SE-8 Les 3

• Secretariaat
• Vocational Education

Secretariaatpraktijk-8

Inhoud van de les

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

3.6 Voorbereidende werkzaamheden vergadering

Voorbereidende werkzaamheden vergadering 

Een goede voorbereiding is het halve werk. 

Een goede voorbereiding zorgt er immers voor dat je leidinggevende en zijn gasten in alle rust kunnen vergaderen. 

Eisen die gesteld worden aan een vergadering

• Wanneer is de vergadering? 
• Hoe lang duurt de vergadering?
• Wie zijn er uitgenodigd?
• Waar vindt de vergadering plaats?
• Welk locatie heeft de voorkeur?
• Is deze locatie op dat tijdstip goed bereikbaar?
• Welke materialen en middelen moet ik reserveren?
• Wat is het budget?
• Wat is de aard en het doel van de bijeenkomst?

Wanneer is de vergadering?

• Is de vergadering eenmalig of periodiek?
• Zijn er op dat moment geen andere activiteiten gepland?
• Valt de dag niet op een feestdag of een verplichte vrije dag?
• Kunnen alle deelnemers aanwezig zijn/hebben ze geen afspraken buiten de deur. 

Hoe lang duurt de vergadering?

De begintijd en de eindtijd in de uitnodiging kan vermelden.

Hou rekening met lunchtijd

Wie zijn er uitgenodigd?

Interne vergadering

Interne memo

vergaderverzoek d.m.v Outlook

Officiele vergadering

Een schriftelijke uitnodiging 

Hoeveel deelnemers zijn er aanwezig?

Inschatten hoe duur de bijeenkomst gaat worden. 

Bij een gewoon werkoverleg hoeft er geen begroting gemaakt te worden.

Welk locatie heeft de voorkeur?

• Is de locatie binnen reis-afstand van de deelnemers?
• Is er een aparte ruimte om te vergaderen?
• Groot genoeg voor alle deelnemers?
• Voldoet de zaal aan de eisen van de gebruikers?
• Past de locatie binnen het budget

Is deze locatie op dat tijdstip goed bereikbaar?

• Hoe is de situatie met het verkeer 

• Lange files en de meeste deelnemers komen te laat

Welke materialen en middelen moet ik reserveren?

1. Hoe is het verloop van de vergadering, wie komen en welke sprekers zijn er?

2. Zijn er audiovisuele hulpmiddelen nodig, welke tafelvorm en is eten nodig?

Wat is het budget?

Wat kost het en hoeveel geld mag ik hieraan uitgeven?

zorgen om binnen het beschikbare budget de meest geschikte locatie en facilieiten kunt reserveren

Wat is de aard en het doel van de bijeenkomst

Wat is het belang van de organisatie van deze bijeenkomst.

de locatie die het meest geschikt is voor het doel van de bijeenkomst.

Waar vindt de vergadering plaats?

Bij een externe locatie, op tijd reserveren.

Rekening houden met reistijd

Externe locaties duur uitvallen.

Congressen

Een congres is een grootschalige bijeenkomst, vaak meerdere dagen, rondom een bepaald thema. 

symposium of conferentie genoemd.

de leidinggevende naar een congres toegaat en je moet alles reserveren. 

Planning/ Draaiboek

Functionsheet: een standaardformulier waarop alle afspraken tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever vermeld staan. 

Draaiboek

Een opsomming van alle taken, maar deze staan ook in de juiste volgorde

Het dwingt je te denken over alle aspecten van een vergadering

Het proces eenvoudiger te controleren

Punten in een draaiboek

• Datum vergadering
• Aantal personen
• Naam afdeling of contactpersoon
• Lactie en gereserveerde ruimte(s)
• Tijdsindeling aankomst, pauze en vertrek
• Afspraken over wat de gasten eventueel zelf moeten betalen?
• Benodigde apparatuur
• Afspraken over de catering
• Afrondende afspraken