Les 8 - Vergaderen

Les 8  Vergaderen 
1 / 30
next
Slide 1: Slide
Thema AABSMBOStudiejaar 1

This lesson contains 30 slides, with interactive quiz, text slides and 1 video.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

Les 8  Vergaderen 

Slide 1 - Slide

Wat gaan we doen
week 1: samenwerken
week 2: time management
week 3: organiseren van een evenement
week 4: opdracht
week 5: budget en begroting
week 6: draaiboek
week 7: projectorganisatie
week 8: Vergaderen 

Slide 2 - Slide

Na deze les kun je 

  • Verschillende soorten vergaderingen benoemen
  • Een paar doelen benoemen waarom je vergadert
  • Je kunt een geschikte vergaderzaal met bijbehorende faciliteiten selecteren.
  • Je kunt de benodigde technische vergaderfaciliteiten koppelen aan verschillende soorten vergaderingen.
  • Je kunt een vergadering plannen, organiseren en uitvoeren waarbij je gebruik maakt van vergadertools en vergadertechnologie. 

Slide 3 - Slide

Beschrijf in je eigen woorden wat een vergadering is

Slide 4 - Mind map

Een vergadering is bijeenkomst van een aantal mensen dat met elkaar een gesprek voert om een bepaald doel te bereiken 

Slide 5 - Slide

Rol van de AABS medewerker
Een vergadering wordt geleid door een voorzitter; meestal is dit de manager of hoofd van de vergaderende groep. De notulist(e) is meestal de AABS medewerker. Hij/zij notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering krijgen, zodat  ze in een volgende vergadering zo nodig aangepast en goedgekeurd kunnen worden.

Slide 6 - Slide

Taken AABS medewerker
Als AABS medewerker dien je rekening te houden met onderstaande punten als je vergaderingen wilt organiseren:
  • Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
  • Bij de organisatie van een bijeenkomst handteer je een planning, checklist of draaiboek.
  • Je regelt een interne of externe vergader locatie.
  • Je nodigt de deelnemers uit en zorgt eventueel voor de agenda

Slide 7 - Slide

Verschillende soorten vergaderingen
Er zijn verschillende soorten vergaderingen; Periodieke vergaderingen, Incidentele vergaderingen en bijzondere vergaderingen.
Periodieke vergaderingen vinden regelmatig plaats. Bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, elk kwartaal. Bijvoorbeeld: bestuursvergadering, commissievergadering, werkoverleg, algemene vergadering
Incidentele vergadering: deze vind eenmalig plaats en kan een  ander soort agenda hebben.
Bijzondere vergaderingen: afwijkende vergadervorm

Slide 8 - Slide

Je vergadert omdat je een doel hebt:

  • Informatie-overdracht
  • Meningsvorming
  • Probleemoplossing
  • Besluitvorming

Slide 9 - Slide

De voorzittersrol:

  • Bereidt de vergadering voor
  • Stelt agenda op – vergaderdoel
  • Leidt de vergadering
  • Samenvatten, tijd in de gaten houden
  • Verantwoordelijk voor verslag

Slide 10 - Slide

De Deelnemers
  • Deelnemers: bereiden zich voor, praten, beslissen, stemmen

  • Notulist: maakt verslag

  • Functies rouleren: niet altijd duidelijk bij wie agendapunten inleveren

  • Quorum: het minimum aantal personen bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen (alleen bij officiële vergaderingen)


Slide 11 - Slide

Plannen van een vergadering
Waarom moet de organisatie om een vergadering heen, goed geregeld zijn?
 

Dus een goede voorbereiding is het halve werk.

Slide 12 - Slide

Wát moet je allemaal doen?
  1. Doel en noodzaak vaststellen
  2. Vergaderdatum en –tijd vaststellen
  3. Vergaderruimte
  4. Deelnemers bepalen
  5. Uitnodigingen en agenda
  6. Vergaderstukken verzamelen
  7. Convocatie, agenda en stukken versturen
  8. Opstelling van de zaal bepalen
  9. Huishoudelijke zaken regelen

Slide 13 - Slide

Slide 14 - Link

Vergaderdatum en -tijd
  • Alle deelnemers op dezelfde dag en tijd: SUCCES!
  • Vaste data
  • Lang van te voren inplannen
  • Afspraken maken tijdens de vergadering met alle deelnemers erbij. Actiepunten in de notulen opnemen!
  • Elektronisch datum prikken of 5 opties, www.datumprikker.nl
  • Denk aan feestdagen en vaste vrije dagen

Slide 15 - Slide

Vergaderruimte
  • Die moet je voorafgaand reserveren
  • Binnen of buiten het bedrijf (in of extern)
  • Bereikbaarheid, parkeren, OV?
  • Routebeschrijving
  • Eten, drinken, kosten?

Slide 16 - Slide

Deelnemers
Voorzitter bepaalt wie de deelnemers zijn
5-15 mensen
Bij teveel deelnemers zijn mensen niet meer betrokken en t duur zooooooo laaaaaaang
Externe deelnemers: haal ze op bij receptie (denk aan visitekaartje van het bedrijf)
Presentielijst, moet in notulen vooral bij stemmen (i.v.m. quorum)

Slide 17 - Slide

Convocatie en agenda
Convocatie is uitnodiging
Onderwerp, plaats, deelnemers,
Agenda soms gecombineerd met uitnodiging
Agendapunten
van de voorzitter
Van de deelnemers
Vaste agendapunten (opening, wvttk etc)

Slide 18 - Slide

Versturen
Convocatie, agenda en stukken
Op tijd: om voor te bereiden
Niet te vroeg: vergeten ze dat ze informatie hebben gekregen
Per email, post of papierloos?




Slide 19 - Slide

Slide 20 - Video

Slide 21 - Link

Opstelling van de zaal
Hoeveel mensen komen er? Ivm stoelen
Wat heb je nodig? Digitale hulpmiddelen, technische voorzieningen, wifi code
Minder validen?

Slide 22 - Slide

Huishoudelijke zaken
Catering
zaalaankleding
audio visuele middelen

Slide 23 - Slide

Audio Visuele middelen
WAT ZIJN DAT?

Slide 24 - Slide

Slide 25 - Slide

Handig!
Controlelijstje met alle to-do dingen erop.
Kan je mooi afvinken, delegeren, checken.
Lijstje kan je per vergadering aanpassen en opslaan.

Slide 26 - Slide

Slide 27 - Link

Besluit met recht van veto: het voorstel wordt niet aangenomen wanneer zij (met veto) hiertegen zijn; bijvoorbeeld bij de Verenigde Naties.
  
Unaniem besluit: alle deelnemers zijn voor
Consensus besluit: het besluit wordt aangepast na discussie: compromis

Slide 28 - Slide

Besluiten nemen
Eenmansbesluit: wordt genomen door een scheidsrechter tijdens een voetbalwedstrijd. Het is prettig voor de snelheid in het spel dat er snel een beslissing is. Voor vergaderingen geldt dat soms ook. Soms is het prettig dat iemand een knoop doorhakt zodat je verder kunt.

Meerderheidsbesluit: wat de meerderheid beslist wordt aangenomen. Is de meerderheid de helft plus 1? Afspreken. Hoe zit het met onthoudingen en blanco stemmen? Bijv. wijziging grondwet.

Slide 29 - Slide

Doel en noodzaak
Informerend, probleemverkennend of probleemoplossend, meningvormend, besluitvormend
Puur informatief? Misschien dan beter rapport, email, brief of telefoontjes plegen. Goedkoper dan vergadering

Slide 30 - Slide