Thema 2 - Draaiboek naar het evenement toe - les 2

• THEMA 2
• MBO
• Studiejaar 1

DRAAIBOEK

Na deze les...

• Kun je benoemen wat een draaiboek is
• Kun je benoemen waar een draaiboek voor dient
• Kun je benoemen wat er een draaiboek naar het event toe moet komen te staan
• Kun je aan de slag om je eigen draaiboek te maken
• Kun je benoemen aan welke audio visuele middelen je moet denken voor je event
• Kun je een aantal communicatiemiddelen benoemen die je kunt inzetten voor je event

Maar wat gingen we ook al weer doen?

• Event
• Datum
• Afspraken

Kortom..... de FACTS

• Event: Zakelijke woensdag
• Thema: Wereldburgerschap en Globalisering
• Datum: woensdag 22 juni
• Tijd: 11:00 - 13:00

TIJDSPAD

WEEK 2 - 3 22 april - 8 mei vakantie

WEEK 4 : 9 - 13 mei

WEEK 5 : 16-20 mei

WEEK 6 : 23-27 mei

WEEK 7 : 30 mei- 3 juni

WEEK 8 : 6-10 juni

WEEK 9 : 13 - 17 juni Event ?

WEEK 10 : 20-24 juni   UITVOERING EVENT

WEEK 11 27-1 juli geen les

ZEVEN WEKEN TOT AAN DE UITVOERING!

.... dé afspraken van BSN05

• Er komt een eerlijke taakverdeling
• Iedereen komt zijn afspraken na!
• Lukt het je niet? Dan meld je dat minimaal 24 uur van te voren
• 1x niet nakomen? WAARSCHUWING
• 2x niet nakomen? EXIT
• 1x te laat? WAARSCHUWING
• 2x te laat? TRAKTEREN (je kunt dan direct door naar de winkel)

Waar kijken we naar uit?

• Programmering
• Het eindresultaat
• Het organiseren zelf
• De reactie van de mensen/bezoekers

Waar denk je aan bij een draaiboek?

Wat staat er in een draaiboek?

In het draaiboek noteer je alle activiteiten die tijdens de uitvoeringsfase moeten worden verricht. Het draaiboek bestaat uit een algemeen deel met contactgegevens van de organisatie, betrokken partijen, leveranciers en andere relevante (hulp)organisaties. Hierna volgt meestal een programma. Alles is voorzien van datum en tijden.

Inhoud van je draaiboek

• Contactgegevens betrokkenen
• Het programma van je event
• Planningsoverzicht van afspraken, taken en handelingen 
  Incl dagen en tijden
• Huishoudelijke informatie
• Overzicht van benodigdheden en middelen

Waarom is een draaiboek handig?

Waarom is een draaiboek handig?

Een draaiboek voorkomt dat je zaken over het hoofd ziet. Het helpt bij het ordenen en verdelen van taken. In het draaiboek staan alle taken en werkzaamheden die gaandeweg aan de orde komen. In het draaiboek maak je met je groepje afspraken over tijdpad en taakverdeling.

Opdracht: 

Maak met elkaar een concept draaiboek

nbccongrescentrum.lt.acemlnb.com

Aan de slag! Zeven weken voor event......

1. Bepaal het doel van het evenement
2. Controleer de beschikbaarheid van de evenementlocatie (Haagsche Tribune)
3. Beperkingen - niet roken, capaciteit, enz.).
   
4. Bepaal de doelgroep (al gedaan)
5. Maak een lijst over potentiële gastsprekers, artiesten, DJ's, speakers
6. Maak de vaststelling van de initiële begroting
7. Delegeren (reclame, logistiek, food, luidsprekers, decoraties, evaluaties, enz.)
8. Reserveer ruimte & vraag speciale voorziening aan (bijv. vroege ochtend, 's avonds laat, enz.
   
9. Zijn er mogelijkheden voor sponsoring?
10. Denk aan extra kosten

Zes weken voor event..................

1. Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief
2. Sluit contracten met entertainment, indien nodig
3. Kennismaken met catering voor eten en drinken
4. Reserveer audio / visuele apparatuur
5. Bestel prijzen, souvenirs, cadeaus
6. Maak een regeling voor het aanmelden van de bezoekers
7. Bepaal de communicatie strategie
8. Reserveer beveiliging, indien nodig
9. Regel vervoer (indien nodig)
10. Regel voor bezoekers parkeer gelegenheid (indien nodig)

Vijf weken voor event..................

1. Ontwikkel een communicatieplan voor het event
2. Bepaal verschillende communicatiemiddelen die je wil inzetten
3. Bevestig contracten met leveranciers
4. Maak de begroting definitief
   

Vier weken voor event.........

1. Proeflezen reclame-uitingen (met inbegrip van auteursrechten aangelegenheden).
   
2. Indienen verzoek voor de eerste advertenties.

Drie weken voor event.........

1. Start van reclamecampagne
2. 
   
3. Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.).

Twee weken voor event.........

1. Start aanleveren publiciteit.
   
2. Vrijwilligers organiseren voor evenement.
   
3. Verzoeken indienen voor de laatste advertenties.

Laatste week voor event.........

1. - verstuur  e-mails, flyers en borden voor het evenement
   
2. guerilla  marketing
3.  maak evaluaties van het evenement

Eén week na event.........

• Evaluatie!
• Vier het succes!

Waar denk je aan bij 'Audio Visuele Middelen'?

Audio Visuele middelen

Opdracht:

Maak een conceptlijst met de gewenste audiovisuele middelen

Hoe kom jij in aanraking
met een event?

Welk social media gebruik jij?

Welke social media zou jij willen inzetten voor dit event?

Communicatieplan

Communicatiedoelstelling
Doelgroepbepaling
Formuleer je boodschap

Bepaal communicatiemiddelen
Communicatiematrix

Inzet social media

• Groot bereik met juiste inzet van marketingtools
• Pagina makkeijk vindbaar voor doelgroep
• Geef sfeer impressie, trek aandacht!
• Geef concrete informatie
• Geef af en toe een nieuwtje

Terugblik les 2 Thema Events

Draaiboek

Audiovisuele middelen
Communicatiemiddelen