Secretaris workshop 28-09-21

• Maatschappijleer
• HBO
• Studiejaar 2

Gefeliciteerd, jullie hebben de leukste functie gekozen:)

Welkom bij de secretaris workshop 

Waarom hebben jullie gekozen voor de functie?

Wat hopen jullie te leren vandaag?

Even voorstellen!

Loïs Houwen

• Oud-secretaris KIC
• sept 2019-2-20
• Communicatie, media en IT
• nu student docent                                                                                Maatschappijleer

functieomschrijving

''Een secretaris, penvoerder of abactis is de functie van de persoon (man of

vrouw) die de verslaglegging doet van een organisatie, zoals van een

vereniging of een stichting. Vaak doet een secretaris echter meer,

hij of zij onderhoudt bijvoorbeeld de vergadering voor en houdt de

opvolging van de acties in de gaten."

Vergaderen en notuleren

"De notulen vormen een verslag

van de vergadering. Tijdens de

vergadering maakt de secretaris

(notulist) aantekeningen, om na

afloop van de vergadering de

notulen te kunnen voltooien.''

Notuleren in een notendop

+Laat jezelf horen! Pauzeer het typen als je zelf iets wil

inbrengen in de vergadering

+ Woord-voor-woord of samenvattend

+ Luisteren, filteren, schrijven

+ Opslaan van notulen: jaar/maand/datum

+ Stel het online zetten van je notulen niet uit. Daarmee

vertraag je ook je andere bestuursgenoten

Wat zijn belangrijkste zaken om te notuleren?

Algemene Ledenvergadering

• Opnameapparatuur; check of ze opgeladen zijn
  
•  Leen je apparatuur? Haal al je materiaal er af voordat
  
• je ze weer inlevert!
  
• Woord-voor-woord of...........
•  Wanneer moeten je notulen af zijn? Check je statuten
  
• en huishoudelijk reglement!
  
•  Tijdens het stemmen; geluid uit

TIP: Gebruik

Uitnodigingen versturen

• ALLE MAILS IN BCC!
  
• Wees duidelijk, kort en bondig over wat de bedoeling is tijdens de ALV
•  Laat belangrijke mails altijd controleren
  
• Stuur je documenten (agenda, notulen, beleidsplan) altijd in PDF
• Gmail, Mailchimp of Congressus

Mailbestand

• Welke mailadressen komen bij jou binnen?
  
• Doorsturen van mails naar de juiste functie
  
• Blijf netjes en vriendelijk is alle mails
  
• Maak mapjes in je inbox (belangrijke mails zoals uitschrijvingen zijn dan makkelijker terug te vinden)
• Verwijder nooit mails
•  Reageer tijdig en altijd! 

Ledenadministratie

• Vraag nooit meer gegevens op dan absoluut nodig (AVG)
• Online inschrijven; ook met SEPAmachtiging (handtekening)
  
• Gebruik programma's zoals E-boekhouden, Congressus of gewoon Excel om overzicht te bewaren

Let op: dat je hard-copy gegevens achter

een gesloten deur moet bewaren (AVG)

Sociale media

"Social media is het belangrijkste middel om je leden te activeren, motiveren en betrokken te houden. Haal het maximale eruit"

• Vraag toestemming voor het plaatsen van foto's van je leden (AVG)
• Deel social media met een ander bestuurgenootje
  
• Wees creatief en orgineel; dat waarderen leden!
  
• Nodig zelf mensen uit. Hier zit misschien wat werk in zitten, maar je haalt er veel uit als vereniging

En, wat heb je nu geleerd?

Laatste tips!

Werk hard, maar vergeet vooral niet te genieten!