L5 interne zakelijke correspondentie

LES 5
Week: 6

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W2 Correspondentie


Docent: dhr. R. Dewkali
1 / 31
volgende
Slide 1: Tekstslide
BedrijfseconomieMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 31 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 60 min

Onderdelen in deze les

LES 5
Week: 6

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W2 Correspondentie


Docent: dhr. R. Dewkali

Slide 1 - Tekstslide

Welkom bij Business Services
Welkom bij
Business Services

Slide 2 - Tekstslide

DEZE LES
  • Terugblik
  • Leerdoelen
  • Uitleg
  • Aan het werk
  • Lesafsluiting


AFSPRAKEN
  1. Je bent op tijd in de les.
  2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
  3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
  4. Jas uit, pet/muts etc. af.
  5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
  6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

Slide 3 - Tekstslide

LESDOELEN
Aan het einde van deze les weet je meer over...
  1. het opstellen van de notulen;
  2. het verwerken van de aantekeningen;
  3. welke schriftelijke communicatie er nog meer is.

Slide 4 - Tekstslide

Geef een voorbeeld van een zakelijk brief.

Slide 5 - Woordweb

Aanmaning
Offerte
Profitorganisatie
AIDA-formule
Factuur
Direct mail
Verkoopbrief
Te betalen rekening.
Bedrijf dat gericht is op het maken van winst.

Manier om aandacht van de ontvanger te trekken.
Prijsopgave
Herinnering om een rekening te betalen.

Slide 6 - Sleepvraag

Vergaderen en notuleren
  • Vergadering: gestructureerd en formeel overleg binnen een organisatie
  • Agenda: overzicht van bespreekpunten voor een vergadering
  1. Vaste agendapunten: onderwerpen die elke vergadering terugkomen
  2. Wisselende agendapunten: onderwerpen die elke vergadering anders zijn
  • Opening
  • Notulen vorige vergadering
  • Ingekomen stukken en mededelingen
  • Behandeling agendapunten
  • Wat verder ter tafel komt
  • Rondvraag
  • Sluiting

Slide 7 - Tekstslide

Vergaderen en notuleren
  • Notulist: degene die de notulen maakt
  • Notulen: schriftelijk verslag van een vergadering

  1. Besluiten / Actiepuntenlijst: overzicht van afspraken die tijdens een vergadering zijn gemaakt
  2. Beknopt / samenvattend verslag: geeft je per agendapunt beknopt weer wat er besproken en besloten is
  3. Woordelijk verslag: alles wordt genoteerd wat besproken is

Slide 8 - Tekstslide

Wat is in een organisatie een vergadering?
A
Een gestructureerd overleg tussen medewerkers van een organisatie.
B
Een gezamenlijke informele bijeenkomst om over iets te praten.
C
Een gezellig overleg waarin iedereen meedoet in de besluitvorming.
D
Een uitgebreide bijeenkomst om samen activiteiten te organiseren.

Slide 9 - Quizvraag

Wat wordt bedoeld met de agenda van een vergadering?
A
Aantekeningen die deelnemers maken.
B
Actiepuntenlijst.
C
Overzicht van onderwerpen die besproken worden.
D
Verslag van een vergadering.

Slide 10 - Quizvraag

Een vast agendapunt is WVTTK.
Waar staan deze letters voor?
A
Wat vandaag ter tafel komt.
B
Wat verder ter tafel komt.
C
Wat verder ter taakinvulling komt.
D
Wat vooral tot taakstelling komt.

Slide 11 - Quizvraag

Over welke twee zaken van een agendapunt moet duidelijkheid zijn voordat de bespreking ervan begint?
A
Besluit dat wordt verwacht en doel.
B
Beschikbare stukken en eindtijd vergadering.
C
Eindtijd vergadering en wat er van deelnemers wordt verwacht.
D
Doel en wat er van deelnemers wordt verwacht.

Slide 12 - Quizvraag

Wat zijn twee belangrijke taken van de voorzitter tijdens een vergadering?
A
Agendapunt inleiden. Tijd in de gaten houden.
B
Conclusie geven bij ieder agendapunt. Zelf notulen maken.
C
Tijd in de gaten houden. Deelnemers zoveel als mogelijk beïnvloeden.
D
Zorgen dat deelnemers mogen meedenken. Zelf alle besluiten nemen.

Slide 13 - Quizvraag

Waarom worden vergaderingen genotuleerd?
A
Als controlemiddel om mensen aan te spreken als ze niet aanwezig zijn geweest.
B
Iedereen moet kunnen nagaan of de ander zich aan gemaakte afspraken houdt.
C
Iedereen moet weten wat in het overleg overeengekomen en besloten is.
D
Zodat het deelnemers verweten kan worden als ze zich niet aan afspraken houden.

Slide 14 - Quizvraag

Wat is de juiste volgorde tijdens de vergadering?
A
Opening - Ingekomen stukken en mededelingen – Notulen vorige vergadering – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.
B
Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – WVTTK - Behandeling agendapunten – Rondvraag – Sluiting.
C
Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – Rondvraag- WVTTK – Sluiting.
D
Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.

Slide 15 - Quizvraag

Heel (in)formeel
Het is belangrijk om te snappen wat voor taal je moet gebruiken in een bepaalde situatie. Je nieuwe leidinggevende aanspreken met ‘Yo gappie’ is niet gepast. Maar bij je vriendengroep is dat misschien juist een gebruikelijke begroeting.
In je werk wil je jezelf niet voor gek zetten. Maar wanneer moet je nou formele taal gebruiken en wanneer niet? En wat is nou eigenlijk precies het verschil tussen formeel en informeel? 

Slide 16 - Tekstslide

Slide 17 - Link

Opdrachten  (In)formeel
Speel de quiz Wat is passend?
Maak een print screen van het resultaat > 80%, opslaan als wat is passend in BW2 Correspondentie


Speel de quiz Van formeel naar informeel
Maak een print screen van het resultaat > 60%, opslaan als van formeel naar informeel in BW2 Correspondentie


Vul het Werkblad formeel/Informeel volledig in
Opslaan als formeel informeel in BW2 Correspondentie


Speel de quiz Beroepen
Maak een print screen van het resultaat > 80%, opslaan als beroepen in BW2 Correspondentie


Slide 18 - Tekstslide

Intern of extern bericht
Als medewerkers van een organisatie met elkaar communiceren, wordt dat interne communicatie genoemd. Wanneer er communicatie is tussen leden van een organisatie en een externe partij, dan is dit externe communicatie.

Interne berichten worden daarom alleen verspreid binnen de eigen organisatie. Denk aan een bericht op het intranet. Externe berichten gaan juist naar buiten toe, zoals een nieuwsbrief naar iedereen in het klantenbestand.

Slide 19 - Tekstslide

Slide 20 - Link

Opdracht C  Quiz interne of externe communicatie
  1. Speel de quiz Interne of externe communicatie
  2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
  3. Opslaan als interne of externe communicatie in BW2 Correspondentie

Slide 21 - Tekstslide

Overige schriftelijke communicatie
  • Memo
  • Ontvangstbevestiging bij sollicitatie
  • Uitnodiging sollicitatiegesprek  Human Resource Management
  • Afwijzingsbrief
Kort schriftelijk bericht naar een collega.

Slide 22 - Tekstslide

Wat is een memo?
A
Een duidelijke mail waarin een vraag van een collega uitvoerig wordt beantwoord.
B
Een kort en zakelijk bericht waarmee een collega geïnformeerd wordt over iets.
C
Een uitnodigingsmail voor een sollicitant waarin informatie wordt gegeven.
D
Een uitnodigingsmail naar een klant voor een bezoek om te praten over een klacht.

Slide 23 - Quizvraag

Waarom stuurt een bedrijf een ontvangstbevestiging naar een sollicitant?
A
Om aan te geven dat de vacature inmiddels is ingevuld.
B
Om aan te geven dat het lang duurt voordat de sollicitant een reactie krijgt.
C
Om te laten weten dat de brief is aangekomen maar niet in behandeling wordt genomen.
D
Om te laten weten dat de sollicitatie in behandeling is en dat een reactie volgt.

Slide 24 - Quizvraag

Miranda stuurt een uitnodiging voor een externe vergadering naar alle leden van het managementteam. Ze geeft in de brief aan waar, wanneer en hoe laat de vergadering begint. Ze voegt een routekaartje toe. Welke onderwerp regel kan ze het beste gebruiken in de uitnodiging?
A
Managementteam gaat vergaderen
B
Uitnodiging vergadering managementteam
C
Route vergadering managementteam
D
Uitnodiging voor een vergadering

Slide 25 - Quizvraag

Correspondentie bij Gerritsen
Kunnen beargumenteren waarom een sollicitatie goed of minder goed is.
Afwijzingsbrief opstellen aan de hand van sjabloon afwijzingsbrief.

Slide 26 - Tekstslide

Slide 27 - Link

Opdracht 4.1  Sollicitatiebrieven
  1. Stuur mij via het sjabloon E-mail jouw top-4 van kandidaten
  2. Opslaan als sollicitatiebrieven in BW2 Correspondentie

Slide 28 - Tekstslide

Slide 29 - Link

Opdracht 4.2  Bevestigingen sturen
  1. In de bibliotheek bij standaardbrieven vind je de sjablonen van de uitnodigings- en afwijzingsbrieven
  2. Sla de bestanden op in BW2 Correspondentie
  3. Geef de bestanden de volgende namen:
     afwijzing sollicitatie Amsterdam
     afwijzing sollicitatie Jong
     uitnodiging sollicitatiegesprek Hosain
     uitnodiging sollicitatiegesprek Rooijen

Slide 30 - Tekstslide

Slide 31 - Tekstslide