Een bedrijf verzamelt veel soorten gegevens. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld gaan over de leeftijd van medewerkers, maar ook over het aantal verkochte goederen. Dit soort gegevens is te gedetailleerd voor managers.
Managers willen informatie op hoofdlijnen. Ze hebben informatie nodig om leiding te kunnen geven. Vaak is dat informatie waarmee ze een vergelijking kunnen maken. Bijvoorbeeld is de omzet hoger of lager dan de vorige maand, of dezelfde maand vorig jaar of in vergelijking tot de concurrent? Met dit soort informatie kan een manager bijsturen als zaken niet zo lopen als verwacht of gewenst.
Deze informatie kan de vorm hebben van een tabel of grafiek. Ook zijn vergelijkingscijfers zoals kengetallen handig om de (financiële) situatie in kaart te brengen. Of om te kijken of de doelstellingen van het bedrijf wel worden gehaald. Daarnaast zijn cijfers waarmee een begroting en de werkelijke kosten worden vergeleken een handig sturingsmiddel.