Teamoverleg

• Bedrijfseconomie
• Secundair onderwijs

Teamoverleg 

Doel van een vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

Verschillende soorten vergaderingen

1. Informatieve vergadering.

- het overdragen of verkrijgen van informatie van de ene persoon naar de andere.
- Het kennis nemen van deze informatie staat centraal. 

- Naar aanleiding hiervan kan de deelnemer zich een beeld en eigen oordeel vormen over het onderwerp.

2. Probleemoplossende vergadering.

Deze vergadering staat in het teken van een bepaald probleem waarover gezamenlijk gesproken moet worden om te komen tot een oplossing.

3.Besluitvormende vergadering.

 Er moet een beslissing genomen worden over een bepaald onderwerp. Hierover wordt met de deelnemers gediscussieerd, waarna men tot een gezamenlijk besluit komt.

Vaste agendapunten

- Opening                               

- Mededelingen en ingekomen stukken 

- Verslag van de vorige vergadering (/goedkeuring notulen)

[- Wisselende agendapunten]

- Rondvraag

- Sluiting

fase 1 : Voorbereiding

1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.

2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.

3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.

4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.

5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.

6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.

7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

fase 2: Tijdens vergadering

1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.

2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 

3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).

4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.

5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.

6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.

fase 3: Afronden 

1. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.

2. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.

3. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

fase 4: Na de vergadering

Na de vergadering

1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.

2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …

3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.

4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.

5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.

6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!