Effectief vergaderen: hoe doe je dat?

• Marketing
• MBO
• Studiejaar 1

Effectief vergaderen: hoe doe je dat?

Doel van vergaderen

Een vergadering heeft altijd een doel nodig. Dit kan het nemen van een beslissing zijn, het oplossen van een probleem of het delen van informatie.

Vraag aan de studenten wat voor soort doelen zij hebben bij vergaderingen.

Wat weet jij al over vergaderen?

Agenda opstellen

Zorg voor een duidelijke agenda met onderwerpen die besproken moeten worden en de tijdslimiet per onderwerp.

Vraag aan de studenten hoe zij een agenda opstellen.

Efficiënt starten

Begin op tijd en wacht niet op laatkomers. Bespreek kort de agenda en de doelen van de vergadering.

Vraag aan de studenten hoe zij een vergadering efficiënt starten.

Actieve deelname

Iedereen moet de kans krijgen om te spreken. Vraag om meningen en stel vragen. Voorkom dat één persoon de hele vergadering domineert.

Vraag aan de studenten hoe zij actieve deelname stimuleren.

Vergadercultuur

Creëer een positieve en respectvolle vergadercultuur waarin iedereen zich gehoord voelt.

Vraag aan de studenten wat voor soort vergadercultuur zij belangrijk vinden.

Duidelijke communicatie

Communiceer duidelijk en vermijd jargon. Herhaal belangrijke punten en vat beslissingen samen.

Vraag aan de studenten hoe zij duidelijke communicatie waarborgen.

Beslissingen nemen

Maak duidelijke afspraken en beslissingen. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er is besloten en wat de volgende stappen zijn.

Vraag aan de studenten hoe zij beslissingen nemen in vergaderingen.

Notuleren

Maak duidelijke notulen met beslissingen en actiepunten. Stuur deze na de vergadering naar alle deelnemers.

Vraag aan de studenten wie er bij hen notuleert.

Tijdslimieten

Houd je aan de tijdslimieten per onderwerp en stop op tijd. Plan zo nodig een vervolgvergadering in.

Vraag aan de studenten hoe zij omgaan met tijdslimieten.

Evaluatie

Evalueer na afloop van de vergadering wat er goed ging en wat beter kan. Gebruik dit als feedback voor de volgende vergadering.

Vraag aan de studenten hoe zij vergaderingen evalueren.

Tips voor effectief vergaderen

Zorg voor een goede voorbereiding, vermijd afleidingen en respecteer elkaars tijd.

Deel tips vanuit eigen ervaringen of vraag studenten om tips toe te voegen.

Oefenen

Laat de studenten oefenen met het voorzitten van een vergadering en het notuleren van de besluiten en actiepunten.

Geef de studenten de kans om te oefenen met vergaderen.

Schrijf 3 dingen op die je deze les hebt geleerd.

De leerlingen voeren hier drie dingen in die ze in deze les hebben geleerd. Hiermee geven ze aan wat hun eigen leerrendement van deze les is.

Schrijf 2 dingen op waarover je meer wilt weten.

De leerlingen voeren hier twee dingen in waarover ze meer zouden willen weten. Hiermee vergroot je niet alleen betrokkenheid, maar geef je hen ook meer eigenaarschap.

Stel 1 vraag over iets dat je nog niet zo goed hebt begrepen.

De leerlingen geven hier (in vraagvorm) aan met welk onderdeel van de stof ze nog moeite. Voor de docent biedt dit niet alleen inzicht in de mate waarin de stof de leerlingen begrijpen/beheersen, maar ook een goed startpunt voor een volgende les.