Evenementenmanagement les 1.4.1 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

About de meivakantie...

WIE IS ER NAAR EEN FESTIVAL GEWEEST?

wat viel je op in jouw rol als evenementenmanager?

waar denken we aan bij projectmanagement, wat hebben we gedaan aan projectmanagement in P3?

Evenementenmanagement

De omschrijving van dit vak volgens het Kwalificatiedossier:

Bij het keuzedeel Evenementenmanagement leer je hoe je een bijdrage levert aan de voorbereiding en de uitvoering van een evenement, in opdracht van een leidinggevende of opdrachtgever. Je denkt mee over een concept, je leert werken met een draaiboek, medewerkers en publiek te regelen en om leveranciers en artiesten te informeren. Maar ook hoe je de op- en afbouw, de veiligheid en de inrichting van de ruimtes ondersteunt. En natuurlijk hoe je de catering regelt. Je leert dus van A tot Z hoe je met de organisatie van een evenement aan de slag gaat.   

Wat is het Kwalificatiedossier?

We lopen door lastige woorden heen

PERIODE 4; EXAMENTIJD!

In Periode 3 hebben we geleerd door het te ervaren

Periode 4:

• introductie examen
  
• briefing examenopdracht
  
• theorie
  
• studiereis en vrije dagen
  
• excursies
  
• eindexamenopdrachten (je examenportfolio via Teams)
  
• praktijkexamen op 27 juni
  

HOE ZIET HET EXAMEN ERUIT?

• Het door jou opgebouwde en volledige examenportfolio
• Een praktijkexamen aan de hand van een een opdracht

Je krijgt daarom twee briefings voor het examen:

• 1 van de docent over het examen (vandaag)
  
• 1 van de opdrachtgever over de eindopdracht (volgende les)

Het examen en de opdracht

• De eindopdracht is het organiseren van een festival
  
• Vanaf week 1 (vandaag) krijg je hier opdrachten voor samen je die  eindexamenportfolio vormen
  
• Wanneer je alle opdrachten ingeleverd hebt en de feedback zoals verwerkt hebt, mag deelnemen aan het examen
  
• Tijdens de uitvoering van het festival word jij beoordeeld op jouw gedrag en inzet 
  

WAAR KUN JE DEZE INFORMATIE VINDEN?

In de Studiewijzer in de Teamstegel Evenementenmanagement. Hierin staat o.a.:

• De omschrijving van het keuzedeel
  
• De beoordeling van het examen
  
• De planning voor de aankomende periodes
  
• Het aantal uren les
  
• De thema's van de lessen
  
• Een omschrijving van de opdrachten
• OPEN TEAMS EN PAK HET EXAMEN ERBIJ

Zoek de Studiewijzer op 

studenten krijgen een kopie

WE NEMEN SAMEN HET EXAMEN DOOR

WE NEMEN SAMEN HET EXAMEN DOOR

Op te leveren producten voor het examen:

• Het draaiboek voor het evenement;  
  
• Bewijs van overleg door middel van de notulen met hierin de actielijst, e-mails en screenshots van gesprekken;  
  
• Het projectarchief met hierin je werkdocumenten;  
  
• De presentatie van je debriefing;  
  
• Een quitclaim;  
  
• Teamafspraken in een samenwerkingsdocument;  
  
• Een promotieplan;  
  
• De briefing voor de artiest;  
  
• Contactsheet met contactgegevens van alle betrokkenen;  
  
• Contentplanning;  
  
• Content;  
  
• Persfoto's van de artiest;  
  
• Rider van de artiest;  
  
• Plattegrond met routing tijdens MAF. 
  

OPDRACHT

Lees nu zelf de opdracht door. Noteer minimaal 1 en maximaal 3 vragen. 

Hier heb je 10 minuten voor. 

We bespreken alle vragen klassikaal.

HOE GAAN WE DIT SAMEN DOEN?

We verdelen de hele groep in teams 

We krijgen een gezamenlijke briefing van de opdrachtgever

Ik leg de eindopdracht uit in detail

In de teams gaan jullie eerst samen een concept bedenken

Daarna volgt de debriefing

Jullie maken zelf binnen de teams een verdeling in taken

Dit gaat op basis van de overkoepelende verantwoordelijkheden die er zijn

Samen werk je elke week aan de taken

Elke week start met theorie, daarna is er uitwerktijd

De uitwerktijd start altijd met overleg en de actielijst

Je wordt niet beoordeeld op de fouten van een ander (dit blijkt uit de notulen dus leg alles vast!)

Lever wekelijks in wat wordt gevraagd, DAT IS VOORWAARDE VOOR JE EXAMEN!

Wat moet je vandaag opleveren en doen? (veel)

In het projectarchief inleveren:

• Projectarchief aanmaken
  
• Contactsheet van alle betrokkenen 
  
• Teamafspraken in samenwerkingsdocument (met taakverdeling)
  
• Presentatie van de debriefing 
  
• Een (voorlopige) planning 
  
• Notulen week 1 
  

VERDEEL DE TAKEN!!!

IK START DUS AL VANDAAG MET BEOORDELEN!!!

HOE GA JIJ ERVOOR ZORGEN DAT JE SLAAGT?

Vandaag!

Introductie MAFESTIVAL & briefing eindexamenopdracht  

Teamindeling  

Artiestverdeling per podium/team 

Roverdeling en taakverdeling 

Spelregels en voorwaarden 

Start projectarchief inrichten 

(met contactsheet, overleg en notulen)

Doelgroeponderzoek  

(Concept brainstorm per team) 

Debriefing opdracht per team

(Uitwerken ideeën, thema’s, haalbaarheid (na uitwerking, hoe ga je doen, wat heb je nodig), moet er catering komen, welke showelementen wil je (MC, presentator, dansers, kleding, make-up, aankleding en styling) 

TEAMINDELING

Team 1 

Lisandro, Jasmijn, Ryan, Wesley, Thomas, Felipa, Sami  

Team 2

Terra, Luna, Cato, Joep, Mijs, Mees, Annabelle, Jannely, Eden

Team 3

Celeste, Thies, Isa, Casper, Bryan, Thijs, Jip, Guusje, Kimberly 

OPDRACHT

Verdeel de hoofdtaken binnen de teams

• Projectleiding
• Promotie
• Routing en bewegwijzing
• Artist handling
• Content creatie
• Planning
• Organisatie 
• Interne communicatie

ARTIESTEN

Singer songwriter

Dewi Frans 

Instagram: Dewifranss 

DJ

Gialy

Instagram: Gialy.dj

Wie zijn dit? Bekijk de info in Teams en ga op zoek naar informatie!

OPDRACHT

We hebben een DJ, een singer songwriter maar nog geen band. 

We gaan samen op zoek naar een band. Hoe kunnen we dit doen? Bespreek dit in je team en bedenk acties die je NU uit kunt voeren! 

We bespreken dit klassikaal. 

OPDRACHT Indeling projectarchief

Maak de map “EVEN 1.4 – MAF’ aan in Teams met de submappen:

​01 Communicatie intern​

02 Communicatie extern​

03 Planning​

04 Promotie

05 Ontwerp​

06 Artiesten

Tijdens het hele project bewaar je alle documenten in je projectarchief om samen te kunnen werken.

OPDRACHT

Formuleer de debriefing en maak een presentatie.

Bepaal samen de omschrijving van de opdracht. Wat moeten jullie gaan produceren? 

Bedenk wat er wordt gevraagd en leg dit uit in jullie eigen woorden, zoals jullie het begrepen hebben. 

Gebruik de checklist uit de Teamstegel.

Lever deze in Teams in , in het projectarchief. 

ARTIESTEN

DE VERDELING VAN DE ARTIESTEN...

IS ER EEN VOORKEUR?

ANDERS GA IK DOBBELEN EN HOOR JE HET VOLGENDE WEEK...

ALLEEN ALS HIER TIJD VOOR IS!

EXCURSIE

Volgende week gaan we naar een festivalterrein in aanbouw...

Festival De Zon in de Tuinen van West

We starten op school en gaan er hiervandaan naartoe

Aanreisinfo volgt in de les/via Teams

Er komt een voorbereidingsopdracht in Teams