Les 8 - Communicatie: Interne communicatie

• Handel
• MBO
• Studiejaar 1

Communicatie

Interne communicatie

Wat gaan we doen vandaag...

Aan het einde van de les...

... kun je de manier van communiceren uitleggen tussen medewerkers en teams in organisaties met een online omgeving.

... kun je het belang van heldere en efficiënte interne communicatie uitleggen.

... heb je kennis van tools en methoden voor interne communicatie.

Vertel de studenten de leerdoelen van de les.

Wat weet je al over interne communicatie?

Interne communicatie

https://www.youtube.com/watch?v=1RQzXJnNfW4

Opdracht - Top-down communicatie 

Wat houdt top-down communicatie in? 

                 Bespreek in duo en schrijf 2 punten op 

Top-down communicatie verwijst naar een communicatiestijl waarbij informatie of instructies worden doorgegeven vanuit hogere posities in een hiërarchische structuur naar lagere posities. Het is een traditionele benadering van communicatie die vaak wordt gebruikt in formele organisaties en instellingen.

Bij top-down communicatie worden beslissingen en informatie gemaakt door leidinggevenden, managers of andere autoriteitsfiguren, en vervolgens naar beneden gecommuniceerd naar medewerkers of teamleden. Deze communicatiestijl impliceert dat de informatie wordt 'doorgegeven' aan degenen onderaan de hiërarchie, zonder veel ruimte voor vragen, discussie of betrokkenheid van de ontvangers.

Top-down communicatie kan in sommige situaties effectief zijn, zoals wanneer er behoefte is aan duidelijke richtlijnen, snelle besluitvorming of in noodsituaties waarin onmiddellijke actie nodig is. Het is ook gebruikelijk in commandostructuren, zoals het leger, waar orders direct moeten worden opgevolgd.

Er zijn echter enkele nadelen aan top-down communicatie. Het kan de betrokkenheid en motivatie van medewerkers verminderen, omdat ze zich mogelijk niet gehoord of betrokken voelen bij het besluitvormingsproces. Het kan ook de stroom van informatie beperken, omdat ideeën of feedback van degenen onderaan de hiërarchie minder kans hebben om naar boven te reizen.

Veel moderne organisaties streven naar een meer participatieve en open communicatiecultuur, waarin communicatie niet alleen van boven naar beneden stroomt, maar ook omgekeerd en horizontaal. Dit bevordert een betere samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheid en betrokkenheid van alle teamleden.

Opdracht - Horizontale communicatie

Wat houdt horizontale communicatie in? 

                 Bespreek in duo en schrijf 2 punten op 

Horizontale communicatie verwijst naar de uitwisseling van informatie, ideeën en feedback tussen individuen of groepen die zich op hetzelfde hiërarchische niveau bevinden binnen een organisatie. Het staat in contrast met verticale communicatie, waarbij de informatie stroomt van hogere naar lagere niveaus in de hiërarchie, zoals van managers naar medewerkers.

Bij horizontale communicatie is er sprake van gelijkwaardigheid en samenwerking tussen de betrokken partijen. Het kan plaatsvinden tussen collega's op dezelfde afdeling, teamleden, projectgroepen of zelfs tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie.

Horizontale communicatie is belangrijk omdat het de uitwisseling van kennis, ervaringen en perspectieven bevordert. Het stelt medewerkers in staat om effectief samen te werken, problemen op te lossen, informatie te delen en beslissingen te nemen op basis van een breder scala aan inzichten. Het kan ook bijdragen aan een positieve werkcultuur, waarbij medewerkers zich gehoord en betrokken voelen.

Enkele voorbeelden van horizontale communicatie in een organisatie zijn:

Teamvergaderingen: Regelmatige vergaderingen waarbij teamleden samenkomen om informatie uit te wisselen, voortgang te bespreken en beslissingen te nemen.

Samenwerkingstools en -platforms: Het gebruik van technologische hulpmiddelen zoals gedeelde documenten, projectmanagementsoftware, instant messaging-apps en sociale intranetten kan de horizontale communicatie vergemakkelijken door een platform te bieden voor het delen van informatie en samenwerking.

Interdepartementale samenwerking: Wanneer verschillende afdelingen binnen een organisatie samenwerken aan gemeenschappelijke projecten of doelen, is horizontale communicatie essentieel om informatie en middelen effectief te delen.

Informele gesprekken: Dagelijkse gesprekken bij de koffieautomaat, tijdens de lunch of informele bijeenkomsten kunnen ook bijdragen aan horizontale communicatie. Dit soort interacties stimuleert informele relaties tussen medewerkers en draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen en het delen van informatie.

Het bevorderen van horizontale communicatie binnen een organisatie kan de algehele samenwerking en productiviteit verbeteren. Het kan leiden tot een betere besluitvorming, het oplossen van problemen en innovatie, en het versterken van de relaties tussen medewerkers.

Opdracht - Diagonale communicatie

Wat houdt diagonale communicatie in? 

                 Bespreek in duo en schrijf 2 punten op 

Diagonale communicatie is een term die gebruikt wordt om een vorm van communicatie te beschrijven die zich niet beperkt tot de traditionele hiërarchische lijnen binnen een organisatie. In plaats daarvan gaat diagonale communicatie dwars door de verschillende hiërarchische niveaus en afdelingen heen, waarbij mensen op gelijkwaardige basis met elkaar communiceren, ongeacht hun positie in de hiërarchie.

 

Het idee achter diagonale communicatie is om de uitwisseling van informatie, ideeën en feedback te bevorderen tussen medewerkers op verschillende niveaus van een organisatie. Het doorbreekt de traditionele top-down communicatiestructuur en moedigt een meer open en inclusieve communicatiecultuur aan.

Diagonale communicatie kan verschillende vormen aannemen, zoals:

Horizontale communicatie: Dit verwijst naar communicatie tussen medewerkers op hetzelfde hiërarchische niveau of binnen dezelfde afdeling. Door horizontale communicatie te stimuleren, kunnen medewerkers gemakkelijker samenwerken, informatie delen en problemen bespreken.

Upward communication: Dit betekent dat werknemers op lager niveau communiceren met hun leidinggevenden of hoger geplaatste medewerkers. Het moedigt medewerkers aan om feedback te geven, ideeën voor verbetering aan te dragen en problemen aan te kaarten die ze tegenkomen in hun dagelijkse werk.

Downward communication: Dit is het tegenovergestelde van upward communication, waarbij leidinggevenden en hoger geplaatste medewerkers communiceren met medewerkers op lager niveau. Het omvat het geven van richtlijnen, het verstrekken van informatie en het delen van beslissingen met degenen die de uitvoering op zich nemen.

Diagonale communicatie: Dit is de kern van diagonale communicatie, waarbij medewerkers op verschillende hiërarchische niveaus en in verschillende afdelingen met elkaar communiceren. Het stimuleert een bredere uitwisseling van informatie, bevordert samenwerking en helpt silo's binnen de organisatie te doorbreken.

Diagonale communicatie kan de organisatie ten goede komen door het bevorderen van een meer open en transparante communicatiecultuur, het stimuleren van samenwerking en innovatie, het vergroten van betrokkenheid en het verbeteren van de besluitvorming. Het kan ook bijdragen aan een gevoel van gemeenschap en gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

Opdracht - Formeel en informele communicatie

Wat houdt formele en informele communicatie in? 

                 Bespreek in duo en schrijf 2 punten op 

Formele communicatie verwijst naar de officiële en gestructureerde manier van communiceren binnen organisaties, instellingen of andere professionele omgevingen. Het volgt vaak een vastgelegde hiërarchie en wordt gebruikt voor formele aankondigingen, rapporten, beleidsrichtlijnen, formele vergaderingen, zakelijke brieven, memo's en andere officiële documenten. Formele communicatie volgt meestal specifieke regels en protocollen om de juistheid en professionaliteit te waarborgen.

 

Aan de andere kant verwijst informele communicatie naar niet-officiële, ongestructureerde en minder formele manieren van communiceren. Dit soort communicatie vindt vaak plaats tussen collega's, vrienden, familieleden of andere sociale groepen. Informele communicatie kan plaatsvinden in informele gesprekken, informele bijeenkomsten, sociale media, informele e-mails of chats, telefoongesprekken, enzovoort. Het heeft doorgaans een lossere structuur, minder formele taal en kan ook non-verbale communicatie bevatten, zoals lichaamstaal en gebaren.

Beide vormen van communicatie hebben hun eigen toepassingen en doelen. Formele communicatie is geschikt voor situaties waarbij nauwkeurigheid, professionaliteit en officiële goedkeuring nodig zijn. Het wordt vaak gebruikt voor zakelijke transacties, rapportage aan hogere autoriteiten, het verstrekken van richtlijnen en procedures, en het vaststellen van officiële standpunten. Informele communicatie daarentegen is meer gericht op het opbouwen van relaties, het delen van informele informatie, het uitwisselen van ideeën en meningen, en het bevorderen van een informele sfeer binnen sociale groepen. Het kan bijdragen aan teambuilding, sociale cohesie en een gevoel van verbondenheid.

Conclusie

Al met al draagt goede interne communicatie bij aan een positieve werkomgeving, betere samenwerking, hogere productiviteit en een grotere betrokkenheid van medewerkers. Het is een essentieel onderdeel van het succes van een organisatie en verdient daarom de nodige aandacht en investeringen.

Tools voor effectieve interne communicatie

1. Email 

2. Intranet

3. Instant messaging and chat

4. Nieuwsbrieven

5. Medewerkersbijeenkomsten en evenementen

6. Projectmanagementtools

7. Digitale personeelshandboeken/ SOP's:

E-mail: E-mail is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen binnen organisaties. Het stelt medewerkers in staat om berichten, aankondigingen en documenten naar elkaar te sturen.

Intranet: Een intranet is een interne website die alleen toegankelijk is voor medewerkers van een organisatie. Het kan dienen als een centrale hub voor het delen van nieuws, documenten, kalenders, formulieren en andere interne informatie.

Instant messaging en chat: Platforms zoals Slack, Microsoft Teams en Google Chat bieden mogelijkheden voor directe communicatie en samenwerking tussen medewerkers. Deze tools ondersteunen ook het delen van bestanden, videovergaderingen en het creëren van specifieke kanalen voor teams of projecten.

Nieuwsbrieven: Regelmatige nieuwsbrieven zijn een effectieve manier om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen, updates en prestaties binnen de organisatie.

Medewerkersbijeenkomsten en evenementen: Face-to-face bijeenkomsten, zoals teamvergaderingen, townhall-meetings of bedrijfsevenementen, bieden een gelegenheid voor directe communicatie, het delen van informatie en het bevorderen van betrokkenheid.

Projectmanagementtools: Tools zoals Asana, Trello of Jira zijn niet alleen handig voor het beheren van projecten, maar ze bieden ook communicatiemogelijkheden tussen teamleden, waardoor discussies, updates en documentuitwisseling binnen het project mogelijk worden.

Digitale personeelshandboeken/ SOP's: Een digitaal personeelshandboek biedt een centrale bron van informatie over beleid, procedures en richtlijnen binnen de organisatie.

Conclusie

Het kiezen van de juiste tools en methoden hangt af van de specifieke behoeften en de cultuur van de organisatie. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen efficiënte communicatie, betrokkenheid van medewerkers en het bevorderen van een positieve werkomgeving.

Opdracht - Het belang van heldere en duidelijke interne communicatie

Omschrijf in jouw eigen woorden het belang van heldere en duidelijke interne communicatie en wat er kan gebeuren wanneer je dit niet doet.

... kun je een situatie herinneren waar dit mis ging?

... wat doe je een volgende keer anders?

Conclusie

Heldere en duidelijke taal zorgt ervoor dat de boodschap goed overkomt en misverstanden worden voorkomen. Het voorkomt ook dat er tijd en geld verloren gaat door onnodige communicatie.

Samenvatting

Interne communicatie omvat verschillende tools en methoden die organisaties gebruiken om effectieve communicatie tussen medewerkers te bevorderen. Enkele veelgebruikte tools zijn e-mail, intranet, instant messaging en chatplatforms zoals Slack, interne sociale netwerken, nieuwsbrieven en digitale prikborden. Daarnaast kunnen face-to-face bijeenkomsten, webinars, projectmanagementtools en digitale personeelshandboeken ook helpen bij interne communicatie. Het kiezen van de juiste tools hangt af van de behoeften en cultuur van de organisatie, met de nadruk op efficiëntie, betrokkenheid en een positieve werkomgeving.

Reflectie

Schrijf in 50 woorden een korte reflectie over wat je hebt geleerd en hoe je dit in jouw toekomstige baan gaat toepassen. 

Sla deze reflectie en de bijbehorende opdrachten van deze les op in jouw Opdrachten Overzicht.

Schrijf 3 dingen op die je deze les hebt geleerd.

De leerlingen voeren hier drie dingen in die ze in deze les hebben geleerd. Hiermee geven ze aan wat hun eigen leerrendement van deze les is.

Schrijf 2 dingen op waarover je meer wilt weten.

De leerlingen voeren hier twee dingen in waarover ze meer zouden willen weten. Hiermee vergroot je niet alleen betrokkenheid, maar geef je hen ook meer eigenaarschap.

Stel 1 vraag over iets dat je nog niet zo goed hebt begrepen.

De leerlingen geven hier (in vraagvorm) aan met welk onderdeel van de stof ze nog moeite. Voor de docent biedt dit niet alleen inzicht in de mate waarin de stof de leerlingen begrijpen/beheersen, maar ook een goed startpunt voor een volgende les.