-24 juni  
WK 11 27-1 juli geen les --> Evenement
15 juni EINDEJAARSFEEST 
6 juli DIPLOMERING 
Hoeveel lessen hebben we daadwerkelijk om het evenement te organiseren?

Slide 7 - Tekstslide

WAT = DOELGROEP?

Slide 8 - Tekstslide

Wat zijn onze doelgroepen? 

Slide 9 - Tekstslide

BRAINSTORMEN
Je kent de opdracht. Zet al je ideeën op papier.

Slide 10 - Tekstslide

Slide 11 - Tekstslide

KRITISCHE VRAGEN
1. Wat is het doel van het evenement?​

2. Wanneer vindt het evenement plaats? En hoe lang duurt het?​

3. Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben? Naamsbekendheid opbouwen? Een financieel gewin uithalen?



Slide 12 - Tekstslide

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).


4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).


Slide 13 - Tekstslide

WAT IS HET DOEL?
Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen​

Zaken doen/geld verdienen​
Bedanken/belonen​
Motiveren​
Imago vestigen, bevestigen of verbeteren​
Consensus of draagvlak creëren​
Elkaar (anders) leren kennen​
Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten






Slide 14 - Tekstslide

TIJDSTIP EN DUUR
- Datum: afstemmen met collega’s.​

- Er is een  aantal ongunstige periodes:​
o De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.​
o Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.​
o Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.​
o De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.​
o Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden. ​
- Dag: weekdag of weekend?​
- Duur: dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?​
- Tijdstip: houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.​








Slide 15 - Tekstslide

Wat is een doelgroep

Hiermee bepaal je voor wie de bijeenkomst is bestemd en wie je wil bereiken. Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen (internen, externen, oud, jong, kennisniveau, weerstanden enzovoort). 

Welke soorten zijn er?
medewerkers van het bedrijf
medewerkers van een bepaalde afdeling
directie en leidinggevenden
relaties (bestaande of toekomstige klanten/leveranciers)
aandeelhouders en bestuursleden
mensen met kennis van het product dat of de dienst die het bedrijf levert
pers (krant, radio, tv)
omwonenden
mensen met een gezaghebbende functie (zoals een burgemeester, ambtenaren, politie, brandweer of wethouders). 









Slide 16 - Tekstslide

INTERNE DOELGROEP

- personeelsleden​
- oud-personeelsleden​
- bestuurders​
- partners



Slide 17 - Tekstslide

EXTERNE DOELGROEP
= klanten​

= leveranciers​
= pers​
= omwonenden​
= overheden



Slide 18 - Tekstslide

Bepalende factoren voor een budget:​

amusement​                                                                                                  attenties​
audiovisuele middelen en assistentie​                                             beveiliging ​
bewegwijzering​                                                                                          decoraties​
catering (voor gasten en medewerkers)​                                        drukwerk​
garderobe​                                                                                                     gasten (o.a. vip’s)​
huur locatie en opbouw​                                                                          promotiekosten​    meubilair/inrichtingskosten​                                                                 schoonmaak​
technische voorzieningen                                                                     sprekers​  
vergunningen​                                                                                               vervoer















Slide 19 - Tekstslide

MARGE
Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!​


Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag 10% van de totale kosten bedragen. 

Slide 20 - Tekstslide

LET OP!
Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.​

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

Slide 21 - Tekstslide

PLAN VAN AANPAK

Voorblad​
Inhoudsopgave​
Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)​
Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.​
Werkplanning​
Taakverdeling​
Begroting​
Evaluatie







Slide 22 - Tekstslide