Wat heb je precies nodig voor een goede adm organisatie?
Medewerkers
Informatiesystemen
Informatiebronnen
Slide 7 - Slide
Administratieve organisatie
De administratieve organisatie richt zich op de volgende bedrijfsprocessen:
Het inkoopproces (Hoofdstuk 2)
Het verkoopproces (Hoofdstuk 3)
Het financieel- administratieve proces (Hoofdstuk 4)
Slide 8 - Slide
Interne organisatie
Er is een verband tussen de interne organisatie van de onderneming en de administratie.
Interne organisatie: de wijze waarop een organisatie is georganiseerd.
Om de administratie op de juiste wijze op te zetten en te kunnen uitvoeren heb je kennis van de interne organisatie nodig
Slide 9 - Slide
Administratieve organisatie
alle maatregelen van organisatorisch aard die betrekking hebben op een goede werking van de administratie.
Wanneer is de administratie goed georganiseerd?
Welke informatie is er nodig?
Wie legt de informatie vast?
Wie verwerkt de informatie?
Hoe wordt de informatie ter beschikking gesteld?
Slide 10 - Slide
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie met als doel de onderneming goed te laten functioneren.
A
Administreren
B
Administratieve organisatie
C
Verstrekken van informatie
D
Interne organisatie
Slide 11 - Quiz
Onder _______ verstaan we alle maatregelen van organisatorische aard die betrekking hebben op een goede werking van de administratie
A
Administreren
B
Administratieve organisatie
C
Verstrekken van informatie
D
Interne organisatie
Slide 12 - Quiz
Verschil tussen functie en taak
Een functie is niet precies hetzelfde als een taak.
Een functie hoort bij een bepaalde persoon.
Een taak hoort bij het werk.
Voorbeeld:
Wanneer iemand in een onderneming belast is met de inkoop van de goederen, is zijn functie inkoper. Een van zijn taken is: zo goedkoop mogelijk kopen van kwalitatief goede producten
Het is heel belangrijk dat de taken die moeten worden uitgevoerd duidelijk zijn omschreven
Slide 13 - Slide
Voordelen van taakverdeling:
De leider van de onderneming houdt zich niet bezig met uitvoerende werkzaamheden.
De werknemers kunnen zich specialiseren, waardoor productiviteit van de onderneming kan toenemen.
Slide 14 - Slide
Verschillende soorten funties
Beschikkende functies
Bewarende functies
Registrerende functies
Uitvoerende functies
Controlerende functies
Slide 15 - Slide
Beschikkende functie:
Een persoon kan over de activa van de onderneming beschikken.
De activa niet in bewaring hebben.
Bewarende functie:
Een persoon die de goederen en het geld van de onderneming bewaart.
Magazijnbeheerder
Kassier
Voorbeeld: Een procuratiehouder geeft opdracht aan een kassier om een bepaald bedrag over te maken.
De procuratiehouder is een persoon die de bevoegdheid heeft geld te laten uitbetalen.
Voorbeeld: De procuratiehouder beschikt over het geld en de kassier bewaart het geld.
Slide 16 - Slide
Registrerende functie:
wordt voornamelijk door personen in de administratie uitgevoerd.
Staat los van de beschikkende en bewaarende functie.
Voorbeeld: Administratieve medewerker
Uitvoerende functie:
een persoon die uitvoert wat door anderen wordt opgedragen.
Voorbeeld: Magazijnbeheerder, naast het bewaren van de gronstoffen en de producten, voert hij de taken uit die hem door de chef van productieafdeling zijn opgedragen.
Slide 17 - Slide
Controlerende functie:
iemand die controleert of de werkzaamheden worden uitgevoerd en als ze goed worden uitgevoerd.
Voorbeeld: Er moet dus regelmatig door iemand van de afdeling boekhouding samen met de kassier, een controle van het aanwezige kasgeld worden uitgevoerd.
Slide 18 - Slide
Functievermenging:
wanneer twee functies bij één en dezelfde persoon voorkomen.
Samenspanning:
als twee of meer functionarissen gaan samenwerken om cijfers te van de onderneming zodanig te wijzigen, dat zij er zelf voordeel van hebben.
Voorbeeld: De kassier kan niet de bewaardfunctie en de beschikkende functie vervullen.
Voorbeeld: De magazijnbeheerder 2 tv minder noteert en het hoofd van de financiele administrati ervoor zorgt dat er ook in d voorraad administratie op kantoor 2 tv minder zijn, dan kunnen zij elk een tv mee naar huis nemen.
Slide 19 - Slide
Belang van een goede taakverdeling
Het is onmogelijk om alles zelf te willen doen of te kunnen doen.
Daarom zullen de volgende onderwerpen aan bod komen:
Het inkoopproces;
Het verkoopproces;
Het betalingsverkeer.
Slide 20 - Slide
Een functie hoort bij een bepaalde persoon. Een taak hoort bij het werk.
A
Juist
B
Onjuist
Slide 21 - Quiz
Wanneer twee functies bij een persoon terrecht komen, is er spake van
A
Inkoopproces
B
Samenspanning
C
Functievermenging
D
Interne controle
Slide 22 - Quiz
Interne controle
Overal waar mensen samenwerken, ontstaat de noodzaak van controle.
Alle controlewerkzaamheden binnen de onderneming, ten behoeve van de leiding.
de administratieve interne controle;
de aanwezigheidscontrole (personeel en goederen);
de controle op het naleven van overheidsvoorschriften.
In deze module zullen we uitsluitend de administratieve interne controle behandelen.
Slide 23 - Slide
Middelen om interne controle te verkrijgen:
Functiescheiding;
Preventie middelen;
Registratie;
Verificatie;
Een goede interne organisatie.
Slide 24 - Slide
Functiescheiding:
Het scheiden van om de verschillende functies te kunnen controleren
Preventieve middelen:
Het stellen van normen en het hanteren van budgetten.
Het beschikbaar stellen van een aparte ruimte voor de kassier en voor de magazijnbeheerder.
Slide 25 - Slide
Registratie:
Het vastleggen van:
machtigingen
Opdrachten;
Verrichte handelingen.
Verificatie:
nagaan of aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.
Goede interne organisatie:
hoe beter de interne organisatie, des te betrouwbaarder de gegevens.
Slide 26 - Slide
Formele controle: de financiële feiten juist zijn en de overzichten volgens de regels opgesteld.
Materiële controle: de controle op de juiste inhoud van de informatie.
Positieve controle: is alles wat in de administratie is vastgelegd correct?
Negatieve controle: is alles wat geboekt had moeten worden ook werkelijk geboekt?
Met betrekking tot de interne controle onderscheiden we:
de formele en de materiële controle.
Slide 27 - Slide
Detailcontrole: elke geboekte post wordt apart gecontroleerd.
Voordeel: grote zekerheid vaststaat dat alles is geboekt.
Totaalcontrole: de posten worden niet stuk voor stuk gcontroleerd. Er worden totalen gecontroleerd.
We kunnen bij de controle nog een ander onderscheid maken: Detailcontrole en Totaalcontrole
Slide 28 - Slide
De waardekringloop
In de onderneming lopen een goederenstroom
en een geldstroom.
Het geeft aan hoe de goederen- en geldstroom
met elkaar samenhangen.
Niet altijd worden alle goederen contant gekocht en verkocht.
Tot de waardekringloop van een onderneming behoren ook de schulden aan de leveranciers en de vorderingen op afnemers