1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.
2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.
3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.
4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen?
Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.
5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.
6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.
7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …