Thema - Event organisatie - les 1

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1,2

Thema

Event Organisatie

Themadoel:

Na dit thema weet je wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een (kleinschalig) evenement en kun jij een evenement organiseren.

Wat weet jij al van het organiseren
van een evenement?

De opdracht

• Organiseer een evenement voor een specifieke doelgroep.
  
• De bijeenkomst moet fysiek zijn. Je houdt rekening met de reguliere en actuele regels omtrent veiligheid.
  
• Je ontwikkelt een draaiboek (de fase voorafgaand aan het event en voor tijdens het event zelf).
  
• Je maakt een begroting.

WAT GAAN JULLIE ORGANISEREN?

De studenten van de BSN05 gaat minimaal één zakelijke woensdag organiseren in het kader van het onderwerp van Burgerschap: wereldburgerschap en globalisering. 

 Datum: 15 juni van 10-12 uur vóór eindejaarsfeest óf

22 juni  van 11- 13 uur

Wat weet jij al van
'Wereldburgerschap en Globalisering'?

WAT GA JE LEREN DIT THEMA?

• Je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor een bijeenkomst.
  
• Je hebt kennis van offertes en budgettering.
  
• Je zoekt een locatie, rekening houdend met het budget, het aantal genodigden, de grootte van de locatie, de faciliteiten en de reistijd naar de locatie.
  
• Je reserveert de locatie en faciliteiten op tijd en geeft daarbij alle gegevens, wensen en eisen nauwkeurig door.
  

WAT GA JE LEREN DIT THEMA?

• Je kent de principes van een planning, draaiboek en checklist.
  
• Je overlegt met je leidinggevende over het doel, de doelgroep, de datum en het budget van de bijeenkomst.
  
• Je ontwikkelt een draaiboek, planning of checklist die aansluit op de te organiseren bijeenkomst.
  
• Je maakt (gerichte) promotie voor de bijeenkomst via verschillende kanalen.
  
• Je evalueert de bijeenkomst en komt tot verbeterpunten voor een volgende keer. 

TIJDPAD 

WEEK 2 - 3 22 april - 8 mei vakantie

WEEK 4        9 - 13 mei

WEEK 5        16-20 mei

WEEK 6        23-27 mei

WEEK 7        30 mei- 3 juni

WEEK 8        6-10 juni

WEEK 9       13 - 17 juni Event ?

WEEK  10     20-24 juni

WEEK 11       27-1 juli geen les

Hoeveel lessen hebben we daadwerkelijk om het evenement te organiseren?

Opdracht:

1. Schrijf 5 punten op die voor jou belangrijk zijn tijdens dit project
   
   
2. Schrijf 5 punten op waar je naar uitkijkt
   
   
3. Schrijf 5 punten op waar je tegen op ziet

Afspraken maken!

Wát spreken we onderling af om dit evenement tot een succes te maken?

Oké... hoe begin je om deze opdracht te organiseren?

• De volgorde waarmee je als eerste begint met het organiseren:
  
• Allereerst begin je met de 5 W´s 
• Vanuit deze basis ga je verder werken

Wie, wat, waar, wanneer en waarom.

WIE = doelgroep

WAT lijkt je leuk om te doen?

WAAR = locatie?

WANNEER en WAAROM 

STAAN AL VAST...........

BRAINSTORMEN

Je kent de opdracht. Zet al je ideeën op papier.

KRITISCHE VRAGEN

• Wat is het doel van het evenement?​
• Wanneer vindt het evenement plaats? 
• Hoe lang duurt het?​
  
• ​Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? 
• Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben? 
• Hoe wil je naamsbekendheid opbouwen? 
• Wil je er een financieel gewin uithalen?

KRITISCHE VRAGEN

• Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​
  
• ​Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​
• ​Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (website, email, schoolkrant), social media (Twitter, Facebook).

WAT IS HET DOEL VAN HET EVENT?

• Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen​
  
• Zaken doen/geld verdienen​
  
• Bedanken/belonen​
  
• Motiveren​
  
• Imago vestigen, bevestigen of verbeteren​
  
• Consensus of draagvlak creëren​
  
• Elkaar (anders) leren kennen​
  
• Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten

Opdracht:

Beschrijf voor jezelf het doel van het event wat jullie gaan organiseren.

Doelgroep bepalen

Hiermee bepaal je voor wie de bijeenkomst is bestemd en wie je wil bereiken. Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen

Doelgroep bepaling:
Leeftijd

Geslacht

Beroep

Burgerlijke staat

Inkomensniveau

Onderwijsniveau

Etniciteit

INTERNE DOELGROEP

• personeelsleden​
  
• oud-personeelsleden​
  
• bestuurders​
  
• partners

EXTERNE DOELGROEP

• klanten​
  
• leveranciers​
  
• pers​
  
• omwonenden​
  
• overheden

Opdracht:

Maak met je buurman/vrouw een lijstje met kenmerken van de doelgroep

HOE BEPAAL JE TIJDSTIP EN DUUR

- Datum: afstemmen met collega’s.​

- Er is een  aantal ongunstige periodes:​

o De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.​

o Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.​

o Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.​

o De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.​

o Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden. ​

- Dag: weekdag of weekend?​

- Duur: dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?​

- Tijdstip: houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.​

Opdracht:

Bepaal met de klas welke datum het definitief gaat worden

Bepalende factoren voor een budget:​

amusement​                                                                                  attenties​

audiovisuele middelen en assistentie​                                            beveiliging ​

bewegwijzering​                                                                           decoraties​

catering (voor gasten en medewerkers)​                                       drukwerk​garderobe​                                                                            gasten (o.a. vip’s)​

huur locatie en opbouw​                                                        promotiekosten​    meubilair/inrichtingskosten​                                                   schoonmaak​

technische voorzieningen                                                    sprekers​
vergunningen​                                                                       vervoer

MARGE

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!​

​

Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag 10% van de totale kosten bedragen. 

LET OP!

Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.​

​

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

DE BASIS

Je gaat een evenement organiseren… ​

​

Maar welke stappen moet je zetten en waar moet je op letten, zowel vóór, tijdens als na het event? ​

​

Een plan van aanpak helpt je om de kaders waarbinnen je gaat organiseren duidelijk te maken!

SCHRIJF HET PLAN VAN AANPAK

Voorblad​

Inhoudsopgave​

Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)​

Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.​

Werkplanning​

Taakverdeling​

Begroting​

Evaluatie