Agendabeheer les 2

• Administratie
• MBO
• Studiejaar 2

Agendabeheer les 2

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
• Tijdig plannen en regelen van afspraken
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Vergaderverzoek 

In Outlook kun je mensen uitnodigen voor een vergadering.

Ga op de datum van de vergadering staan.

Klik op Nieuwe vergadering in de taakbalk.

Vergaderverzoek

- Vul de e-mailadressen in van de mensen die je wilt uitnodigen.

- Bij optioneel vul je de e-mailadressen in van mensen voor wie

   het overleg mogelijk interessant is, maar hun aanwezigheid is

   niet vereist.

- Vul tijd en plaats in.

- Voeg eventueel een berichtje toe, met bijvoorbeeld het doel of

  het onderwerp van de vergadering.

Accepteren, voorlopig en weigeren

De ontvanger van de uitnodiging kan aangeven of

-  hij de uitnodiging accepteert,

- voorlopig accepteert 

- of weigert. 

Hij/zij kan daarbij een toelichting geven, maar dat hoeft niet.

Hij kan ook een nieuw tijdstip voorstellen of een berichtje sturen.

Nog 4 handigheidjes in Outlook

Terugkeerpatroon,

categoriseren,

herinnering

en 

urgentie

Urgentie

Het symbool voor urgentie is het rode uitroepteken in de taakbalk. 

Urgentie betekent dat iets dringend is. 

Terugkeerpatroon

Met terugkeerpatroon kun je een vergadering of afspraak die regelmatig terugkomt, in 1 keer invoeren voor een bepaalde periode.

Herinnering 

Je kunt Outlook een herinnering laten sturen dat de vergadering over een kwartier start. 

Je kunt dit zelf instellen. Het kan ook een dag of een aantal uren van te voren zijn. 

Categoriseren

Met behulp van kleuren kun je je afspraken in categorieën ( = in soorten) verdelen. In je agenda kun je dan aan de kleur zien wanneer je welk soort afspraak hebt. 

Bv. blauw is werkoverleg. 

Door te klikken op "alle categorieën" kun je aangeven wat elke kleur betekent.