THEMA 2 les 1 wat gaan we doen

• THEMA 2
• MBO
• Studiejaar 1

THEMA EVENEMENT ORGANISEREN

en dat gaan we dus echt doen!!!

WAT WEET JIJ VAN
HET ORGANISEREN
VAN EEN EVENEMENT

De missie

De studenten van BSN07, gaan zich bezighouden met het project Kletskoppen op Maat Transvaal. 

Dit wordt gehouden op woensdag 22 juni de hele dag, in de bibliotheek.

Kletskoppen richt zich op het leren, informeren en amuseren rondom taal. Tijdens onze activiteiten presenteren taalonderzoekers van de Radboud Universiteit en het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek op een speelse manier hun kennis over taal en taalontwikkeling aan kinderen van twee tot twaalf jaar en hun (groot)ouders.

WAT ga je leren?

Je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor een bijeenkomst.

Je hebt kennis van offertes en budgettering.

Je zoekt een locatie, rekening houdend met het budget, het aantal genodigden, de grootte van de locatie, de faciliteiten en de reistijd naar de locatie.

Je reserveert de locatie en faciliteiten op tijd en geeft daarbij alle gegevens, wensen en eisen nauwkeurig door.

Je kent de principes van een planning, draaiboek en checklist.

Je overlegt met je leidinggevende over het doel, de doelgroep, de datum en het budget van de bijeenkomst.

Je ontwikkelt een draaiboek, planning of checklist die aansluit op de te organiseren bijeenkomst.

Je maakt (gerichte) promotie voor de bijeenkomst via verschillende kanalen.

Je evalueert de bijeenkomst en komt tot verbeterpunten voor een volgende keer. 

AFSPRAKEN MET DE KLAS

Wát spreken we onderling af om dit evenement tot een succes te maken?

HOE begin je?

Volgorde waarmee je als eerste begint met het organiseren:

Allereerst begin je met de 5 W´s 

Wie, wat, waar, wanneer en waarom. 

Vanuit daar ga je verder werken. 

WIE = doelgroep

WAT lijkt je leuk om te doen?

WAAR = locatie

BRAINSTORMEN

Je weet al de opdracht. Zet al je ideeën op papier

WANNEER en WAAROM

STAAN AL VAST...........

UITSCHRIJVEN wat 't wordt:

WIE

WAT

WAAR

WANNEER
WAAROM

DATA VASTLEGGEN EN COMMUNICEREN

TIJDSPAD (aanpassen)

18-22 april - maandag geen les, vrijdag 22 april geen les

2 weken vakantie

9-13 mei

16-20 mei maandag en dinsdag geen les

23-27 mei – donderdag 26 en vrijdag 27 geen les???

30 mei- 3 juni

6-10 juni – maandag 6 juni geen les

13-17 juni (evenement)

20-24 juni (evenement)

27-1 juli geen les -> 6 juli evenement

hoeveel lessen heb je daadwerkelijk om evenement te organiseren?

Beoor-delings-

formulier

examen

Bijeen-

komst

organiseren

DE BASIS

Je gaat een evenement organiseren… ​

​

Maar welke stappen moet je zetten en waar moet je op letten, zowel vóór, tijdens als na het event? ​

​

Een plan van aanpak helpt je om de kaders waarbinnen je gaat organiseren duidelijk te maken!

KRITISCHE VRAGEN

1. Wat is het doel van het evenement?​

​

2. Wanneer vindt het evenement plaats? En hoe lang duurt het?​

​

3. Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben? Naamsbekendheid opbouwen? Een financieel gewin uithalen?

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?​

​

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?​

​

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

WAT IS HET DOEL?

Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen​

Zaken doen/geld verdienen​

Bedanken/belonen​

Motiveren​

Imago vestigen, bevestigen of verbeteren​

Consensus of draagvlak creëren​

Elkaar (anders) leren kennen​

Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten

TIJDSTIP EN DUUR

- Datum: afstemmen met collega’s.​

- Er is een  aantal ongunstige periodes:​

o De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.​

o Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.​

o Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.​

o De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.​

o Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden. ​

- Dag: weekdag of weekend?​

- Duur: dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?​

- Tijdstip: houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.​

Wat is een doelgroep

Hiermee bepaal je voor wie de bijeenkomst is bestemd en wie je wil bereiken. Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen (internen, externen, oud, jong, kennisniveau, weerstanden enzovoort). 

Welke soorten zijn er?

medewerkers van het bedrijf

medewerkers van een bepaalde afdeling

directie en leidinggevenden

relaties (bestaande of toekomstige klanten/leveranciers)

aandeelhouders en bestuursleden

mensen met kennis van het product dat of de dienst die het bedrijf levert

pers (krant, radio, tv)

omwonenden

mensen met een gezaghebbende functie (zoals een burgemeester, ambtenaren, politie, brandweer of wethouders). 

INTERNE DOELGROEP

- personeelsleden​

- oud-personeelsleden​

- bestuurders​

- partners

EXTERNE DOELGROEP

= klanten​

= leveranciers​

= pers​

= omwonenden​

= overheden

Bepalende factoren voor een budget:​

amusement​                                                                                                  attenties​

audiovisuele middelen en assistentie​                                             beveiliging ​

bewegwijzering​                                                                                          decoraties​

catering (voor gasten en medewerkers)​                                        drukwerk​

garderobe​                                                                                                     gasten (o.a. vip’s)​

huur locatie en opbouw​                                                                          promotiekosten​    meubilair/inrichtingskosten​                                                                 schoonmaak​

technische voorzieningen                                                                     sprekers​  

vergunningen​                                                                                               vervoer

MARGE

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!​

​

Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag 10% van de totale kosten bedragen. 

LET OP!

Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.​

​

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

PLAN VAN AANPAK

Voorblad​

Inhoudsopgave​

Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)​

Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.​

Werkplanning​

Taakverdeling​

Begroting​

Evaluatie