Les 1 Zakelijke communicatie
Zakelijke communicatie
= Schriftelijke communicatie in een zakelijke omgeving.
Bij voorbeeld:
e-mail, brief, uitingen op social media en internet
1 / 32
next
Slide 1: Slide
Zakelijke communicatieMBOStudiejaar 1
This lesson contains 32 slides, with interactive quiz and text slides.
Lesson duration is: 60 minItems in this lesson
Zakelijke communicatie
= Schriftelijke communicatie in een zakelijke omgeving.
Bij voorbeeld:
e-mail, brief, uitingen op social media en internet
Slide 1 - Slide
Wat weet je over een
zakelijk e-mail schrijven?
zakelijk e-mail schrijven?
Slide 2 - Mind map
E-mail
Interne e-mails beantwoorden
Externe e-mails beantwoorden
E-mails archiveren
Slide 3 - Slide
Interne mails
Mails van en aan collega's zijn vaak tamelijk informeel.
Slide 4 - Slide
Externe mails
Externe mails zijn e-mails die van buiten de sportschool binnenkomen.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- leden/klanten
- leveranciers
Mails van en aan de directie zijn formeler van toon.
Slide 5 - Slide
Slide 6 - Slide
De kop van een e-mail
De kop van een e-mail bestaat uit:
Aan: e-mail van de ontvanger(s)
Van: jouw e-mailadres
CC
BCC
Onderwerp: korte aanduiding van de inhoud
Slide 7 - Slide
CC
CC Carbon copy en betekent ‘kopie’.
• Bij ‘CC’ noteer je de e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar aan wie de e-mail niet persoonlijk is gericht. Zij krijgen een kopie. Ze hoeven niet te reageren op de
inhoud.
• De ontvangers kunnen wél naar alle vermelde adressen antwoorden.
Slide 8 - Slide
BCC
BCC Blind carbon copy en betekent ‘blinde kopie’.
• Bij ‘BCC’ noteer je e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar waarvan andere ontvangers het e-mailadres niet kunnen zien.
• Als de ontvanger een antwoord wil sturen, dan krijgt alleen de verzender dat bericht
Slide 9 - Slide
BCC
• Je gebruikt ‘BCC’ als je een e-mail stuurt naar personen
die elkaar niet kennen. In dat geval geef je niet ongevraagd een e-mailadres door.
Bij Aan noteer je dan je eigen e-mailadres.
Slide 10 - Slide
AVG
DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)
Bij het versturen van e-mails moet je rekening houden met de AVG. Volgens de AVG mag je een e-mailadres niet ongevraagd delen met anderen zonder dat daar toestemming voor is gegeven.
Daarom is BCC een handig middel in dit geval.
Slide 11 - Slide
Onderwerpregel
Verstuur nooit een e-mail zonder de onderwerpregel in te vullen.
De lezer kijkt altijd eerst naar de afzender en dan naar het onderwerp. Zorg ervoor dat het duidelijk is waarover de e-mail gaat.
Slide 12 - Slide
Tips voor het invullen van Onderwerp
1. Geef een goed en eerlijk beeld van de inhoud van de e-mail.
2. Gebruik niet alleen woorden als ‘informatie’, ‘verzoek’, ‘bevestiging’.
Vermeld ook het onderwerp, zodat duidelijk is waarover de informatie, het verzoek of de bevestiging gaat.
a. Vraag over vakantiedagen
b. Bevestiging aanmelding cursus EHBO
Slide 13 - Slide
Bijlage
Bijlage wil zeggen dat je een tekst, een document of een bestand met de e-mail mee verstuurt.
De informatie in de bijlage hoef je dan niet in de mail te zetten.
Het is wel gebruikelijk dat je in de tekst van de mail naar de bijlage verwijst.
Slide 14 - Slide
Bijlage
In het volgende filmpje wordt dat uitgelegd.
(Het filmpje staat ook bij opdracht 5 van e-mail 2)
Slide 15 - Slide
Externe mails
De inhoud en de toon van de mail zijn zakelijk.
Schrijf formeel en vriendelijk
Slide 16 - Slide
Wel of niet beantwoorden?
Bij voorbeeld bij Leef je uit zijn dat vragen over prijzen of openingstijden van Leef je Uit.
Externe e-mails over andere onderwerpen stuur je door naar je collega's.
Slide 17 - Slide
Formele mail
In een formele mail gebruik je altijd u (en uw).
Nooit jij of jullie
De aanhef is:
Geachte heer Yilmaz,
Geachte mevrouw Van der Berg,
In de aanhef staat geen voornaam of voorletter!
Slide 18 - Slide
Inhoud
E-mail beantwoorden:
1e zin: Verwijs naar de e-mail die je ontvangen hebt .
2e zin: Geef antwoord op de vraag (je kunt hierbij de vraag eerst herhalen).
3e zin: Schrijf een vriendelijke afsluitende zin.
Slide 19 - Slide
Inhoud
Als je e-mail verstuurt (zonder dat er sprake is van beantwoorden van een mail), moet je in de 1e alinea, de inleiding, antwoord geven op de volgende vragen:
- Waarom schrijf ik?
- Waarover schrijf ik?
Slide 20 - Slide
Inhoud
Sluit af met een vriendelijke zin die aansluit bij de inhoud van de mail.
Slide 21 - Slide
Afsluiting
Met vriendelijke groet,
Naam van het bedrijf
Je voornaam of voorletter en achternaam
Slide 22 - Slide
Tips voor het schrijven van een externe mail
Houd het kort en duidelijk, maar zorg ervoor dat de informatie volledig en juist is.
Laat overbodige info achterwege.
Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan in de mail.
Slide 23 - Slide
Archiveren van e-mails
Slide 24 - Slide
Archiveren van e-mails
E-mails komen binnen in Outlook in het Postvak-In
Om je postvak overzichtelijk te houden archiveer je de e-mails.
Dat wil zeggen dat je ze opbergt in de juiste map nadat je de mail beantwoord hebt of doorgestuurd hebt.
Het voordeel is ook dat mails over het zelfde onderwerp bij elkaar staan.
Slide 25 - Slide
Voorbeeld Leef je Uit
Slide 26 - Slide
Voorbeeld Leef je Uit
Slide 27 - Slide
Social media en internet
Een tekst schrijven voor facebook of
intranet, de website of een chat
Slide 28 - Slide
Aandachtspunten
- Pas je taalgebruik aan bij de doelgroep.
- Informeel/formeel.
- Schrijf korte zinnen.
- Zorg dat je boodschap duidelijk is.
Slide 29 - Slide
Teksten controleren
Vaak worden teksten en presentaties dubbel gecheckt voordat ze naar de buitenwereld gaan.
Denk hierbij aan Power Points, teksten op sociale media, brieven, mails en persberichten.
Slide 30 - Slide
Persbericht
Het bericht mag geen reclame zijn. Het moet feitelijk zijn. De PR-medewerker schrijft alsof hij journalist is.
Slide 31 - Slide
Opdrachten
SPL
Leef je uit
Zakelijke hulp
Week 1: opdracht 1.4
Week 2: opdrachten 2.3 en 2.7
