Archiveren 1

• Gegevensverwerking
• MBO
• Studiejaar 1

Eerste week Archiveren 1

Week van maandag 08-01-2024

Programma van de les

Programma:

• Opfrissen theorie 'Gegevensregistratie 1'
• Theorie 'Archiveren 1'
  
• Zelf aan de slag 'Archiveren 1'

Welkom!

Taakmodule 
Gegevensregistratie 1
Opfrissen

De eerste taakmodule van dit beroepsproject Gegevensverwerking

Wat is een dossier?

Een dossier

Definitie:
Alle documenten die op een zaak betrekking hebben. 
of
Alle archiefbescheiden behorende bij een zaak

Tabellen

Op welke manier is de tabel op de volgende afbeeldingen gesorteerd?

Gesorteerd op balanswaarde

Gesorteerd op productnaam 

Welk begrip past niet bij een dossier?

1. Procedure
2. Privacy
3. Beveiliging
4. Voorraad

Gegevensregistratie is het bijhouden van alle ......... over een zaak of een persoon

1. Procedures
2. Gegevens
3. Beveiliging
4. Informatie

Welkom!

Taakmodule 
Archiveren 1

Leerdoelen vandaag (opdracht 1 t/m 4)

• Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
• Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart.
  
• Je kunt de wettelijke bewaartermijnen van documenten benoemen.
  
• Je kunt een document in een archief volgens regels coderen.

Je hebt aan een opdracht voor school gewerkt en je uitwerkingen opgeslagen op je computer. Tenminste, dat dacht je! Nu wil je de opdracht inleveren.
Alleen: je kunt het bestand niet meer terugvinden.

Herken je dit?

Je hebt aan een opdracht voor school gewerkt en je uitwerkingen opgeslagen op je computer. Tenminste, dat dacht je!
Nu wil je de opdracht inleveren. Alleen: je kunt het bestand niet meer terugvinden.
Hoe kun je dit voorkomen?

Opdracht 1 Speld in een hooiberg 

Samen via LU

Wat is een archief?

Archief

Een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer).

Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's, bestanden etc.

Een archief kan fysiek en digitaal zijn.

Welke omschrijvingen horen bij welke sorteermethode? 

Sleep de sorteermethode naar de omschrijving.

Getallen op volgorde zetten.

Op volgorde van het alfabet zetten.

Sorteren op datum

Alfabetisch

sorteren

Chronologisch

sorteren

Numeriek

sorteren

De digitale mappenstructuur van het afdelingsarchief hoeft alleen voor jou duidelijk te zijn.

Juist

Onjuist

Onjuist

Het vergt enig nadenkwerk om een goed bruikbaar archief op te zetten

Juist

Onjuist

Juist

In een goed archief hoeven niet alle documenten in een hoofd- of een submap te zitten?

Juist

Onjuist

Onjuist

Bij het archiveren is het belangrijk dat je consequent bent.

Juist

Onjuist

Juist

Een goed archief opzetten bespaart je op termijn veel tijd

Juist

Onjuist

Juist

Het hebben van een goede mappenstructuur is alleen belangrijk in een werksituatie

Ja

Nee

Onjuist

Door het ontbreken van een archiefsysteem kun je documenten kwijtraken
op te zetten

Juist

Onjuist

Juist

Jouw eigen opleidingsarchief

Archiveren 1

--> Je staat aan het begin van jouw mbo-opleiding en kunt de tools uit deze module direct toepassen op jouw eigen opleidingsarchief. 

Aan de slag

Archiveren 1

Opdracht 1B en 1C (1A samen gedaan) 
Opdracht 2C,  2A en 2B niet maar de theorie wel doornemen

Opdracht 3
Opdracht 4

Tweede week Archiveren 1

Week van maandag 15-01-2024

Welkom!

Taakmodule 
Archiveren 1
Vervolg

Programma van de les

Programma:

• Opfrissen theorie 'Archiveren 1' vorige les
• Theorie 'Archiveren 1'
  
• Zelf aan de slag 'Gegevensregistratie 1'

Wat is de bewaartermijn voor persoonsgegevens?

Er is geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

Een uitzondering hierop zijn de personeelsdossiers. Hiervoor geldt een hele set aan bewaartermijnen, maar die worden hier niet behandeld.

Organisaties mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Zo zijn de bewaartermijnen van persoonsgegevens bij de huisarts veel langer dan de bewaartermijnen van persoonsgegevens bij de jeansshop.

Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, moeten organisaties de gegevens vernietigen. 

Wat is de bewaartermijn voor financiële en belastingtechnische gegevens?

1. 3 jaar
2. 5 jaar
3. 7 jaar
4. 10 jaar

Bewaartermijnen voor financiële en belastingtechnische gegevens.

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Daartoe behoren ook de financiële documenten.

- Jaarrekening

- Grootboek

- Debiteuren- en crediteurenadministratie

- In- en verkoopadministratie

- Voorraad- en loonadministratie 

Dus, hoewel je misschien niet specifiek verplicht bent om alleen de belastingaangiftes van de afgelopen vijf jaar te bewaren, is het verstandig om alle relevante documenten met betrekking tot je belastingaangifte gedurende zeven jaar te bewaren. Dit kan onder andere belastingaangiftes, jaaropgaven, loonstroken, bankafschriften en andere financiële documenten omvatten.

Is de bewaartermijn voor papieren en digitale documenten hetzelfde?

1. Ja
2. Nee

Je bent afgewezen op een sollicitatie. Mag het bedrijf jouw sollicitatiebrief en cv zonder jouw toestemming langer dan vier weken in het archief opslaan?

1. Ja
2. Nee

Mag de gemeente jouw geboorteakte weggooien?

1. Ja
2. Ja, maar alleen als je dood bent
3. Nee

In Nederland is het zo dat de Burgerlijke Stand, waar geboorteakten worden geregistreerd, deze documenten niet weggooit. De geboorteakte wordt permanent bewaard en valt onder de archiefwetgeving. De archiefwet bepaalt dat bepaalde overheidsdocumenten, waaronder geboorteakten, gedurende een bepaalde termijn moeten worden bewaard. Voor geboorteakten is dit in principe 100 jaar.

Na deze periode worden geboorteakten overgedragen aan een archiefinstelling, zoals een regionaal archief. 

Leerdoelen vandaag (opdracht 5 t/m Slottest)

• Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
• Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart.
  
• Je kunt de wettelijke bewaartermijnen van documenten benoemen.
  
• Je kunt een document in een archief volgens regels coderen.

Archiveermethodes

Er zijn verschillende methodes om te archiveren. Deze methodes hebben elk hun eigen regels.

We kennen de volgende archiveermethodes:

Alfabetisch

Alfabetisch lexicografisch

Numeriek

Alfanumeriek

Chronologisch 

Welke omschrijvingen horen bij welke sorteermethode? 

Sleep de sorteermethode naar de omschrijving.

Getallen op volgorde zetten.

Op volgorde van het alfabet zetten.

Sorteren op datum

Op volgorde van het alfabet zetten. Voor de 1e en de volgende letters.

Sorteren op letters
en cijfers

Alfabetisch

sorteren

Chronologisch

sorteren

Numeriek

sorteren

Alfabetisch lexicografisch

sorteren

Alfanumeriek

sorteren

Alfabetisch lexicografisch

Bij het sorteren worden niet alleen naar de eerste maar ook naar de volgende letters gekeken. 

Alfanumeriek
Rangschikken met letters en cijfers. Eerst de letters op volgorden leggen en vervolgens de cijfers per letter op volgorde leggen.

Zet de woorden op alfabetisch lexicografische volgorde.

Creme

Trots

Theepot

Citroen

Uniek

Alfabetisch lexicografisch
Bij het sorteren worden niet alleen naar de eerste maar ook naar de volgende letters gekeken. 

Zet de woorden op alfanumerieke volgorde.

L89

K04

M17

K25

K11

Alfanumeriek

Rangschikken met letters en cijfers. Eerst de letters op volgorden leggen en vervolgens de cijfers per letter op volgorde leggen.

Opdracht 7 Orde in de chaos, toelichting

A. De juiste bestandsnaam?

Maak groepjes van drie studenten --> alleen of een tweetal 

Open en bekijk het document Benaming mappen.

Ga op zoek naar de hoofdmappen.

Zodra je een hoofdmap gevonden hebt, schrijf je de naam van deze map op het plakbriefje en plak je deze bovenaan op het flip-overvel. Doe dit zo voor alle hoofdmappen die jullie vinden. --> in Word

In het document Plakbriefjes Lay-out vind je een voorbeeld van hoe het er ongeveer uit moet komen te zien.

Ga vervolgens per hoofdmap op zoek naar de submappen. --> Je hoeft deze niet te gebruiken als het maar duidelijk wordt wat de hoofdmappen en submappen zijn 

Gebruik steeds voor elke submap een nieuw plakbriefje en plak dit onder de hoofdmap waar de submap onder hoort. -> in Word

Ga door totdat je alle hoofd- en submappen een plaats hebt gegeven. 

Opdracht 7 Orde in de chaos

Opdracht 7
Open en bekijk het document Benaming mappen
Open een leeg Word bestand en schrijf de hoofdmappen op die je van mij krijgt.

Opdracht 7 Orde in de chaos, toelichting

A. De juiste bestandsnaam?

Een voorbeeld 

Aan de slag

Archiveren 1

Opdracht 5

Opdracht 6  - 6B via CumLaude

Opdracht 7 - 7A via CumLaude

Slottest

Aan de slag

Archiveren 1 Totaaloverzicht 

Opdracht 1B en 1C (1A samen gedaan)

Opdracht 2C, theorie bij 2A en 2B wel doornemen

Opdracht 3

Opdracht 4

Opdracht 5

Opdracht 6 - 6B via CumLaude

Opdracht 7 - 7A via CumLaude

Slottest