Les 1 - Vergaderen

• Vergaderen
• MBO
• Studiejaar 3

Les 1 - Vergaderen

Weekplanning

Week 1: Theorie vergaderen

Week 2: Inhoud vergadering 1 per functie

Week 3: Uitnodigingen en praatpapier

Week 4: Inhoud per afdeling

Week 5: Generale repetities

Week 6: Aandeelhoudersvergaderingen

21 -10 = Herfstvakantie

Week 8: Toetsweek

De cursus vergaderen is dé voorbereiding voor de aandeelhoudersvergadering!

Wat is het doel van de aandeelhoudersvergadering?

Aandeelhoudersvergadering

Het doel van de aandeelhoudersvergadering is om 

je aandeelhouders te overtuigen dat jouw onderneming betrouwbaar is. 

Hoe ziet volgens jou een vergadering er uit?

De opbouw

1. Inleiding; 
2. Kern; 
3. Slot

Welke onderwerpen komen
naar voren in de inleiding?

Inleiding

• De voorzitter opent het overleg; 
• De voorzitter behandelt de notulen of besluitenlijst van de vorige vergadering; 
• De voorzitter doet mededelingen; 
• De voorzitter legt samen met de deelnemers de agenda vast.  

Welke onderwerpen komen
naar voren in de kern?

De kern

• De voorzitter introduceert een onderwerp; 
• De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt; 
• De deelnemers luisteren naar elkaar en reageren op elkaar; 
• De deelnemers stellen vragen en geven antwoord; 
• Er worden acties besproken en toegewezen aan een persoon;
• De acties worden vastgelegd in de actielijst;
• De voorzitter rondt het onderwerp af; 
• De voorzitter vat samen wat gezegd is en herhaalt de afspraken.  

Welke onderwerpen komen
naar voren in het slot?

Het slot

• Herhaling van de actiepunten;
• De rondvraag;
• Wat verder ter tafel komt (WVTTK);
•  Vastleggen datum volgend overleg; 
• De voorzitter bedankt iedereen voor zijn bijdrage; 
• De voorzitter beëindigt de vergadering. 

Kenmerken van een vergadering

• De voorzitter zorgt ervoor dat alle punten besproken worden; 
• De voorzitter houdt de tijd in de gaten: als het te lang duurt, is het niet meer effectief; 
• Iedereen krijgt de kans om iets te zeggen; 
• De deelnemers hebben een gemeenschappelijk doel; 
• Er worden notulen van de bespreking gemaakt met eventueel een actielijst.  

De voorbereiding van een vergadering

• Vijf W-vragen en één H-vraag
• Wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe 

Wat wordt er bedoeld met die onderdelen in de voorbereiding?

W-vragen en een H-vraag

• Wie: hoe is de relatie tot de gesprekspartners
•  Wat: wat wil je zeggen over de onderwerpen?
• Waar: Wat is een geschikte plek voor de vergadering?
• Wanneer: Wekelijks? Maandelijks?
• Waarom: is het informatief? meningvormend? besluitvormend?
• Hoe: Hoe draag je informatie over? Non- verbaal gedrag: goed luisteren, anderen uit laten spreken, een open houding, voldoende stemgeluid. 

Notuleren

Hoe gaat het notuleren nu?

1. Er is een vaste notulist
2. Er wordt gewisseld van notulist

De opbouw van de notulen

1. Inleiding
2. Kern
3. Slot 

De inleiding

• Onderwerp van de vergadering;
• Datum;
• Plaats;
• Aanwezigen;
• Afwezigen;
• Notulist.

De kern

• Besprekingen in de volgorde van de agenda (elk agendapunt krijgt een kopje, met daarvoor eventueel een nummer)
• Opening en mededelingen; 
• Vaststellen agenda; 
• Notulen vorige vergadering; 
• Besproken onderwerpen; 
• W.vt.t.k. (wat verder ter tafel komt)
• Rondvraag
• Sluiting

Slot

• Vastleggen nieuwe vergadering
• Actielijst
• Besluitenlijst

Kenmerken van de notulen

• Objectief en zakelijk; 
• Duidelijk en helder; 
• Korte zinnen; 
• Puntsgewijs. 
• Voor een afwezige moet de notulen goed te volgen zijn.  

Welke vraag heb jij nog over vergaderen?

Aan de slag! 

Maak in je schoolonderneming: 

• Een template voor de agenda van de vergadering;
• Een opzet voor de notulen;
• Stel een actielijst op.