2F Een zakelijke e-mail schrijven

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1-4

Zakelijke e-mail

Zakelijke e-mail

Een e-mail is eigenlijk een brief die je via de computer verstuurt. E-mails zijn meestal korter dan brieven. Er zijn persoonlijke en zakelijke

e-mails.

Maar hoe schrijf je een goede zakelijke e-mail?

Voordat je begint ...

• Wat is het doel van je e-mail?

        Iemand uitnodigen? Informatie vragen? Informatie geven?            Iemand ergens van proberen te overtuigen?

        Houd het doel duidelijk voor ogen tijdens het schrijven.

• Welke informatie in de e-mail moet er per se komen?

       Zoek dat op in de examenopdracht en gebruik die

       informatie bij het maken van je eigen zinnen. 

Wat is de juiste aanhef van een e-mail

als je de naam van de lezer niet weet?

Opbouw zakelijke e-mail

• Aan:
• CC:
  
• BCC:
• Onderwerp:
• Aanhef                  (Geachte heer/mevrouw,)
• Inleiding               (Waarom stuur je de e-mail)
• Kern                        (Vertel waar je e-mail over gaat, op welke vragen wil je of geef je antwoord)
• Slot                          (Wat verwacht je van de lezer, bedank de lezer alvast) 
• Afsluiting              (Met vriendelijke groeten,)

                                          Jouw naam en eventueel je functie   

Inleiding:
Formeel beginnen. Niet met 'Ik', maar met 'Mijn naam is ...'.

Beschrijf hier waarom je de e-mail gaat schrijven (de aanleiding)
Maak duidelijk wie je bent en waarom je de e-mail schrijft. 

Kern: 

Hier geef je alle informatie. Je kunt het opdelen in 2 of meer alinea’s.

Zorg dat het overzichtelijk blijft!

Slot: Je geeft hier aan wat je wil bereiken. ( Uitnodigen?, Geld terug?, Enz.)

Slotzin: Bedanken voor het lezen en netjes vragen om een reactie.

Geachte heer, mevrouw,

Sinds 1 mei 2019 huur ik bij u een kamer in het pand Poolseweg 115 in Breda. Hierbij zeg ik deze huur op. Dat betekent dat de huur per 1 juni 2024 eindigt. Ik houd hierbij rekening met de opzegtermijn.

Graag maak ik met u een afspraak voor de oplevering. Daarnaast verzoek ik u binnen 30 dagen na einde huur de borg terug te storten op rekeningnummer IBAN 51INGB0123412123 t.n.v. Tinus Fritsen.

Graag ontvang ik uw schriftelijke bevestiging van de huuropzegging.

Met vriendelijke groeten,

Tinus Fritsen

Tip 1

Elke e-mail begint met de aanhef. Een veel gebruikte vorm is 'Geachte heer of mevrouw,' maar we zien ook steeds vaker 'Beste heer of mevrouw,' boven de brief staan. 

Voorbeelden van een correcte aanhef zijn: Geachte heer/mevrouw, Beste mevrouw Jansen, Geachte heer Van der Plas,.

Niet goed is: Beste mevrouw J. Jansen, De voorletter hoort niet in de aanhef te staan.

Tip 2

Na de aanhef komt de inleiding.

Ondanks de komma waar de aanhef mee eindigt, begint de inleiding weer met een hoofdletter.

In de inleiding geef je aan waarom je de e-mail schrijft.

Tip 3

In de tweede en volgende alinea’s (de kern) geef je de lezer informatie. In een klachtenmail leg je uit wat de klacht precies inhoudt en wat je al gedaan hebt om het probleem op te lossen.

Wanneer je informatie vraagt of geeft, leg je in de kern uit welke informatie je nodig hebt of je geeft in de kern de nodige informatie.

Gebruik witregels om meerdere alinea's van elkaar te onderscheiden.

Tip 4

In de slotalinea schrijf je wat je van de lezer verwacht. Bijvoorbeeld: je hoopt dat de klacht binnen 2 weken wordt opgelost 

Goede afsluitende zinnen kunnen zijn:

• Graag zie ik uw reactie (spoedig) tegemoet.
  
• Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Tip 5 t/m 8

• Maak niet al te ingewikkelde en vooral lange zinnen.
  
• Gebruik woorden die je kent.
  
• Kijk goed of alles uit de opdracht ook echt in jouw  e-mail   staat. (Gebruik dezelfde woorden/zinnen, dan maak je ook   geen fouten).
  
• Denk niet eindeloos lang na, begin gewoon met schrijven en   ga pas kritisch nakijken als je klaar bent.