Startles Office Management

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Post verwerken

Office Management 

Waar hebben we het vorig jaar bij secratarieel over gehad?

Soorten post ("...alles wat door iemand wordt verstuurd en ontvangen") 

Brieven, drukwerk, pakketten, faxberichten, e-mail (digitale brievenbus!), opgenomen telefoongesprekken, telefoonberichten (sms, WhatsApp, tweets), andere digitale informatiemiddelen zoals scan, usb-stick, cd-rom, WeTransfer, Social media, Dropbox, iCloud, externe harde schijf, SharePoint, 

Ontvangen van post

• Via de brievenbus, een postbus, bezorgservice/ koeriersdienst, persoonlijke bezorging, computer of fax, telefonisch bericht
• Openen - Niet openen. Denk aan vertrouwelijk/ persoonlijk en de verschillende manieren van adresseren. 

Binnengekomen post ga je vervolgens....

• Controleren
• Sorteren (op prioriteit of handeling)
• Registreren - Wat wel, wat niet en hoe (verschillende manieren) en wat leg je precies vast?
• Distribueren..... 

Interne post distribueren

• Zorgen dat het bij de juiste persoon/afdeling terecht komt.
• Kan op verschillende manieren: medewerkers halen zelf de post op (sorteerkast of postvakjes), management assistant verspreidt de post (postbakjes inkomende en uitgaande post op bureau's), er is een postkamer (dan ook vaak interne postenveloppen), of bij verschillende locaties rijdt er een busje.

Daarnaast nog....

• Circulatielijst (bijv. bij vakliteratuur of brochures). Voorbeeld in 24boost
• Digitale distributie (scannen van post en verspreiding via e-mail)
• Rappellijst (voor de voortgangsbewaking)
• Buispost (in een ziekenhuis)

Prioriteiten stellen

• Timemanagement: efficiënt je tijd/dag indelen en meer bereiken, productiever zijn.
• Doelen stellen, delegeren, prioriteiten stellen en plannen (Gebruik van Outlook!)
• Prioriteitenmatrix: urgent - niet urgent, belangrijk - niet belangrijk
• Plannen! Gebruik je agenda!

Organisatiestructuren

• Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen personen en afdelingen.
• Helpt je begrijpen hoe de organisatie in elkaar steekt.
• Organigram of organogram is het 'plaatje' van de organisatie.
• Lijnorganisatie, lijn-staforganisatie, matrixorganisatie
• Organigram maken in Word

Lijnorganisatie

Dit is een organisatiestructuur waarbij:

• één persoon eindverantwoordelijk is
• de communicatie via de lijn (dus verticaal) verloopt
• iedereen één leidinggevende heeft
• de taken verdeeld zijn
• de taken bovendien allemaal hiërarchisch (dus in de lijn) zijn ondergebracht.

Lijn-staforganisatie

Als de lijnorganisatie wordt uitgebreid met stafdiensten, spreken we van een lijn-staforganisatie.

Stafdiensten hebben geen lijnbevoegdheid, kunnen geen werk delegeren aan lijnfunctionarissen of beslissingen nemen over lijnfunctionarissen. Het zijn ‘ondersteuners’ binnen de organisatie. Voorbeelden van stafdiensten zijn: secretariaat, receptie, personeelszaken (P&O), marketing en financiën, ICT

Matrixorganisatie

• Plattere organisatie
• Verantwoording verschuldigd aan meerdere mensen
• Medewerkers zijn breder inzetbaar
• Organisatie is flexibeler
• Werken veel in projecten