Agendabeheer les 2 en ergonomie

• Administratie
• MBO
• Studiejaar 2

Agendabeheer en ergonomie

Terugblik

We hebben het in de vorige les gehad over agendabeheer.

Wat weet je nog?

Agendabeheer

Leervragen

- Hoe nodig ik mensen uit voor een vergadering met behulp van

   Outlook?

- Hoe kan ik het terugkeerpatroon gebruiken bij het uitnodigen?

- Wat is ergonomie?

- Wat is RSI?

- Welke ergonomische tips  kun je iemand geven die veel

   computerwerk doet, zodat diegene geen last krijgt van RSI?

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
• Tijdig plannen en regelen van afspraken
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Agendabeheer

Vergaderverzoek 

In Outlook kun je mensen uitnodigen voor een vergadering.

Ga op de datum van de vergadering staan.

Klik op Nieuwe vergadering in de taakbalk.

Vergaderverzoek

- Vul de e-mailadressen in van de mensen die je wilt uitnodigen.

- Bij optioneel vul je de e-mailadressen in van mensen voor wie

   het overleg mogelijk interessant is, maar hun aanwezigheid is

   niet vereist.

- Vul tijd en plaats in.

- Voeg eventueel een berichtje toe, met bijvoorbeeld het doel of

  het onderwerp van de vergadering.

Accepteren, voorlopig en weigeren

De ontvanger van de uitnodiging kan aangeven of

-  hij de uitnodiging accepteert,

- voorlopig accepteert 

- of weigert. 

Hij/zij kan daarbij een toelichting geven, maar dat hoeft niet.

Hij kan ook een nieuw tijdstip voorstellen of een berichtje sturen.

Nog 4 handigheidjes in Outlook

Terugkeerpatroon,

categoriseren,

herinnering

en 

urgentie

Urgentie

Het symbool voor urgentie is het rode uitroepteken in de taakbalk. 

Urgentie betekent dat iets dringend is. 

Terugkeerpatroon

Met terugkeerpatroon kun je een vergadering of afspraak die regelmatig terugkomt, in 1 keer invoeren voor een bepaalde periode.

Herinnering 

Je kunt Outlook een herinnering laten sturen dat de vergadering over een kwartier start. 

Je kunt dit zelf instellen. Het kan ook een dag of een aantal uren van te voren zijn. 

Categoriseren

Met behulp van kleuren kun je je afspraken in categorieën ( = in soorten) verdelen. In je agenda kun je dan aan de kleur zien wanneer je welk soort afspraak hebt. 

Bv. blauw is werkoverleg. 

Door te klikken op "alle categorieën" kun je aangeven wat elke kleur betekent.

Opdrachten agendabeheer

Maak een map Agendabeheer in je map van module 5.

Maak de opdrachten in het Word-bestand Agendabeheer .

Doe een printscreen van elke opdracht in je portfolio van module 5 bij Agendabeheer. 

Ergonomie

Ergonomie

Ergonomie is de wetenschap die zich bezighoudt met het aanpassen van de omgeving aan de mens. 

Voorbeeld: als je administratief werk doet is het goed om een bureau en een stoel te hebben die bij je lengte passen.

Het doel van ergonomie is lichamelijke problemen voorkomen.

RSI

RSI is een verzamelnaam van klachten die je kunt krijgen als je veel achter de computer werkt. 

Veel voorkomende klachten zijn: pijnlijke of vermoeide ogen, rode ogen, hoofdpijn, koude handen, pijn in de (onder)rug, kramp in de schouders en een muisarm.

Oorzaken RSI

RSI kan je krijgen als je met een gespannen houding achter de computer zit te werken. Veel mensen zitten uren achter elkaar met gespannen schouder achter de computer. 

Ook stress kan een oorzaak zijn.

Ergonomie

Lees het document Ergonomie.

Maak de volgende opdrachten: 

SPL -> Leef je uit:

Goede ontvangst: 4.5, 7.4 en 7.6

Zakelijke hulp:   2.4 en 8.6

Opdrachten

Maak de volgende opdrachten:

- De opdrachten in het Word-document Agendabeheer

- De opdrachten in het document Ergonomie (zie ook vorige sheet)

- De leervragen (Zie volgende sheet)

Leervragen

- Hoe nodig ik mensen uit voor een vergadering met behulp van

   Outlook?

- Hoe kan ik het terugkeerpatroon gebruiken bij het uitnodigen?

- Wat is ergonomie?

- Wat is RSI?

- Welke ergonomische tips  kun je iemand geven die veel

   computerwerk doet, zodat diegene geen last krijgt van RSI?