Periode 3 Het evenement

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 2

Toelichting op het draaiboek

INITIATIEFASE

Doel: Een globaal beeld krijgen van het evenement.

Dit is de 1e fase en ligt nog voor je voorbereidingsfase.

1. Aanleiding

Als activiteitenbegeleider moeten weten wat de aanleiding is van het evenement.

Heeft gevolgen voor doelgroep, doelstelling, invulling.

.

Klaar? Doelgroep en doelstelling staan vast.

Tips

Zorg dat je zelf een goed beeld hebt van de aanleiding; stel veel vragen aan je (stage)docent. Als dingen vast liggen (zijn afgesproken), is het voor jou duidelijker.

(Bron: blz 154)

2. Projectgroep

Soms is het niet nodig om een projectgroep samen te stellen, bijvoorbeeld wanneer je het activiteit helemaal alleen wilt uitvoeren.  Het is eigenlijk wel handig om er mensen bij te hebben, zeker wanneer je een groot evenement moet uitvoeren. 

Is jou bekend dat je met een projectgroep werkt, dan kunnen zij taken voor je uitvoeren, als jij daar opdracht toe geeft.

Bestaat uit jou, stagebegeleider en vrijwilliger(s)

(Bron blz 155)

3. Doelgroep

Analyse van een doelgroep kun je het beste samen uitvoeren met het beschrijven van de doelstelling. 

Wanneer jij een instuif gaat organiseren wil jij weten voor welke leeftijdsgroep. Jij kan dan inschatten of deze activiteit wel geschikt is voor je doelgroep. Je opdrachtgever moet jou kunnen uitleggen waarom hij deze activiteit heeft gepland. Dat geeft jou informatie over de doelstelling. 

Motorisch, cognitieve en sociaal affectieve aspecten beschrijven.

(Bron blz 155)

Globaal beeld

Hier begin je aan wanneer aanleiding, doelgroep en doelstelling duidelijk zijn.

In deze fase stel je je het beeld van je evenement voor (in je hoofd, tekenen, schrijven). 

Welke werkzaamheden zijn hiervoor nodig?

Welke randvoorwaarden zijn nodig? Schrijf deze meteen op.

Liggen het tijdstip en de accomodatie al vast? Schrijf ze op.

Vindt het buiten of binnen plaats? Het weer kan omslaan- alternatief?

(Bron: blz 155)

4. Doelstelling

Na Doelgroep komt doelstelling.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat je deze activiteit uit schrijft, omdat je deze activiteit vaker wil uitvoeren en dat mensen terugkomen. Wanneer jj de doelgroep kent, ga je opzoeken (lezen) wat ze kunnen : motorisch, cognitief, sociaal affectief.

Over de doelstelling het advies: wees concreet. Probeer in 1 zin samen te vatten wie, wat, waar, wanneer,waarom?

(Bron: blz 155)

INITIATIEFASE

Doel: Een globaal beeld krijgen van het evenement.

Dit is de 1e fase en ligt nog voor je voorbereidingsfase.

Voorbereidend draaiboek

1. Laten zien welke werkzaamheden gedaan moeten worden.
2. Wie voeren deze werkzaamheden uit?
3. Wanneer moeten deze werkzaamheden gedaan worden?

Wie doet wat en wanneer?

(Bron: blz 156 - 158)

VOORBEREIDINGSFASE (Bron 15)

Doel: Een globaal beeld krijgen van de werkzaamheden die allemaal moeten gebeuren ter voorbereiding van het evenement.

Dit is de 2e fase van het evenement.

1. Check deze

Zorg ervoor dat je alle gegevens uit de initiatiefase hebt verwerkt in het draaiboek.

• Doelgroep
• Globaal beeld van het evenement
• Aanleiding
• Projectgroep
• Doelstelling

Hierna pas beginnen met de uitwerking van de voorbereidingsfase.

2. Opstellen dagdraaiboek

Werkzaamheden

Wie

Tijdstip

Controle

Opmerkingen

(Bron: blz 170, 171)

Uitvoeren werkzaamheden

Gebruik hiervoor het laatste blad (6) van je "Draaiboek evenement niveau 2".

Gebruik blz 169 t/m 171 uit het boek Doorstroom voor de toelichting.

Het voorbereidend draaiboek , oftewel voorbereidingsdraaiboek, is een document dat je gebruikt om te controleren of alle werkzaamheden gedaan worden die nodig zijn om jouw project te laten slagen.

Het is een document dat je iedere keer tot aan de uitvoering van je evenement blijft bijwerken. 

Hieronder staan de vaste onderdelen die je gebruikt.

(Bron: blz 169, 170)

2a. Werkzaamheden

Zet in chronologische volgorde (begin van de activiteit > eind van de activiteit) in ieder hokje een klusje dat moet worden gedaan voor dit evenement.

Belangrijk is, om geen dingen te vergeten.

2b. Wie

Het grote voordeel als organisator van het evenement is, dat je gebruik kan maken van vrijwilligers. Spreek taken af met deze mensen en zet de namen van deze mensen achter de juiste taak.

2c. Tijdstip

Je maakt met diverse mensen de afspraak wanneer deze klus moet worden uitgevoerd en zet dat hier neer. Misschien moet er 1 week van tevoren iets worden opgehaald, of moeten de deelnemers vooraf iets invullen. Je stelt een deadline waarop iedere taak gedaan moet zijn, zodat je evenement geen vertraging oploopt.

2d. Controle

Jij noteert hier, wat jij hebt gecontroleert of op de dag zelf hebt gecontroleerd. Je zet hierin ook de dingen die veranderen; misschien heb je een groep laatkomers, of heeft iemand zich afgemeld.

2e. Opmerkingen

Dit is je notitieblok: de dingen die je niet moet vergeten te doen of te zeggen.

Overige onderdelen uit het draaiboek

Calamiteitenplan

Beschrijf welke maatregelen er voor dit evenement zijn genomen in het geval van een calamiteit. Tijdens sportevenementen moet je in dit geval denken aan: deelnemers die oververhit/geblesseerd/onderkoeld raken, toeschouwers op het parcours en hun looproutes, toegang voor hulpdiensten. Vraag je af, welke groepen mensen de taak hebben om hiervoor te zorgen. Bij een groot evenement is een groep mensen hiervoor verantrwoordelijk, zoals EHBO-ers. Voeg een afbeelding van het gehele terrein in je draaiboek. Daarin moeten zichtbaar zijn wat de vluchtroutes (pijlen) zijn. Voeg ook toe waaraan een vluchtroute te herkennen is. Daar moeten ook de EHBO posten, EHBO middelen, blusmiddelen zichtbaar zijn.

Plattegrond van het evenement

Opnieuw een plattegrond van het hele terrein toevoegen. Daarbij bullets toevoegen (puntjes die je uit kunt klappen, zoals deze) waarin het specifieke onderdeel wordt uitgelegd of zichtbaar worden.

Geef de looproutes aan.

Enquete

Stel een enquete op met behulp van forms.office.com

Stel 10 vragen waarin je informatie vraagt aan deelnemers en medewerkers om erachter te komen hoe ze de activiteit hebben beleefd. Stel vragen waarbij je erachter probeerd te komen:

Wat ging er goed?

Wat moet de volgende keer beter?

Wat moet verdwijnen of veranderen?

De uitvoeringsfase

Bron 14; de uitvoeringsfase

Uitvoeren van alle werkzaamheden van het dagdraaiboek

Dingen worden uitgevoerd zoals ze voorbereid zijn.

Sommige zaken heb je niet in de hand, zoals het weer

Coördineren van werkzaamheden

Doet iedere werknemer/vrijwilliger zijn/haar taken? 

Zijn deze taken duidelijk? Leg uit waarom.

Uitvoeren van eventuele aanpassingen

Hier moet je over nagedacht hebben. Welke zaken/onderde3len zijn flexibel of onderhevig aan verandering? Wat doe je in het geval van....

Controleren van de voortgang

Onderdeel draaiboek:  FLYER

Oefenvragen

Zet in de juiste volgorde

Nazorg

Evaluatie

Uitvoeringsfase

Initiatiefase

Voorbereidingsfase

In het voorbereidend draaiboek
staan de kolommen
"Werkzaamheden", "Opmerkingen", "Wie",
en welke nog meer?

1. Begroting
2. Wanneer
3. Controle
4. Afsluiten verzekering

Uit hoeveel personen bestaat je PROJECTGROEP
minimaal?

1. 2 personen
2. 3 personen
3. 4 personen
4. Er is geen minimum

Zoals je nu weet,

 bestaat een projectgroep uit minimaal 3 personen. Jij bent als uitvoerder de eerste....

Wie zijn de andere 2?

Het draaiboek is af, wanneer je alle afspraken en taken voor je evenement daarin staan.
Tot welk moment hoor je het draaiboek af te hebben?

1. Een paar maanden voor het evenement
2. Een paar weken voor het evenement
3. Een paar dagen voor het evenement
4. Een dag voor het evenement

Welke spelsysteem is
niet-wedstrijdgericht ?

1. Levend ganzebord
2. Pyramidesysteem
3. Laddersysteem
4. Klokopschuifsysteem