Archiveren

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Archiveren

Koppelkcode

Waaraan
denk je bij het woord ‘archiveren’?

Archiveren

• Digitaal of papier?
• Onderhoudt en actualiseert het digitale archief
• Kerntaak en werkproces
• Niet flitsend, niet leuk, saai.... maar wel heel belangrijk!
  

De archiefwet (1995)

Beschrijft hoe overheidsinstanties gegevens moeten bewaren. Op grond van de Archiefwet moeten organisaties informatie toegankelijk maken en houden.

- Bewaren 

- Vernietigen 

Dit moet ook vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die als doel heeft om privacy te waarborgen.

Leerdoelen

• Je hebt kennis van de wettelijke richtlijnen voor het papieren en digitale archief (Archiefwet).
• Je kent de structuur van opslag/directories in een (digitaal) archief.
• Je hebt kennis van het coderen en ordenen van documenten.
• Je kent de soorten archieven en weet welke stukken waar toegankelijk opgeborgen moeten worden.
• Je kent de voor- en nadelen van een digitaal archief.
• Je hebt kennis van (digitale) hulpmiddelen bij het archiveren.

Leerdoelen

• Je schoont het archief op en beoordeelt welke (digitale) documenten nog een actuele rol spelen, rekening houdend met de archiefwetgeving, wettelijke regelingen, bedrijfsregelingen en persoonlijke regelingen.
• Je zorgt ervoor dat documenten op de juiste plaats worden opgeslagen, voorzien van de juiste codering, ordening en bestandsnaam.
• Je maakt dossiers aan voor documenten met de juiste mappenstructuur, bestandsnamen, rangschikking en coderingen, met de mogelijkheid voor het aanmaken van submappen.
• Je signaleert verbeterpunten in het proces van archiveren van documenten en voert deze door.
  
  

Twee belangrijke dingen....

1. In het eerste filmpje zie je een belangrijk voordeel van een digitaal archief ten opzichte van een papieren archief. Welke?
   
   
2. Het gaat om afspraken. Afspraken die er al zijn of die nog gemaakt moeten worden.

Waarom archiveren?

• Om het terug te kunnen vinden!
• Definitie: "...volgens voorschriften ordelijk opslaan en rangschikken van documenten in een (digitale) bewaarplaats.
• Bepaalde tijd
• Geheugen van het bedrijf

Waarom archiveren?

• Waarom? Moet van de fiscus of een andere overheidsinstantie....
• Of de organisatie wil het zelf, als geheugensteuntje of om zaken te kunnen bewijzen
• Vier functies: 1) informatieve waarde 2) bewijskracht
  3) wettelijke verplichtingen 4) historische waarde

Digitaal archiveren

Voor- en nadelen
(leer deze goed!)

Soorten archieven

• Persoonlijk archief
• Afdelingsarchief
• Centraal archief
  
  
• Raadplegen van het archief - Onderscheid in: 1) dynamisch archief 2) semistatisch archief 3) statisch archief

Ordenen en sorteren

• Hoe doe je dat?
• Op datum, volgnummer, persoons- of bedrijfsnaam, soort document, onderwerp, codering (die je zelf aanbrengt).
  Heel vaak is het een combinatie van voorgaande zaken.
• Sorteermethoden: numeriek, chronologisch, op onderwerp, alfabetisch, alfanumeriek

Ordenen en sorteren

• Vier ordeningselementen bij alfabetiseren van persoonsnamen!
• Alfabetiseren van bedrijfsnamen.
• Lees deze beide onderdelen goed door. Nodig voor de opdrachten.
• Alfanumeriek

Coderen

• Uniform systeem. Afspraken!
• Sorteren. Coderen. Rangschikken.
• Classificatieschema:
  - hoofdrubrieken
  - rubrieken
  - subrubrieken
  In de theorie staan voorbeelden.

En nu.... (en straks)

• Aan de slag met de opdrachten
  

• Een volgende keer gaan we het nog hebben over bewaartermijnen en archiefvernietiging, cloudopslag, beveiliging, archief- en dossierbeheer.

Archiveren

SEC1

5 okt. 2022

Opschonen, bewaren of vernietigen

• Schoon regelmatig op. Voorkom archiefvervuiling!
• Back-ups
• Cloudcomputing
• Vernietigen papieren archief (opdracht ..)
• Bewaren: bewaartermijnen en wetgeving (zie volgende dia's)

Bewaartermijnen en wetgeving (1/2)

• Archiefwet 1995 - Voor overheidsorganisaties verplicht vernietiging van stukken en gegevens na de bewaartermijn.
• Burgerlijk Wetboek - bedrijf of zzp'er moet verplicht alle financiële administratie minimaal 7 jaar bewaren
• Algemene wet inzake rijksbelastingen - bedrijf of zzp'er moet alle documenten t.a.v. rechtspositie en belastingheffingen bewaren 

Bewaartermijnen en wetgeving (2/2)

• Wet op de omzetbelasting - bedrijf of zzp'er moet alles betreffende onroerende zaken 10 jaar bewaren.
• Tot 25 mei 2018 gaf de Wet bescherming persoonsgegevens  (Wbp) aan op welke wijze persoonsgegevens gebruikt, verzameld en vernietigd moeten worden. In het algemeen vernietiging uiterlijk 2 jaar na beëindiging lidmaatschap of dienstverband.

In plaats van de Wbp

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

Archiefmiddelen

Digitaal: usb-stick, memorycard, externe harde schijf, dvd's

Fysiek: kasten, laden, ordners, dossiermappen en -kasten

Meestal scanner aanwezig om documenten digitaal te maken.

Daarnaast externe server, vpn-verbinding, Cloud computing (Dropbox, iCloud, SkyDrive, Google Drive en OneDrive)

Digitaal archief

• Toegankelijkheid (denk aan verschillende rechten en beveiliging documenten)
• Overzichtelijke mappenstructuur
• Digitaal archief: Document management m.b.v. Documentaire informatiesystemen (DIS)
• Beveiliging archief (back-ups, capaciteit en procedures)
• Tips digitaal archief!

Archiefbeheer

• Zorgen voor goede afspraken en procedures. Iemand moet verantwoordelijk zijn
• Wel/niet archiveren 
• Archiefeisen (overzichtelijk, toegankelijk, volledig, betrouwbaar, authentiek)
• Richtlijnen rondom de mappenstructuur!
• Knelpunten! (plaatsbepaling, onvolledige dossiers, fout gearchiveerd, onduidelijke classificatie/codering, onvoldoende afstemming)

Dossiers

• verzameling informatie over een onderwerp.
• Selectie maken en onderverdeling
• personeelsdossiers, medische dossiers, projectdossiers
• Ook hierbij: wat sla je op/bewaar je? Wie moet erbij kunnen? Wie beheert het?
• Vertrouwelijke informatie
• Digitaal dossierbeheer

Uitlenen en registreren

• Bij fysiek archief: vastleggen wie wanneer welk dossier, map of  document heeft meegenomen. Kan op verschillende manieren.
• Bij digitaal archief: wie kan waar bij? Hoe lang staat iets op een bepaalde plek? Definitieve versies of ook conceptversies (versiebeheer). Wie mag aanpassen? Bevelig definiteve versie

Mappenstructuur (1/2)

• Goede structuur, overzicht, naamgeving en onderhoud
• Mappen en submappen
• Structuur moet logisch zijn en gebruikers leiden naar het bestand dat ze zoeken. Onoverzichtelijke structuur leidt tot frustratie
• Zo min mogelijk lagen onder elkaar. 
• Als volgorde belangrijk is, gebruik dan cijfers. 

Mappenstructuur (2/2)

• Orden maximaal 10 mappen onder elkaar, behalve wanneer het een reeks betreft of een groep van 20 mensen
• Naamgeving - afspraken! Hierdoor beter sorteren via Verkenner
• Mappen regelmatig checken en opschonen

Werken met mappen en bestanden

• Met behulp van Windows Verkenner
• Mappen of directories
• Mappen aanmaken
• Bestand/file
• Extensie
• Bestanden maken, verwijderen, openen en zoeken
• Bestanden en mappen weergeven en rangschikken

E-mail archiveren

• E-mailbeleid (checklist!)
• E-mailberichten opslaan (één of meer bijlagen opslaan, e-mailbericht mét bijlagen opslaan - outlook-berichtindeling)

Werken met zipbestanden

• gecomprimeerd bestand, kleiner dan de losse bestanden samen - minder opslagruimte of makkelijker te versturen via e-mail
• Herkenbaar aan .zip extensie en 'ritsje'
• Zipbestanden uitpakken en maken

Bestanden beveiligen

• Wachtwoord instellen om het bestand te openen of om aanpassingen in het bestand te kunnen doen.
• Verschillende manieren (Laten zien?)
• PDF-bestanden