Formal email rules - Rules only

• Engels
• MBO
• Studiejaar 1

How to write a formal email

What exactly is a formal email?

A formal email is an email that you write:

- in a business setting

- to a company

- to an organisation

- to your teacher

In wat voor situaties stuur je een formele email?

Formeel

Informeel

jullie bedrijf

uw bedrijf

Hallo medewerkers

Beste studenten

Beste Jan, 

Geachte meneer de Vries,

Lieve groeten,

Hoogachtend,

EMAILOPDRACHT A

Schrijf de volgende email in het Engels OP PAPIER

Situatie:

Je werkt als marketingassistent bij restaurant en party centrum Het Houtse Meer in Den Hout.

Kort geleden hebben jullie nieuwe terrasmeubelen besteld bij de firma Garden Life in Glasgow en hun verkoopmanager, mw. Susan Stone, vraagt je per mail om feedback.

Opdracht:

Jij stuurt haar een beleefde, zakelijke e-mail terug.

Zorg voor een passende aanhef en afsluiting en behandel de volgende punten:

* Dank voor uw belangstelling.

* De meubelen zijn op tijd aangekomen en zijn werkelijk 

   prachtig; alle gasten zijn tevreden.

* We denken er over om ook grote planten aan te 

   schaffen; hebben jullie die ook in het   assortiment?

*  Kunt u ons z.s.m. de nieuwste brochure en prijslijst  

   sturen?

* Zou mw. Stone deze week telefonisch contact kunnen 

  opnemen met dhr. Willems, jullie manager?

Stap 1 - Lees de opdracht goed door

• Wie ben jij in deze situatie?
• Wie zijn de andere personen die genoemd worden? 
• Aan wie stuur je de email?
• Wat staat er precies in de opdracht? 

Stap 2 - Schrijf je email

Schrijf je email en streep door/arceer wat je al gedaan hebt

Stap 3 - Check, check, double check

• Check je email:
• Heb je alle punten in de opdracht benoemd?
• Ben je goed begonnen en heb je goed afgesloten?
• Beginnen alle zinnen met een hoofdletter en eindigen ze met een punt of vraagteken?
• Staat in iedere zin een werkwoord?
• (Heb je I (ik) altijd met een hoofdletter geschreven?)

De regels

Formele aanhef

Dear Sir / Madam,     if you don't know who you are writing to

Dear Sir,                    man / no name

Dear Madam,            woman / no name

Dear Mr. Wilson,        man / you know his name

Dear Ms. Wilson,        woman / you know her name

Na Mr. en Ms. altijd alleen de achternaam

Formele afsluiting

Begin je met 

Dear Sir / Madam,  ........ dan eindig je met  Yours faithfully,

Begin je met 

Dear Mr. Wilson,  .......... dan eindig je met Yours sincerely,

Leer dit uit je hoofd

Time

Spreek af om 15.00

I would like to invite you at 15.00.

Hand in your email

Make sure your name is above your email. 

https://create.kahoot.it/details/872ef64e-3bc6-48a9-bb67-793f6cefe2d9

How well can you follow directions?

Use your cheatsheet and add the following to below email:

1. capital letters (hoofdletters) / 2. commas / 3. periods (punten) / 4. question marks (?)

5. white lines (witregels)

dear ms. stone thank you for your interest in our feedback the furniture arrived on time and is absolutely stunning all our guests are satisfied we are thinking of ordering some bigger plants do you have these in your product range could you send us your latest brochure and price list as soon as possible could you also please call mr. willems our manager this week we are looking forward to hearing from you yours sincerely gaby schilders het houtse meer marketing assistant

Use your cheatsheet and add the following to below email:

1. capital letters (hoofdletters) / 2. commas / 3. periods (punten) / 4. question marks (?)

5. white lines (witregels)

Dear Ms. Stone,

(witregel)

Thank you for your interest in our feedback. The furniture arrived on time and is absolutely stunning, all our guests are satisfied.

We are thinking of ordering some bigger plants. Do you have these in your product range? Could you send us your latest brochure and price list as soon as possible. Could you also please call Mr. Willems, our manager, this week?

We are looking forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Gaby schilders

Het Houtse Meer

Marketing assistant

ANSWER 

Dear Ms. Stone,

Thank you for your interest in our feedback. The furniture arrived on time and is absolutely stunning, all our guests are satisfied.

We are thinking of ordering some bigger plants. Do you have these in your product range? Could you send us your latest brochure and price list as soon as possible. Could you also please call Mr. Willems, our manager, this week?

We are looking forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Gaby schilders

Het Houtse Meer

Marketing assistant