Hoofdstuk 8

Hoofdstuk 8
Vergaderen en onderhandelen
1 / 36
next
Slide 1: Slide
PMWMBOStudiejaar 3

This lesson contains 36 slides, with interactive quizzes and text slides.

Items in this lesson

Hoofdstuk 8
Vergaderen en onderhandelen

Slide 1 - Slide

Inhoud
* 8.1 De projectvergadering
* 8.2 De projectleider als voorzitter
* 8.3 Effectief onderhandelen
* 8.4 Tips voor de praktijk

Slide 2 - Slide

8.1 De projectvergadering
* 3 aspecten in een vergadering
* Communicatiestructuur


Slide 3 - Slide

Hoeveel belangrijke aspecten komen er aan bod in een vergadering?
A
6
B
4
C
2
D
3

Slide 4 - Quiz

Welke twee betekenissen heeft communicatiestructuur?

Slide 5 - Open question

Communicatie loopt via de voorzitter
Geen voorzitter
Iedereen communiceert met elkaar
De projectleden hebben een gelijkwaardige positie
Cirkelstructuur
Wielstructuur
Sterstructuur
de voorzitter is een centraal figuur die de taken delegeert en besluiten neemt
er is sprake van een binnenring bestaande uit de opinieleiders met veel invloed

Slide 6 - Drag question

Wat is een nadeel van een sterstructuur?
A
Niet iedereen zijn deskundigheid wordt goed benut
B
Lange discussies
C
Er is een trage besluitvorming
D
De leden zijn minder gemotiveerd

Slide 7 - Quiz

8.2 De projectleider als voorzitter

Slide 8 - Slide

Verantwoording van de voorzitter
De taken van een voorzitter worden als volgt onderverdeeld:
Taken voor de vergadering,
Taken tijdens de vergadering,
Taken na de vergadering


Slide 9 - Slide

Taken vóór de vergadering:
- de agenda opstellen
- de uitnodiging, de agenda en de stukken rondsturen
- ruimte reserveren

Slide 10 - Slide

De agenda opstellen
Vaak word er een raamagenda gebruikt:
- Daarbij staan de meeste punten vast, maar die punten moeten wel iedere keer worden vastgelegd zoals:                                                                                                                                             
  • waarover het punt gaat                                                                                                                                     
  • wat de volgorde van bespreken is                                                                                                                
  • wat het doel van de bespreking is                                                                                                                
  • verwijzing na eventuele bijlagen                                                                                                                   


                                             

Slide 11 - Slide

Wat zou er in een uitnodiging voor
een vergadering van de voorzitter staan?

Slide 12 - Mind map

Waarvoor zorgt de voorzitter bij het reserveren van een ruimte?
A
Koffie en thee
B
Whiteboard
C
Een geschikte vergaderruimte
D
Laptops

Slide 13 - Quiz

Taken tijdens de vergadering
De voorzitter heeft een aantal taken die te maken het aanbrengen en bewaken van de structuur tijdens een vergadering:
  • officieel de vergadering openen
  • bewaken van de agenda (niet te veel afwijken van het onderwerp)
  • inleiden van elk agendapunt
  • leiden van elk discussie
  • zorgen voor inbreng van alle projectleden
  • tijdbewaking

Slide 14 - Slide

Taken van de voorzitter
Taken van de leden
Officieel de vergadering openen
Bewaken van de agenda (niet te veel afwijken
Inleiden van elk agendapunt
Zorgen voor inbreng van alle projectleden
Leiden van de discussie
Tijdbewaking
Geven van een samenvatting van elk agendapunt
Officieel de vergadering sluiten
Zinvolle bijdrage leveren. (Meedenken, luisteren, informatie geven en vragen, meepraten, eigen mening verwoorden).
Gezag voorzitter respecteren
Zaak en persoon scheiden. 
(Het gaat niet om wat je van iemand vindt of wat iemand is maar om de argumenten)

Slide 15 - Drag question

Bewaken van de sfeer 
De voorzitter is ook verantwoordelijk voor de manier waarop mensen zich gedragen of met elkaar omgaan. 
Hij zorgt ervoor dat hij:
  • mensen die niet zoveel praten hun steentje bij laat dragen
  • mensen die te veel aan het woord zijn, vraagt het kort en bondig te houden
  • niet accepteert dat mensen elkaar 'onderuit halen' 
  • een pauze inlast als mensen moe of geïrriteerd zijn
  • eventueel overgaat tot 'zelfonthulling' als de sfeer echt vervelend wordt, en dát als punt op de agenda zetten. 
- Zelfonthulling is het geven van informatie over jezelf (gevoelens, ervaringen, wensen en verwachtingen) waarmee je je eigen kwetsbaarheid toont.

Slide 16 - Slide

Taken na de vergadering
- De voorzitter zorgt ervoor dat de notulist een verslag maakt en dat dit verzonden word.



- Een goede notulist zorgt ervoor dat hij, (voor dat hij de notulen verzend daar de leden) het met de voorzitter bespreekt.

Slide 17 - Slide

8.3 effectief onderhandelen
1 Kenmerken van onderhandelen
2 Doelstelling onderhandelingsgesprek
3 Opbouw onderhandelingsgesprek
4 Onderhandelingsvaardigheden
5 Onderhandelingsstijlen

Slide 18 - Slide

Kenmerken van onderhandelen
2 Partijen 
Enerzijds gelijk anderzijds tegengesteld
Machtbalans
compromis
win-witoplossing

Slide 19 - Slide

Doelstelling onderhandelingsgesprek
3 Doelen:
Kennisdoel
Houdingsdoel
Gedragsdoel

Slide 20 - Slide

Opbouw onderhandelingsgesprek
6 Fases in een onderhandelingsgesprek


voorbereiding-fase 
Openingsfase
Informatie-
fase
Onderzoeks-
fase
Onderhandelings-fase
Afsluiting

Slide 21 - Slide

Onderhandelingsvaardigheden
Communicatie vaardigheden
Tactische vaardigheden
Persoonlijke vaardigheden

Slide 22 - Slide

Onderhandelingsstijlen

Slide 23 - Slide

Welke doelen zijn er in een onderhandelingsgesprek?
A
Kennisdoel
B
Informatiedoel
C
Houdingsdoel
D
Gedragsdoel

Slide 24 - Quiz

Belangrijkste kenmerken van onderhandelen

Slide 25 - Mind map

Welke fase zijn er in een onderhandelingsgesprek?

Slide 26 - Mind map

Welke onderhandelingsvaardigheden zijn er?

Slide 27 - Open question

Tips vergadering 
Tip 1: Bewust een plek zoeken
Tip 2: Staan i.p.v. zitten 
Tip 3: Vergader in de ochtend
Tip 4: pauzeer regelmatig
Tip 5: Maak een tijdsplanning
Tip 6: Directe toon zetten begin vergadering

Slide 28 - Slide

Tips vergadering 
Tip 7: Reageer adequaat op problemen
Tip 8: Voorkom verstarde en onaangename vergadercultuur
Tip 9: Afremmen van lange praters en humor
Tip 10: Niet meer dan 30sec p.p.
Tip 11: Positief afsluiten
Tip 12: Besteed aandacht aan de actie of besluitenlijst
Tip 13: Korte vergaderingen houden

Slide 29 - Slide

Tips vergaderingen 
Tip 14: Heb zonodig informeel overleg
Tip 15: Zorgen dat deelnemers zich goed voorbereiden
Tip 16: Loop de checklist vergaderen na 
Tip 17: Nadenken over de manier van ingrijpen 

Slide 30 - Slide

Wat is het belangrijkst aan de zetting van een vergadering
A
Muziek op de achtergrond
B
Veel mensen aan tafel
C
Een ronde tafel
D
Een grote ruimte

Slide 31 - Quiz

Waarom een korte vergadering houden?

Slide 32 - Open question

Wat is er belangrijk aan het begin van een vergadering?
A
Directe toon zetten
B
Direct pauzeren
C
Direct gaan staan
D
Direct een tijdsplanning maken

Slide 33 - Quiz

Waarom een vergadering positief afsluiten?

Slide 34 - Open question

Waarom staan bij een vergadering?
A
Voor meer stilte
B
Om calorieën te verbranden
C
Staan houdt de snelheid er in

Slide 35 - Quiz

Hoofdpunten van
een vergadering?

Slide 36 - Mind map