Vergaderen en notuleren

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen

Hoe voel je je vandaag ?

1. 
2. 
3. 
4. 

Wat weet je over vergaderen?

Wat is het verschil tussen vergaderen en overleg?

Rollen vergadering

• Voorzitter
  
• Notulist / secretaris
  
• Penningmeester
  
• Agenda lid
  

Agenda

1. Welkom
   
2. Mededelingen
   
3. Notulen van vorige vergadering
   
4. agendapunten
   
5. W.v.t.t.k
   
6. Rondvraag
   

Stap 1: Noteer relevante informatie 

• Geef aan waar de vergadering wordt gehouden, wie er aanwezig moeten zijn en hoe laat de vergadering begint.  
• Locatie, datum, tijd en aanwezigen moeten als eerste vermeld worden bij een agenda. 

Stap 2: Zorg voor vaste en inhoudelijke agendapunten 

• Vaste agendapunten zijn punten die op iedere agenda staan. 
• De inhoudelijke punten zijn onderwerpen waarover op die vergadering specifiek vergaderd woord. 
  

Stap 2: vervolg

Een agenda heeft de volgende punten 

• Opening 

• Verslag vorige vergadering 

• Mededelingen en ingekomen/uitgegane stukken 

• Inhoudelijke agendapunten

• A (…)

• B ( …) 

• C (…)

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k) 

• Rondvraa 

• Afsluiting 

Stap 3: Werk met tijd

• Geef achter elk agendapunt aan hoe lang je erover mag praten in de vergadering.  
• Dit voorkomt dat de vergadering erg uitloopt. 
  

Notulen

• Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat besproken wordt

Notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering

Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt

Notulist maakt eerst een grove opzet met een logische indeling van de agenda.

Formuleren en stijl

• Bij het formuleren zet je de spreektaal om in schrijftaal.

Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal

• Let op consequent gebruik van de tegenwoordige tijd (de voorzitter merkt op..)
• Geef de structuur van de agendapunt duidelijk weer in de lay-out (denk aan titel, kopjes, actiepunten en afspraken)

1 Je aantekeningen uitwerken

• Werk de aantekeningen zo snel mogelijk uit
• Zorg voor een rustige werkruimte
• Zorg voor voldoende tijd
• Weet welke verslagvorm gewenst is
• Weet welk vergaderdoel het agendapunt heeft
• Structureer je aantekeningen
• Let op taalgebruik en woordkeuze

Taalgebruik en woordkeuze

• Onvoltooid tegenwoordige tijd
• Schrijftaal
• Bedrijvende vorm
• Synoniemen
• Vermijd emotioneel taalgebruik en wees objectief
• Vorm volledige zinnen
• Maak je zinnen niet te lang

2  Het model voor de notulen

Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen herkenbaar

De kop van de notulen

• naam van het vergadering
• plaats en datum
• begin- en eindtijd
• namen van de aanwezigen
• namen van de afwezigen
• notulist
• kenmerk

Namen van de aanwezigen:

Je begint met het vermelden van de belangrijkste aanwezigen:
- voorzitter

- secretaris

- penningmeester

Daarna de overige leden in alfabetische volgorde (achternaam)

Gastsprekers vermeld je apart!

Afwezigen

Geef bij de afwezigen aan:

m.b.of z.b. = met bericht of zonder bericht

m.k. of z.k. = met kennisgeving of zonder kennisgeving

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.

Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.

Besluiten en acties laat je opvallen.

3  Archivering en verzending

Notulen moeten zo snel mogelijk na afloop van de vergadering worden uitgewerkt en verzonden.

- Deelnemers kunnen dan de actiepunten waarbij hun naam    staat, uitvoeren;

- Afwezigen worden zo snel mogelijk geinformeerd.

Verspreiden verslag

• in postvak (eventueel in envelop)
• e-mail
• post
• in de cloud

Wat is het belang van notuleren?
(kies twee antwoorden)

1. Het bedrijf voldoet aan de plicht om te notuleren
2. Iedere gemaakte afspraak staat zwart op wit
3. Het draagt bij aan grote betrokkenheid van collega's onderling

Wat is er te zeggen over de rol van de notulist?

1. Hij stelt zich onafhankelijk op en neemt zelf niet deel aan de vergadering zich onafhankelijk op tijdens de vergadering
2. Het is eigenlijk dezelfde persoon als de voorzitter
3. Hij mist in zijn verslag geen woord van wat er is gezegd

Theorie vergaderen

Lees H8. Werkoverleg

• 8.1 vergaderingen

• 8.2 effectief en efficiënt werkoverleg

• 8.3 notulen met actie- en besluitenlijst

Succes met vergaderen!

Het eerste overleg

Maak met elkaar afspraken:

Wie is de voorzitter?

Wie notuleerd?

Onderwerpen op de agenda

1. verdeling van de taken:

• Marketing
• Financien
• Websitebeheer
• en.....wat nog meer
• 
  
• 2.Eerste brainstorm voor de te verkopen producten: Bijvoorbeeld, welk thema denk je aan of voor welke doelgroep wil je gaan werven?