SE-6 Les 4

• Secretariaat
• Vocational Education

SE-6 Les 4

Lesplan

2.16 Postontvangst en digitaal archiveren

2.17 Archiveren

2.18 De postkamer

Postontvangst en digitaal archiveren

Documenten worden gescand en vervolgens digitaal opgeslagen.

Bij digitaliseren gaat het om:

• digitaal verwerken en printen van post
• digitaal zoeken en opslaan van gegevens
• digitaal aanleveren van werk voor reproductie

Analoge post of Digitale post

wordt vaak omgezet naar digitaal door de documenten te scannen en digitaal op te slaan.

Documenten kunnen ook digitaal verspreid worden.

Het document wordt verstuurd naar de juiste medewerker via e-mail. 

Postontvangst en digitaal archiveren

1. Openen van de post
   
2. Scanklaar maken
   
3. Scannen van de post
   
4. Coderen / registreren
   
5. Invoeren van het juiste digitale adres (e-mail)
   
6. Versturen van de digitale post
   

Opdracht 2.19

1. Wat betekent in dit filmpje: de postkamer is de schakel in de logistieke keten?

2. Er wordt gesproken over 'tools die verouders zijn'. Wat denk je dat daarmee wordt bedoeld?

3. Waarom gaat het proces nu sneller en beter?

 

4. Wat betekent het digitaliseren van de postkamer?

Opdracht 2.19

1. Wat betekent in dit filmpje: de postkamer is de schakel in de logistieke keten?

Op de postkamer komen alle poststukken die naar personen moeen gebracht of die verstuurd moeten worden naar klanten.

2. Er wordt gesproken over 'tools die verouders zijn'. Wat denk je dat daarmee wordt bedoeld?

Dat het systeem niet digitaal is of een verouders digitaal systeem.

3. Waarom gaat het proces nu sneller en beter?

Er is nieuw systeem gekomen waarmee het proces verbeterd is, de kosten zijn verlaagd en de service is verhoogd.

4. Wat betekent het digitaliseren van de postkamer?

Dat alles via de computer gaat.

E-mail en wet- en regelgeving

Persoonlijk communicatiemiddel

Belangrijk om structuur aan te brengen aan je e-mailbox.

Mappen maken voor je inbox en uitbox.

welke email bewaard moeten worden en welke kunnen weg.

Er zijn regels voor mails die betrekking hebben op werkprocessen binnen het bedrijf. 

De receptie en internet/ intranet

Internet: veel informatie verspreiden

Intranet: interne communicatiemiddel, alleen voor werknemers bedrijf.

Via internet kan er elektronische post (email) verzonden en ontvangen worden. 

De postkamer en e-mail

Een e-mail bericht bestaat uit twee delen: De kop en de inhoud.

De kop:

• de zender
• degene aan wie het bericht verzonden is
• Het onderwerp en de datum. 
• Extra geadresseerden toevoegen bij CC en BCC

Het verschil is dat degene aan wie de mail is verstuurd, niet kan zien wie de mail ook heeft gekregen. 

CC: carbonkopie

BCC: blind carbonkopie

E-mail als archiefstuk

De archiefwet (1995): elk document een rol bij de taakuitoefening binnen de organisatie, een archiefstuk is en dus bewaard moet worden. 

E-mails: een nieuwe opdracht of een nieuwe zaak dan dient het volgens de wet worden gearchiveerd. ook voor e-mails die onderdeel zijn van een lopende zaak binnen de organisatie

E-mail als archiefstuk

E-mail wordt ook geregistreerd

Bij e-mails moeten daarom de volgende zaken geregeld worden

• Alle e-mail wordt vanaf een centraal punt verzonden en ontvangen.
• Er worden in de organisatie afspraken gemaakt over de e-mails.

Iedere medewerker in een organisatie heeft tegenwoordig een eigen e-mailadres. Wat is hiervan een voordeel en een nadeel?

Je baas stuurt jou regelmatig mailtjes die te maken hebben met verjaardagen van collega's of andere feestelijke gebeurteniisen. Hij vraagt jou dan om bijvoorbeeld een bloemetje te regelen.
Moet deze mail bewaard worden?

1. JA
2. NEE

Stelling 1: Alle documenten kunnen digitaal worden verwerkt en opgeslagen.

Stelling 2: Het kost tijd om alles te scannen en te archiveren.
Welke zijn voor- en nadeel van scannen?

1. Stelling 1 is voordeel en stelling 2 is nadeel
2. Stelling 1 is nadeel en stelling 2 is voordeel
3. Stelling 1 en 2 zijn nadelen
4. Stelling 1 en 2 zijn voordelen.

Brochures en folders; dit soort documenten zijn niet geschikt om te scannen.

1. Waar
2. Niet waar

Opdracht 2.24 

Open je eigen e-mail.

1. Welke mappen kun je maken om structuur aan te brengen?

2. Welke mails kun je weggooien?

Archiveren

Wettelijke bewaartermijn

Vroeger (ook soms nu nog) alles op papier,                    veel ruimte

Om ruimte te besparen werd er gebruik gemaakt 

van microfilm of microfiches.

Archivering en digitalisering 

postkamer medewerker is verantwoordelijk voor het ordenen en archiveren van de post.

Indexering toekennen aan de document

Goed nadenken:

• welke categorieen er gemaakt worden
• welke documenten er in welke categorie thuishoren.

Goed database opgezet, zijn alle documenten makkelijk te vinden!!! 

Digitaliseren van het archief

• Het behouden en benutten van kennis binnen de organisatie.
• Het snel en makkelijk toegankelijk maken van kennis.
• Ruimtebesparing.
• Tijdsbesparing bij het opzoeken en raadplegen  van documenten.
• Beveiliging van documenten.
• Raadplegen van het archief op afstand.
• Het sneller klanten kunnen helpen. 

Gevolgen van overgaan tot digitaal archiveren.

• Betere service verlenen aan de klanten
• De fysieke plaats van een archief of postkamer verdwijnt
• Er verdwijnen bepaalde functies en er ontstaan nieuwe functies.

Waarom hebben organisaties nog steeds papieren archief?

1. Omdat het tijdrovend is.
2. Het is een behoorlijke omslag voor een organisatie
3. Het kan een behoorlijke investering zijn.
4. Alle antwoorden zijn goed

Zijn dit voordelen van een digitaal archief?
volledig, compleet/ overzichtelijk/ centraal punt iedereen documenten kan terug vinden.

1. JA
2. NEE

Is dit nadeel van een digitaal archief?
Het is een goedkope investering

1. JA
2. NEE

Postkamer

Postkamer ‘oude’ stijl verdwijnt steeds meer, steeds meer digitaal

Toch ook altijd documenten per post: folders, boeken, rapporten

Inrichting postkamer:

• Kast met kantoorartikelen
  
• Sorteerkast
  
• Bureau met telefoon en pc
  
• Frankeermachine
  
• Kopieermachine
  
• Scanapparaat