Zakelijke en persoonlijke email

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 2

Zakelijke e-mail schrijven

Wat gaan we doen? 

-Je weet aan het einde van de les hoe een zakelijke e-mail met een goede opbouw eruit

ziet.

- Je weet aan welke criteria een samenhangende, zakelijke e-mail moet voldoen.

- Je noemt verschillende argumenten bij een standpunt en formuleert deze correct.

- Je weet welke onderdelen een schrijfplan bevat en hoe deze zijn uitgewerkt.

- Je gebruikt een schrijfplan om zelf je zakelijke e-mail te schrijven.

- Je schrijft een zakelijke, samenhangende e-mail met een duidelijke opbouw die voldoet

aan de gestelde tekst criteria voor een zakelijke e-mail, die afgestemd op het juiste doel/publiek. (adressering etc).

Tijd, wat, wie? 

- Wat: oriëntatie, leerdoelen, uitleg d.m.v. Lessonup. Allemaal. 15 minuten. 

-  Zelfstandig aan de slag met de opdracht. 20 minuten

- Evaluatie. Hoe ging het? Wat neem ik mee? 10 minuten

Wat is het verschil tussen een zakelijke brief en een zakelijke e-mail?

Verschillen zakelijke brief / email

Er zijn een aantal verschillen tussen een zakelijke brief en een e-mail. Hoewel de inhoud hetzelfde is in beide gevallen, is de indeling iets anders. 

In een e-mail schrijf je de gegevens van de geadresseerde niet op. De ‘betreft-regel’ wordt vervangen door de ‘onderwerpregel’. 

Als je bijlagen meestuurt, plaats je boven de e-mail een regel waarin je vermeldt wat voor documenten je hebt bijgevoegd.

Opmaak zakelijke email

Aan: mailadres geadresseerde

Onderwerp: waar gaat de email over?

Aanhef: Geachte heer/mevrouw,

Inleiding: Wie ben je? Waarom schrijf je?

Kern: Belangrijke informatie, vragen, enz. 

Afsluiting: Bedankje en wat verwacht je?

Slotgroet: Met vriendelijke groet, 

Afzender: Naam + achternaam

Afzender+adressering =

Naam

Adres

Postcode + stad

Tussen ieder deel witregels

Verschil tussen e-mail en brief

Tekstdoel

Denk vooraf na of lees de opdracht goed. Waarom schrijf je de persoonlijke of zakelijke e-mail?

Bijvoorbeeld:

• omdat je informatie wil ontvangen. 
• omdat je iemand wilt uitnodigen.

Leespubliek: persoonlijk of zakelijk?

Aan wie schrijf je een persoonlijke brief of e-mail?

Zakelijk: formele taal

iemand die je niet persoonlijk of niet goed kent

Persoonlijk: informele taal

Iemand die je goed kent

vader, moeder, opa, oma, tante, oom, nicht, neef, vriend of vriendin.

Iedere tekst schrijf je met een doel. Welke tekstdoelen ken jijnog?

Persoonlijk taalgebruik

Een persoonlijke e-mail schrijf je dus aan iemand die je persoonlijk kent.

Die persoon spreek je daarom ook op een persoonlijk e manier aan. Met je en jij. En niet met u.  

Dit noem je informeel taalgebruik. Dus: je en jij!

Zakelijk taalgebruik

Een zakelijke e-mail schrijf je dus aan iemand die je niet persoonlijk kent.

Die persoon spreek je daarom ook op een nette/zakelijke manier aan. Met u. En niet met je of jij. Schrijf alleen in de enkelvoud. Dus wél u, geen jullie!

Dit noem je formeel taalgebruik. Dus: u en uw!

Welk antwoord past bij een persoonlijke brief / e-mail?

1. Geachte
2. Mvg,
3. Met vriendelijke groet,
4. Tot snel!

In welke vorm schrijf je een zakelijke brief of e-mail?

1. je/jullie
2. u/jullie
3. u/uw
4. je

De plaats en datum schrijf je bij...

1. bij zakelijke én persoonlijke e-mail
2. alleen bij zakelijke e-mail
3. alleen bij persoonlijke e-mail
4. geen van beiden

Wat is een goede afsluiting voor een zakelijke brief?

1. Groetjes,
2. mvg,
3. Met vriendelijke groet,
4. Hoogachtend,

Lees onderstaande situatie door

Je hebt onlangs gevlogen met luchtvaartmaatschappij Corendon naar de Canarische Eilanden (Tenerife).

Helaas is bij aankomst jouw koffer kapot aangekomen. Je bent hier behoorlijk geïrriteerd over en wilt als oplossing een schadevergoeding voor de koffer. Je hebt van de reisleiding ter plaatse gehoord dat je het beste een e-mail kunt sturen naar het customer support team van Corendon. Ze vertelde je ook dat het belangrijk is om te vermelden wat je vervelend vond aan deze situatie en wat voor jou een ideale oplossing zou zijn. Verder gaf ze aan dat het belangrijk is om je taalgebruik af te stemmen op de customer support medewerker(ster) en je netjes voor te stellen.

Maak voor het schrijven van de e-mail een schrijfplan. Neem alle onderdelen van het schrijfplan hierin mee en lever deze in via de mail.

Onderdelen schrijfplan

Stap1 Voorbereiding

Beantwoord de volgende vragen:

Voor wie schrijf ik?

Wat is mijn schrijfdoel?

Welke tekstsoort gebruik ik?

Welke datum, adres?

Welke informatie moet ik vragen of geven?

Markeer alle woorden die belangrijk zijn voor de e-mail die je gaat schrijven.

Doe dit in de tekst.

Onderdelen schrijfplan

Stap 2 Uitvoering

Schrijf een kladversie van de tekst.

Stap 3 Controle

Lees de kladversie intensief en let op:

Staan alle gevraagde gegevens in de tekst?

Controleer op fouten: grammatica, spelling, zinsopbouw.

Is de tekst leesbaar en goed te begrijpen voor een buitenstaander?

Klopt de alinea-indeling? Inleiding - middenstuk - afsluiting?

Onderdelen schrijfplan

Stap 4 Herschrijven

Schrijf de netversie van de tekst.

Wees niet bang om je kladversie te verbeteren!

Stuur de e-mail (deze les) naar mijn emailadres: j.stö[e-mail]

Zelf aan de slag!

Aan het einde van de periode

maak je een toets zakelijke brief

Uitgewerkt voorbeeld 

Stap 1: Voorbereiding

• Voor wie schrijf ik?

Customer Support Team van Corendon

• Wat is mijn schrijfdoel?

Een schadevergoeding krijgen voor mijn kapotte koffer

• Welke tekstsoort gebruik ik?

Informerend/ formele e-mail

Uitgewerkt voorbeeld 

• Welke datum, adres?

Datum: Huidige datum

Adres: Customer Support Team, Corendon

• Welke informatie moet ik vragen of geven?

Voorstellen

Vluchtinformatie (datum, vluchtnummer)

Beschrijving van het probleem (kapotte koffer)

Wat er vervelend aan was

Verzoek om schadevergoeding

Ideale oplossing

Uitgewerkt voorbeeld 

Markeer alle woorden die belangrijk zijn voor de e-mail die je gaat schrijven:

Koffer, kapot, schadevergoeding, customer support, Corendon, vluchtinformatie, probleem, vervelend, ideale oplossing, voorstellen.

Uitgewerkt voorbeeld 

Aan: Customer support team Corendon

Onderwerp: Schadevergoeding voor kapotte koffer

Geachte heer/mevrouw,

Mijn naam is Joyce Stöcker en ik heb onlangs gevlogen met uw luchtvaartmaatschappij Corendon naar de Canarische Eilanden, specifiek Tenerife. Mijn vlucht vond plaats op 22 mei 2024, met vluchtnummer CD1234

Bij aankomst op Tenerife ontdekte ik tot mijn grote ergernis dat mijn koffer kapot was aangekomen. De koffer was beschadigd aan de zijkant, waardoor ik moeite had om hem te openen en mijn spullen eruit te halen. Dit heeft voor veel ongemak gezorgd tijdens mijn vakantie.

Ik heb van de reisleiding ter plaatse vernomen dat ik het beste contact kan opnemen met uw customer support team voor een schadevergoeding. Mijn ideale oplossing zou zijn om een vergoeding te ontvangen voor de kosten van een nieuwe koffer, aangezien de beschadigde koffer niet meer bruikbaar is.

Ik hoop dat u mijn situatie begrijpt en dat we tot een passende oplossing kunnen komen. Bijgevoegd vindt u enkele foto's van de beschadigde koffer ter ondersteuning van mijn claim.

Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Joyce Stöcker

Lutonbaan 9

0612345678

Uitgewerkt voorbeeld 

Ik heb van de reisleiding ter plaatse vernomen dat ik het beste contact kan opnemen met uw customer support team voor een schadevergoeding. Mijn ideale oplossing zou zijn om een vergoeding te ontvangen voor de kosten van een nieuwe koffer, aangezien de beschadigde koffer niet meer bruikbaar is.

Ik hoop dat u mijn situatie begrijpt en dat we tot een passende oplossing kunnen komen. Bijgevoegd vindt u enkele foto's van de beschadigde koffer ter ondersteuning van mijn claim.

Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Joyce Stöcker

Lutonbaan 9

0612345678

Stap1 Voorbereiding

Beantwoord de volgende vragen:

Voor wie schrijf ik?

Wat is mijn schrijfdoel?

Welke tekstsoort gebruik ik?

Welke datum, adres?

Welke informatie moet ik vragen of geven?

Markeer alle woorden die belangrijk zijn voor de tekst die je gaat schrijven.

Doe dit in de tekst en in de opdracht.

Stap 2 Uitvoering

Schrijf een kladversie van de tekst.

Stap 3 Controle

Lees de kladversie intensief en let op:

Staan alle gevraagde gegevens in de tekst?

Controleer op fouten: grammatica, spelling, zinsopbouw.

Is de tekst leesbaar en goed te begrijpen voor een buitenstaander?

Klopt de alinea-indeling? Inleiding - middenstuk - afsluiting?

Stap 4 Herschrijven

Schrijf de netversie van de tekst.

Wees niet bang om je kladversie te verbeteren!

Mail het schrijfplan naar mijn emailadres: j.stö[e-mail]

Schrijfopdracht (inleveren Teams)

Omdat je stage langzaam maar zeker tegen het einde loopt schrijf je een zakelijke of persoonlijke e-mail naar je stagebeleid(st)er. 

In je e-mail geef je aan dat je graag een gesprekje wil inplannen met je begeleid(st)er. De reden is omdat je graag jouw stage zo goed mogelijk wil afronden en de laatste weken nog zo goed mogelijk wil gebruiken hiervoor. Daarnaast is deze e-mail zelf ook bedoeld als oefening voor het vak Nederlands. 

Tijdens dit gesprek hoop van je van begeleid(st)er enerzijds feedback te krijgen hoe het tot nu toe gaat en anderzijds tips te krijgen over hoe jij je stage zo goed mogelijk kunt afsluiten.

Succes!

Benoem in elk geval de volgende onderdelen 

 de aanleiding om de e-mail te schrijven

 periode stage

 de wens om feedback te krijgen over je presteren

 dat je graag tips wil om je stage zo goed mogelijk af te sluiten

 doe een voorstel voor deze afspraak binnen de komende 3 weken