Effectief communiceren met IK-boodschappen

• Mentorles
• WO
• Studiejaar 3

Oefening 1. Tijd 5 min.  

 Communiceren met IK-boodschappen. Bij conflicten maken we dingen snel persoonlijk. Zelfs goedbedoelde feedback voelt als een persoonlijke aanval. Tegelijkertijd hebben we ook de neiging om de ander iets te verwijten in een conflict. Gebruik daarom de IK-boodschap. Dus je start de zin met “ik zie…”, “ik denk…”, “ik voel…” en “ik wil…”. Hierdoor is het voor de ander makkelijker om jouw boodschap te accepteren. Verklarende IK-boodschappen waarmee je deelt met anderen wat jij denkt, voelt en nodig hebt. Dat helpt in wederzijds begrip en vertrouwen, en je kunt duidelijk je grenzen aangeven. Opdracht:Oefening: bedenk in 1 minuut 1 positieve IK-boodschap om aan je  kampgenoot mee te delen.  

Speler 1 “ik zie/hoor”,    (Gebruik vooral je eigen woorden. )

Speler 2  “ik voel” 

Speler 3  “ik heb behoefte aan”. 

Speler 1 Waarneming.

Hoe exacter en objectiever we zijn, des te meer de ander datgene wat we zeggen zal interpreteren als een legitieme poging tot communicatie in plaats van een oordeel dat angst en defensie oproept.

Bijvoorbeeld:

- Zeg niet “Jij bent te laat. Het is altijd het zelfde! Je kunt ook nooit op jou rekenen.” Zeg liever:“We

hadden een afspraak om acht uur. Het is nu half negen.” De eerste zin kan gemakkelijk verstaan

worden als oordeel en dus angst oproepen. De tweede is een waarneming.

Liefdevolle communicatie vraagt je om goed te luisteren en duidelijk te zijn in wat je zegt en

een scheiding te maken tussen observatie en interpretatie. Een waarneming wordt een

beoordeling door een interpretatie of een analyse. Het is de kunst om de waarneming te

scheiden van de interpretaties en gevoelens die deze oproept. Pure waarneming -

onontbeerlijk instrument in authentieke communicatie - vereist enige oefening,

Speler 2 Gevoelens.

Het is de bedoeling bij jezelf te rade te gaan over je eigen emoties. Ben ik op dit moment

blij, verdrietig, boos enz.? Hier kun je jouw interpretatie geven maar houd het bij jezelf.

Laat jouw gevoel jouw verantwoordelijkheid blijven, of de ander daar nu wel of niet iets

mee te maken heeft. Hierbij kan het goed zijn te checken of je waarneming correct was.

Bijvoorbeeld:

Als ik zeg: 'Je bent te laat, je denkt alleen maar aan jezelf zoals gewoonlijk,' dan kan de ander niets

anders doen dan betwisten wat ik zeg. Maar als ik zeg: 'We hadden een afspraak om acht uur en het is

half negen. Dat is de tweede keer in één maand. Ik voel me nu machteloos en gefrustreerd.” kan hij

mijn gevoelens niet ter discussie stellen. Die zijn helemaal van mij!

Het enige dat we moeten doen is de situatie beschrijven met zinnen die beginnen met ‘ik' in

plaats van met 'jij' of 'u'. Als ik het over mezelf heb en alleen over mezelf, bekritiseer ik

mijn gesprekspartner niet meer, val ik hem niet aan. Ik ben emotioneel, dus authentiek en

open. Als ik het goed aanpak en als ik werkelijk eerlijk ben tegenover mezelf, zal ik me

zelfs kwetsbaar opstellen. Maar meestal zal juist die oprechtheid de tegenstander

ontwapenen en hem ertoe aansporen samen te werken voor zover hij de relatie ook goed wil

houden. 

Speler 3. Behoeften.

Deze fase bestaat eruit zichzelf vragen te stellen over de behoeften die aan de basis van deze

gevoelens liggen. Wat zou je echt wensen?

Bijvoorbeeld:

Als iemand zegt: "Jij begrijpt me nooit," vertelt hij eigenlijk dat zijn behoefte om begrepen te worden,

niet bevredigd is. De "authentieke" uitdrukking van deze behoefte zou kunnen zijn: "Ik wil zo graag

begrepen worden door je”. Op dezelfde manier drukt een vrouw die haar man het verwijt: "Jij komt elke

avond te laat thuis" naar het hoofd slingert, een behoefte aan intimiteit of steun uit die niet wordt

bevredigd.

Gevoelens geven aan of een behoefte is vervuld, of juist niet. Zodra we ons bewust

zijn dat we onze gevoelens kunnen verbinden met onze behoeften, nemen we de

verantwoordelijkheid voor hun vervulling en kunnen we een effectieve strategie

ontwerpen en actie ondernemen om te komen tot het gewenste resultaat.

 "Ieder oordeel is de tragische uitdrukking van een niet-bevredigde

behoefte". Met oordelen, kritiek en interpretaties vervreemden we ons van onze

behoeften. Deze zelfde elementen gebruiken we vaak onbewust om onze verborgen

behoeften indirect te uiten.

Bijvoorbeeld:

"Ik moet altijd alles alleen opknappen" is in feite een verzoek om steun. Deze zin klinkt echter

als een verwijt en zal door de ander ook als zodanig worden opgevat.

Hoe beter we leren achter onze gevoelens onze behoeften te ontcijferen, des te meer we

met mededogen leren kijken, naar onszelf en naar de ander. 

Oefening 2. +-/- 5 min. 

Splr 1 vraagt splr 2 uit en splr 3 observeert en geeft feedback.

Oefening 2:  Het achterliggende belang achterhalen met één eenvoudige vraag. Twee mensen willen allebei de laatste sinaasappel hebben.  Uiteindelijk komen ze tot een compromis: ze delen de sinaasappel. Wat blijkt ze hebben allebei iets anders nodig  van de sinaasappel. ‘Wat maakt die sinaasappel zo belangrijk voor jou?’ Met deze vraag hadden ze een betere oplossing kunnen vinden.  Dit biedt ruimte om oplossingen te bedenken die aan ieders behoeften voldoen.  Goed om dus hiermee te oefenen, zodat een conflict niet  steeds verder escaleert.

Oefening: Schrijf het conflict/ meningsverschil op. Ook een kleine ergernis met  iemand van het kamp of tijdens het introductiespel kan al genoeg zijn om de oefening te doen.

Beantwoord de volgende vragen:Wat voor gevoel roept het op? (hanteer als basis de 4 B’s: boos, blij, bedroefd, bang?) Wat maakt dat je je zo voelt?Waarom is dit zo belangrijk voor je? Wat zou je graag willen?

En als je dit voor de ander ook doet: wat denk je dan dat hij/zij zou antwoorden? : (ga het gesprek aan en check  aannames)

Conflicten zijn situaties waarin mensen verschillende belangen hebben, die onverenigbaar lijken. Conflict klinkt meteen wat zwaar, maar met conflict bedoelen we hier ‘belangentegenstellingen’ en bij belangenstegenstellingen is de vraag: hoe komen we hieruit?

Mensen reageren verschillend in dergelijke situaties. Ieder persoon heeft eigen drijfveren – of motieven – waarom hij iets doet en hierbij zijn de volgende 2 gedragsdimensies van belang: de mate waarin iemand bezig is met zijn eigen belang (assertiviteit, dominantie) is de eerste dimensie, de mate waarin iemand bezig is met het belang van de ander (samenwerking, zorg) is de tweede dimensie. Beide dimensies spelen overigens in alle situaties een rol, niet alleen bij conflicten. Vanuit deze 2 dimensies kun je vervolgens 4 manieren (Prein, 2007) of 5 (Thomas en Kilmann, 2008) [1] onderscheiden om met conflicten om te gaan: ontlopen, toegeven, forceren, exploreren en compromissen sluiten.

Ben je weinig assertief en heb je weinig zorg en aandacht voor anderen, dan zal je veel ontlopen.

Ben je weinig assertief, maar heel erg bezig met de ander, dan zal je veel toegeven (toedekken).

Ben je heel assertief en weinig bezig met het belang van anderen, dan zal je veel forceren.

Ben je veel gericht op anderen en ook heel assertief, dan zal je exploreren (confronteren), dat wil zeggen het conflict onderzoeken en toewerken naar een oplossing die voor alle partijen goed is ‘win-win’

Is voor alle partijen het goed houden van de relatie het belangrijkste omdat de doelen van de partijen strijdig zijn, dan worden compromissen gesloten.

Oefening 3.  +-/- 5 min. 

Splr 2 vraagt splr 3 uit en splr 1 observeert en geeft feedback. Wisselen allemaal 1 keer.

Parafraseren. De achterliggende behoefte toetsen

Vaak laten we verbaal en non-verbaal al blijken wat onze behoefte is. Alleen blijven we hangen in het klagen en roddelen.  Waar heeft de ander positief behoefte aan  of wat is de achterliggende reden is voor iemands gedrag. Dat heet ook wel: parafraseren. Daarmee laat je zien dat je de ander wil zien, creëer je begrip en stimuleer je positieve actie.

Oefening: Benoem de achterliggende behoefte van de volgende punten.

1 Ik heb er een hekel aan als iedereen zich met mijn werk bemoeit. Behoefte:

2 Ik kan mijn deadline niet halen als Sam niet levert en wordt de klant boos op mij. Behoefte:

3 In het begin had ik veel ideeën, maar ik begin af te haken. Het standaard antwoord is “dat hebben we al geprobeerd en het werkt niet”. Zo demotiverend. Behoefte:

Probeer dit volgende week maar eens uit op de werkvloer. Je samenvatting hoeft niet perfect te zijn. Je gesprekspartner waardeert al dat je de moeite neemt om actief te luisteren en zal zelf aanvullen waar de behoefte nu precies ligt.

Behoeften.

We kunnen behoeften hebben op verschillende niveaus van het menselijk bestaan.

Fysiek Emotioneel Spel

Aanraking Acceptatie (aanvaarding) Humor

Bescherming Delen Plezier

Beschutting Erkenning Spelen

Beweging Geruststelling

Licht Mededogen

Lucht Nabijheid

Ruimte Ondersteuning

Rust Respect

Seksuele expressie Tederheid

Voedsel Veiligheid

Water Verbinding

Vertrouwen

Warmte

Zorg

Eigenheid Spirituele verbondenheid

Authenticiteit (echtheid) Beschouwing

Autonomie (zelfstandigheid) Betekenis

Creativiteit (scheppingsvermogen) Eenheid

Integriteit (onschendbaarheid) Harmonie

Zelfexpressie Heelheid

Helderheid

Inspiratie

Leren/groeien

Ordening

Schoonheid

Vervulling

(innerlijke) Vrede

Vieren van het leven

Vieren van verlies (rouw)

Oefening 4.  +-/- 10 min. 

Speler 1 deelt  kort met het groepje zijn allergie

 Je eigen allergie onder de loep nemen We kunnen vaak prima door één deur met mensen die op ons lijken en dezelfde dingen belangrijk vinden. Het wordt lastiger als we niet op elkaar lijkt en juist een tegengestelde behoefte hebben. Zet een team met denkers en doeners in één ruimte en ga samen een IKEA kastje in elkaar zetten. De denkers hebben de behoefte om de handleiding eerst goed te lezen. Dat vinden de doeners zonde van de tijd. De doeners willen liever direct aan de slag., die een weloverwogen planmatige aanpak belangrijk vinden… Hoe voorkom je dit? Door eerst even in kaart te brengen wie, wat, hoe en waarom wil, voorkom je dat er een conflict ontstaan. Oefening: Besteed 5 minuten om op te schrijven door welke actie je  geïrriteerd bent en waarom. Wat triggert deze persoon in jou dat jij een ‘allergische reactie’ krijgt ? Wat is de positieve kwaliteit van deze persoon die jij mogelijk ontbeert? Kun je dat waarderen?  Hoe  meer begrip en acceptatie krijgen om samen te werken? 

Pak je eigen aandeel

Conflicten kunnen vaak snel opgelost worden als ieder de moed heeft om ook te kijken wat het eigen aandeel was en is. Vaak ontstaan ruzies door miscommunicatie, niet duidelijke afspraken en onduidelijke verwachtingen. Kijk samen hoe iets is ontstaan en hoe jullie dat misschien nog steeds in stand houden. Bied je excuses aan als je iets niet handig of goed hebt aangepakt. En staar je niet blind op wat de ander fout heeft gedaan. Houd het bij jezelf. Een oud gezegde is: “Als je met je hand naar de ander wijst, wijzen er 3 vingers terug”.

Formuleer een gezamenlijk doel

Deze tip geldt vooral als je merkt dat je aan het vechten bent voor jouw gelijk en het gezamenlijke doel uit het oog verliest. Het vinden van overeenstemming, kan een eerste opening zijn om er samen uit te komen. Check samen: welk doel willen we allebei halen? Waarin zijn we hetzelfde? Hoe gedragen we ons allebei? Het verrast ruziemakers vaak dat ze meer gemeen hebben dan ze denken.

Oefening 5. +-/- 5 min. 

Speler 2 deelt kort met het groepje zijn aanname over een collega

Oefening: Check op welke aannames betrap jij jezelf.

Kijk eens of je jezelf kunt betrappen op aannames. neem een collega in gedachten benoem wat je van ze vindt/welke gevoelens je hebt (prettig, niet prettig, neutraal). Kijk nu of je mening gebaseerd is op feiten of deels ook op aannames. Dit is nog best lastig, want mogelijk zie je alleen nog datgene dat bij je aannames past. Aannames verraden zichzelf met woorden als ‘ik denk’, ‘nooit’, ‘altijd’ en ‘tot vervelens toe’. Een nuancering is niet aanwezig. Terwijl ander gedrag in die nuance zit, maar dat zie je niet meer. Aannames en vooroordelen hebben de vervelende eigenschap dat het zomaar een self-fulfilling prophecy wordt en dat besef je als je een negatief etiket op iemand plakt. Doe een gemba-walk in je eigen hoofd. Dat houdt in dat je in gedachte op zoek gaat naar verbeterpunten.

Oefening 5: Jezelf corrigeren.

Misschien denk je vaak anders, maar je bent zelf de persoon waarop je invloed hebt. Dit vraagt bewustzijn, introspectie en lef om tot zelfevaluatie te komen. Toch loont het om bewust te worden van je eigen gedrag en dit indien nodig te corrigeren.

Hieronder twee belangrijke vaardigheden waardoor je jezelf kunt corrigeren.

Aannames toetsen. Hoor je jezelf zeggen: ‘ik denk dat…’, ‘die ander zal wel…’, ‘het lijkt mij…’ en ‘zij is altijd’. Zet dan je kritische ANNA-bril op: altijd navragen, nooit aannemen. Een paar eenvoudige vragen helpen je op weg. hoe weet ik dat zo zeker? Waarom denk ik dat? Wat kan er ook aan de hand zijn?

Ook in teams kun je elkaar tijdig helpen bijsturen. Dit is heel nuttig, want bij conflicten zoeken we vaak bondgenoten, maar dan escaleert het conflict nog meer. Maak er daarom een gewoonte van om aannames te toetsen. Maak van ANNA (altijd navragen nooit aannemen) een gewaardeerd virtueel lid van het team. 

Oefening 6 +-/- 5 min. 

Splr 3 deelt tegen splr 1 

Speler  3  deelt kort met het groepje zijn aanname over een collega en doet alsof splr1 zijn collega is. 

Punten die je meekunt nemen tijdens het aanbieden van je excuses:

Zorg voor een houding en stem die je excuses ondersteunen. Je hebt ergens spijt van en dat uit je alleen geloofwaardig als je non-verbale communicatie erbij past.

Vertel waarom je spijt hebt. Zeg bijvoorbeeld: “Ik zie hoe het je heeft gekwetst, dat was niet mijn bedoeling en daar heb ik spijt van.”

Vertel wat je ervan leert: “De volgende keer zal ik tot tien tellen voordat ik reageer.” Doe ook je best om van je fouten te leren. Het steeds in herhaling vallen en dan weer sorry zeggen, zorgt voor ergernis en verzwakt je positie.

Oefening 6: Hoe bied je goed je excuses aan?

Sorry zeggen. Dit lijkt eenvoudig, maar goed sorry zeggen is een vaardigheid. Het is namelijk niet alleen het zinnetje “sorry dat ik…” , of “het spijt me” dat telt. Misschien kun je uit je jeugd nog herinneren dat tegen elkaar je sorry moest zeggen bij het oplossen van een ruzie. Je kon dan goed aan jezelf en de ander merken of het oprecht was of puur voor de show. Was het voor de show? Dan zag je non-verbaal dat de ander er niks van meende door het nog steeds boos of nonchalant uit te spreken. Bij volwassenen is het niet veel anders.

Uit onderzoek is gebleken dat mensen die hun gedrag toetsen met anderen en ook sorry kunnen zeggen, betere en gelukkigere relaties hebben. Common sense als je erover nadenkt. Toch hebben veel mensen moeite om excuses aan te bieden. Ze vinden het zwak of in de bedrijfscultuur is het een “no go”. Gelukkig is dit aan het veranderen en wordt het steeds normaler om excuses aan te bieden en is kwetsbaarheid een kracht is in plaats van een zwakte.

Aan de hand van de 6 bovenstaande oefeningen kun je zelf al een stap zetten in conflicthantering. Door hiermee te oefenen kun je beter omgaan met conflicten. Wees je ervan bewust dat de uitvoering van de oefeningen geen garantie bieden in conflicthantering, maar slechts als richtlijnen dienen.