Les 4: opdracht evenementen organisatie maken

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 4: Evenementen organisatie

les 4

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht evenementen organisatie maken

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

Lesdoelen

• Je kunt benoemen welke onderdelen nodig zijn
  voor het organiseren van een bijeenkomst.     

• Je kunt aangeven welke onderdelen nodig zijn
   voor een succesvol verloop van een bijeenkomst.  
• Je kunt een eenvoudig kostenoverzicht opstellen.
• Je kunt een eenvoudig draaiboek invullen.
• Je kunt de verschillende onderdelen van een bijeenkomst in de goede volgorde zetten.

Het organiseren van een bijeenkomst

Je hebt allemaal weleens een bruiloft, een festival of een belangrijke sportwedstrijd bijgewoond. Je snapt vast dat bij de organisatie veel komt kijken om alles op rolletjes te laten verlopen. Je gaat leren wat er bij de organisatie van een bijeenkomst allemaal komt kijken. Denk aan het maken van een uitnodiging, het invullen van een draaiboek, het opstellen van een kostenoverzicht, het uitzoeken van een geschikte locatie, het kiezen van een gastspreker en het maken van een presentielijst. 

Sweet sixteen party

Een bijeenkomst klinkt misschien zakelijk, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Ook bijvoorbeeld de sweet sixteen party van je zusje is een bijeenkomst. Jij mag deze gaan organiseren! 

De voorbereidingen gaan van start, maar waar begin je? In de volgende slide staat een opdracht klaar!

www.stichtingpraktijkleren.nl

Het belang van een draaiboek

Als je een interne bijeenkomst op je werk organiseert, dan mag je in de voorbereiding niets vergeten. Stel dat je bent vergeten een beamer met scherm te regelen, dan is de PowerPointpresentatie van de spreker voor niets gemaakt en moet de presentator ter plekke iets anders bedenken. Dat kan natuurlijk niet! Om ervoor te zorgen dat je een bijeenkomst zo goed mogelijk organiseert, is het belangrijk dat je een draaiboek maakt. Er zijn drie verschillende draaiboeken: draaiboek vóór, draaiboek tijdens en draaiboek ná de bijeenkomst. In de volgende opdracht gaan we daar verder naar kijken!

Definitie van een draaiboek

Een gedetailleerd document dat de planning en uitvoering van een evenement of project beschrijft

Belang van een draaiboek

Gestructureerde aanpak: een systematische methode die helpt bij het organiseren van activiteiten.

Minimaliseren van fouten: Het verminderen van de kans op vergissingen of problemen binnen een project.

Coördinatie van taken: Het effectief toewijzen en beheren van verschillende taken en verantwoordelijkheden binnen een team.

Voorbeelden van de bijdrage van een draaiboek aan een project of evenement

• Voorbereiding van activiteiten
  
• Tijdmanagement
  
• Coördinatie van teamleden
  
• Communicatie en samenwerking

Gevolgen van het ontbreken van een draaiboek

Verwarring: een gebrek aan duidelijkheid en orde, vaak resulterend in onzekerheid of fouten

 

Vertraging: het achterlopen op schema, wat kan leiden tot latere voltooiing dan gepland

Kwaliteitsproblemen: wordt de optimale kwaliteit geleverd?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Plan van aanpak

1. Doel en doelgroep identificeren: Bepaal het doel en de doelgroep van het evenement of project.
   
2. Takenlijst en verantwoordelijkheden: Stel een gedetailleerde takenlijst op en wijs verantwoordelijkheden toe.
   
3. Tijdlijn met mijlpalen en deadlines: Maak een tijdlijn met belangrijke mijlpalen en deadlines voor het project of evenement.
   
4. Informatie verzamelen: Verzamel alle benodigde informatie voor het evenement of project.
   
5. Informatie organiseren: Organiseer alle verzamelde informatie overzichtelijk in een draaiboek.
   
6. Samenwerking en groepsopdracht: Leg het belang uit van samenwerking in groepen bij het maken van een draaiboek.

To Do

1. Draaiboek: een gedetailleerd plan of schema voor de organisatie van een evenement of project.
   
2. Takenlijst: een opsomming van alle taken die uitgevoerd moeten worden, vaak met aangewezen verantwoordelijken.
   
3. Tijdlijn: een chronologische weergave van gebeurtenissen en deadlines die belangrijk zijn voor de voortgang van een project of evenement.
   

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

Lesdoelen

• Je kunt benoemen welke onderdelen nodig zijn
  voor het organiseren van een bijeenkomst.     

• Je kunt aangeven welke onderdelen nodig zijn
   voor een succesvol verloop van een bijeenkomst.  
• Je kunt een eenvoudig kostenoverzicht opstellen.
• Je kunt een eenvoudig draaiboek invullen.
• Je kunt de verschillende onderdelen van een bijeenkomst in de goede volgorde zetten.

www.stichtingpraktijkleren.nl