Thema 2 Evenement Organisatie Seline

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Thema 2

Evenement Organisatie

HET DOEL

Na dit thema weet je wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een (kleinschalig) evenement en kun jij een evenement organiseren.

WAT GAAN JULLIE ORGANISEREN?

De studenten van de BSN01 en de BSM02 gaan de diplomering op woensdag 6 juli organiseren en het eindejaarsfeest voor de studenten op woensdag 15 juni organiseren. 

Er zijn 97 studenten die het eindejaarsfeest potentieel kunnen bijwonen. Budget is aangevraagd (denk aan maximaal 10 euro pp).

DE OPDRACHT

Organiseer een evenement of workshop voor een specifieke doelgroep. 

- De bijeenkomst moet fysiek zijn. Je houdt rekening met de reguliere en actuele regels omtrent veiligheid. 

- Je ontwikkelt een draaiboek (de fase voorafgaand aan het event en voor het event zelf).  

- Je maakt een begroting.

 

Wat komt er in het draaiboek?

WAT GA JE LEREN?

Je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor een bijeenkomst.

Je hebt kennis van offertes en budgettering.

Je zoekt een locatie, rekening houdend met het budget, het aantal genodigden, de grootte van de locatie, de faciliteiten en de reistijd naar de locatie.

Je reserveert de locatie en faciliteiten op tijd en geeft daarbij alle gegevens, wensen en eisen nauwkeurig door.

Je kent de principes van een planning, draaiboek en checklist.

Je overlegt met je leidinggevende over het doel, de doelgroep, de datum en het budget van de bijeenkomst.

Je ontwikkelt een draaiboek, planning of checklist die aansluit op de te organiseren bijeenkomst.

Je maakt (gerichte) promotie voor de bijeenkomst via verschillende kanalen.

Je evalueert de bijeenkomst en komt tot verbeterpunten voor een volgende keer. 

TIJDPAD 

WK1 18-22 april (maandag geen les, vrijdag geen les) 

WK 2 vakantie

WK 3 vakantie

WK 4 9-13 mei

WK 5 16-20 mei (maandag en dinsdag geen les) 

WK 6 23-27 mei  

WK 7 30 mei- 3 juni 

Wk 8 6-10 juni  (maandag 6 jun geen les)

WK 9 13-17 juni (evenement)

WK 10 20-24 juni  

WK 11 27-1 juli geen les --> Evenement

15 juni EINDEJAARSFEEST 

6 juli DIPLOMERING 

Hoeveel lessen hebben we daadwerkelijk om het evenement te organiseren?

WAT = DOELGROEP?

Wat zijn onze doelgroepen? 

BRAINSTORMEN

Je kent de opdracht. Zet al je ideeën op papier.

KRITISCHE VRAGEN

1. Wat is het doel van het evenement?​

​

2. Wanneer vindt het evenement plaats? En hoe lang duurt het?​

​

3. Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben? Naamsbekendheid opbouwen? Een financieel gewin uithalen?

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

WAT IS HET DOEL?

Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen​

Zaken doen/geld verdienen​

Bedanken/belonen​

Motiveren​

Imago vestigen, bevestigen of verbeteren​

Consensus of draagvlak creëren​

Elkaar (anders) leren kennen​

Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten

TIJDSTIP EN DUUR

- Datum: afstemmen met collega’s.​

- Er is een  aantal ongunstige periodes:​

o De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.​

o Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.​

o Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.​

o De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.​

o Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden. ​

- Dag: weekdag of weekend?​

- Duur: dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?​

- Tijdstip: houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.​

Wat is een doelgroep

Hiermee bepaal je voor wie de bijeenkomst is bestemd en wie je wil bereiken. Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen (internen, externen, oud, jong, kennisniveau, weerstanden enzovoort). 

Welke soorten zijn er?

medewerkers van het bedrijf

medewerkers van een bepaalde afdeling

directie en leidinggevenden

relaties (bestaande of toekomstige klanten/leveranciers)

aandeelhouders en bestuursleden

mensen met kennis van het product dat of de dienst die het bedrijf levert

pers (krant, radio, tv)

omwonenden

mensen met een gezaghebbende functie (zoals een burgemeester, ambtenaren, politie, brandweer of wethouders). 

INTERNE DOELGROEP

- personeelsleden​

- oud-personeelsleden​

- bestuurders​

- partners

EXTERNE DOELGROEP

= klanten​

= leveranciers​

= pers​

= omwonenden​

= overheden

Bepalende factoren voor een budget:​

amusement​                                                                                                  attenties​

audiovisuele middelen en assistentie​                                             beveiliging ​

bewegwijzering​                                                                                          decoraties​

catering (voor gasten en medewerkers)​                                        drukwerk​

garderobe​                                                                                                     gasten (o.a. vip’s)​

huur locatie en opbouw​                                                                          promotiekosten​    meubilair/inrichtingskosten​                                                                 schoonmaak​

technische voorzieningen                                                                     sprekers​  

vergunningen​                                                                                               vervoer

MARGE

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!​

​

Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag 10% van de totale kosten bedragen. 

LET OP!

Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.​

​

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

PLAN VAN AANPAK

Voorblad​

Inhoudsopgave​

Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)​

Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.​

Werkplanning​

Taakverdeling​

Begroting​

Evaluatie