Les H5 5.4

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 4

Les H4 4.3

Bijeenkomsten organiseren 

Planning

Terugblik 

Uitleg  ( eerste praktijktoets)

Zelfstandig werken

Dit is het bijhouden van de (digitale) agenda.

1. Datumplanner
2. Digitale agenda
3. Agendabeheer
4. Niks

Wat is géén taak van een office/management assistant m.b.t. agendabeheer?

1. Privé-agenda van leidinggevende beheren
2. Tijdig plannen en regelen van afspraken
3. Zich aan de afspraken en prioriteiten in de planning houden
4. Opstellen van de agenda voor vergaderingen.

Welke taken horen NIET bij het beheren van een agenda

1. Plannen en aanpassen van afspraken
2. Het toevoegen van personen aan de agenda
3. Afstemmen van afspraken op de rest van de agenda
4. Een urenregistratie bijhouden.

Rol van de secretariële medewerkers

plannen van de vergadering;     PRAKTIJKTOETS

regelen van een vergaderruimte; ( email)   PRAKTIJKTOETS

indeling van de vergaderruimte maken (tafelopstelling); PRAKTIJKTOETS

organiseren van benodigde materialen;  PRAKTIJKTOETS

invullen van een functionsheet;    PRAKTIJKTOETS

uitnodigen van de deelnemers; PRAKTIJKTOETS

uitwerken van de agenda;  PRAKTIJKTOETS 

notuleren van de vergadering;   PRAKTIJKTOETS

verzorgen van dranken en eventueel gerechten  PRAKTIJKTOETS

Doel van vandaag

Leren wij ---> 

- Plannen van een vergadering 

- Indeling maken van de vergaderruimte ( tafelopstelling kiezen)

Bijeenkomsten 

Vergaderingen zijn georganiseerde bijeenkomsten. 

hierbij worden agendapunten besproken. 

Wie zijn er aanwezig: 

Voorzitter 

Notulist

Uitgenodigde deelnemers/werknemers

Rol van de secretariële medewerkers

1. plannen van de vergadering en regelen van een ruimte

2. Het regelen van de tafelopstelling 

3. Zorg dragen voor de benodigdheden materialen 

4. Functiesheet invullen

5. Medewerkers uitnodigen / op de hoogte stellen.

6. Uitwerken van de agenda

7 Notuleren 

Wat moet je weten voor je een vergadering kan plannen?

Plannen van een vergadering

1. Tijd ( hoelang kan de vergadering duren)

2. Wie worden ervoor uitgenodigd?  (wie moeten er bij zijn)

3. Waar vindt de vergadering plaats( grootte van de ruimte, intern/ extern, budget beschikbaar voor eten/drinken)

4. Is iedereen beschikbaar?

Tafelopstelling

Gesloten carré

Iedereen gelijk en goed overzicht

                  Open carré 

 Niet geschikt voor grote groepen, afstand te groot

Tafelopstelling

Gesloten langwerpig

Open langwerping

Tafelopstelling

Ronde tafel

Iedereen gelijk

Niet voor meer dan 12 personen

Ovale tafel

Iedereen gelijk

Ongeveer 20 personen,

de voorzitter heeft weinig overzicht

Tafelopstelling

                   T - tafel 

Voor grotere groepen

Communiceren  is lastiger

U - tafel

Tafelopstelling

Klasopstelling                                                Theateropstelling

Voldoende ruimte ( aantekeningen)     Ruimte voor veel mensen

Welke vergader opstelling past het beste bij een presentatie / workshop?

1. Theateropstelling
2. U-Vorm
3. Groot vierkant
4. Ronde tafel

Welke vergader opstelling past het beste bij een grote groep.

1. Theater
2. U-vorm
3. Groot vierkant (Carré)
4. Ronde tafel

Welke tafelopstelling
zie je op de foto?

1. Theater
2. Cabaret
3. U- vorm
4. Carré

U-vorm

• Grote vergaderingen
• Voorzitter op de kop van de tafel 
• Hiërarchie is zichtbaar

Welke tafelopstelling
zie je op de foto?

1. Theater
2. Cabaret
3. U- vorm
4. Carré

Carré

• Open of gesloten
• Gelijke plaats en overzicht
• Niet voor grote groepen

Welke tafelopstelling
zie je op de foto?

1. Theater
2. Cabaret
3. U- vorm
4. Carré

Theater

• Stoelen staan gericht op 1 hogere tafel op ene podium
• Eenrichtingscommunicatie
• Er worden mededelingen gegeven aan een grote groep

Bekijk de afbeelding. Welke tafelopstelling is dit?

1. Open langwerpige tafel
2. Gesloten carré of vierkante tafel
3. Open carré of vierkante tafel
4. Gesloten langwerpige tafel

Bekijk de afbeelding. Welk nadeel heeft deze tafelopstelling?

1. De voorzitter heeft weinig overzicht tijdens de vergadering.
2. Enkel te gebruiken voor kleinere groepen.
3. Communatie is lastig door de grote afstand tussen deelnemers.
4. Tafelopstelling heeft veel ruimte nodig in de vergaderzaal.

Wat is een voordeel van de tafelopstelling: gesloten carré

1. Iedereen heeft een gelijke plaats.
2. Iedereen heeft een prettige plek.
3. De voorzitter kan iedereen aankijken.
4. Iedereen kan met elkaar overleggen.

Organiseren van benodigde materialen 

Papier en pennen

geluidsapparatuur

Computer ( internetverbinding)

Wifi en Beamer

Dvd-speler en scherm

Whiteboard -Flip-over

Wat is een functionsheet?

1. Een formulier waarop alle taken van de notulist staan.
2. Een formulier waarop alles staat dat van belang is voor de bijeenkomst.
3. Een formulier waarop de deelnemers aan een vergadering staan.
4. Een formulier waarop alle vergaderingen van het hele jaar staan.

Functionsheet

• Een functionsheet is een overzicht waarop alle personen en zaken staan die belangrijk zijn bij de organisatie van een bijeenkomst
• Zet je tot denken
• Controle

Uitwerking

opdracht 4.05

Uitnodiging

In de uitnodiging  moet staan:  Uitnodiging voor de deelnemers

- Alle deelnemers 

- Datum 

 - De locatie van de vergadering  

-  Tijdstip 

- Eventuele voorzieningen 

- De agenda

Uitnodigingsbrief

• Aan:
• Betreft : 
• Geachte collega's,  hierbij nodig ik jullie uit op   DATUM.....
•  Aanvang Begin- en eindtijd
• Plaats/locatie:  ( vergaderruimte)

           

•      - agenda

            - vergaderstukken

             Met vriendelijke groet,  Naam en functie 

Verstuur de agenda altijd ruim van te voren! (4 of 5 dagen van te voren) --> MAIL

Uitnodiging- vergadering

Uitnodiging

Aan: .Deelnemers...........

Betreft

Geachte collega's

Hierbij nodig ik u uit voor de vergadering op  dag en datum. 

Aanvang: 

Locatie: 

Uitwerking opdracht 4.06

Bij een vergadering maak je meestal gebruik van een agenda. Hierin vind je onder andere:

1. Het verslag van de vorige vergadering.
2. De bespreekpunten van de vergadering.
3. De afspraken voor de toekomst.
4. De besluitenlijst van de vorige vergadering.

Wat houdt wat in ? 

1. Opening

2. Vaststellen agenda

3.  Notulen vorige vergadering

4. Mededelingen

5. Ingekomen stukken

6. …

7. …                         Hier verwerk je de onderwerpen die in de vergadering besproken zullen worden

8. …

9. W.v.t.t.k.

10. Rondvraag 

11. Sluiting

Voor iedere vergadering stuur je een uitnodiging, met hierin:

Uitgenodigde deelnemers, locatie, tijdstip en duur, eventuele voorzieningen, agenda

Uitwerking opdracht 4.07

Agenda:

1. Opening voorzitter

2. Vaststelling agenda

3. Notulen vorige vergadering

4. Mededeling(en)

5. Ingekomen stukken

6. Overleg vakantieplanning

7. Uitleg nieuwe producten

8. Toelichting advertenties

9. WVTTK

10. Rondvraag

11. Sluiting

Afsluiter Kahoot

https://create.kahoot.it/share/secretarieel-hoofdstuk-5-v2/d5773e56-ad8a-45e0-ad8e-88bfd801da15

846 4749

Zelfstandig werken

Maken:

Opdracht 5.05 t/m 5.07

BLZ 130 t/m 134