Event documenten

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Event documenten

Wat gaan we doen vandaag:

- Theorie Event documenten

- Koppelen met projecten waar jullie mee bezig zijn

- Fluistertoets

Welk groepje is met welk project bezig?

Lesdoelen:

- Ik weet welke event documenten er zijn

- Ik weet wat het verschil tussen de verschillende event documenten is

- Ik kan het juiste event document toepassen aan mijn eigen project

Welke project/event documenten
kennen jullie?

Wat is het doel van een event document?

Het doel van een event document is om de opdrachtgever en projectmedewerkers te informeren over de stand van zaken, verantwoording af te leggen over stappen die gezet en middelen die gebruikt zijn, en instructies te geven voor het gebruik van het project/evenement. Het gaat dus om informatie, documentatie en verantwoording.

Verschillende event documenten:

*Projectplan

* Eventvoorstel

* Startnotitie

* Basisconcept

* Evenementontwerp

* Eventplan

Projectplan

Evenementontwerp

Eventplan

Basisconcept

Startnotitie

Eventvoorstel

Koppelingen:

Startnotitie --> Projectplan

Basisconcept --> Evenementontwerp

Eventvoorstel --> Eventplan

Welk soort event

Startnotitie --> Projectplan = Project met opdrachtgever

Basisconcept --> Evenementontwerp = Eigen concept/event bedenken

Eventvoorstel --> Eventplan = Evenement met opdrachtgever/sponsor

Welk event document ga jij gebruiken voor jouw project?

Startnotitie + projectplan

Basisconcept + Evenement-ontwerp

Eventvoorstel + Eventplan

Startnotitie:

1) Resultaat

2) Afbakening

3) Probleem of idee

4) Aanleiding

5) Doel

6) Haalbaarheid

7) Risico's

8) Neveneffecten

9) Randvoorwaarden

Projectplan:

Hoofdstuk 1: Resultaat (startnotitie)

Hoofdstuk 2: Programma van eisen en wensen

Hoofdstuk 3: Fasering en planning

Hoofdstuk 4: Beheersing

Hoofdstuk 5: Organisatie

Zie boek: Projectmatig werken van Patries Quant 

Basisconcept:

1) Inleiding

2) Thema

3) Doelgroep

4) Doelstelling

5) Evenementvorm

6) Locatie

7) Horeca

Evenementontwerp:

Hoofdstuk 1: Inleiding

Hoofdstuk 2: Soort evenement

Hoofdstuk 3: Doelstelling van het evenement

Hoofdstuk 4: Doelgroep oriëntatie

Hoofdstuk 5: Locatie beschrijving

Hoofdstuk 6: Evenementdeelnemers

Hoofdstuk 7: Publieksgroepen

Hoofdstuk 8: Programmaoverzicht

Hoofdstuk 9: Offerteaanvraag

Hoofdstuk 10 Eerste kostencalculatie

Eventvoorstel:

1) Achtergronden

2) Programma van eisen

3) Beschrijving event

4) Financieel

5) Globale planning

6) Haalbaarheid en risico's

Eventplan:

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Hoofdstuk 2: Evenementbeschrijving

Hoofdstuk 3: Taken en tussenresultaten

Hoofdstuk 4: Kwaliteit

Hoofdstuk 5: Eventorganisatie

Hoofdstuk 6: Planning

Hoofdstuk 7: Begroting

Hoofdstuk 8: Risico's

Zie boek: Zo organiseer je een.. Event van Roel Grit & Marco Gerritsma

Uitleg Fluistertoets

Spelregels:

* De klas verdeelt zich in teams van 4 personen

*  In de volgende dia vind je de vragen

* De teams hebben 10 minuten de tijd om de vragen te beantwoorden

* Er mag overlegd worden, maar ALLEEN FLUISTEREND!!

* Hardop praten = DISKWALIFICATIE

* Na 10 minuten geef je je antwoorden aan een ander team en bespreken we de antwoorden

* Je mag hele, maar ook halve punten geven

* Het team met de meeste juiste antwoorden/punten wint!

10 minuten fluistertoets

1) Welke eventdocumenten zijn er allemaal?

2) Hoeveel hoofdstukken heeft een Eventplan?

3) Waarom maak je een eventdocument?

4) Wanneer maak je een Basisconcept?

5) Welke hoofdstukken heeft een Projectplan?

6) In welk boekje vind je een Eventvoorstel terug?

7) Wanneer je een eigen concept voor een evenement bedenkt, welke eventdocumenten gebruik je dan?

8) Wat is een opdrachtgever?

9) Hoe formuleer je een doel?

10) Welke evenementenvormen zijn er allemaal?

11) Waar is de Startnotitie het begin van?

12) Wat zijn randvoorwaarden?

13) Wat zet je in een begroting?

14) Wie is de projectmanager/eventmanager?

Fluistertoets nakijken

1) Welke eventdocumenten zijn er allemaal?

2) Hoeveel hoofdstukken heeft een Eventplan?

3) Waarom maak je een eventdocument?

4) Wanneer maak je een Basisconcept?

5) Welke hoofdstukken heeft een Projectplan?

6) In welk boekje vind je een Eventvoorstel terug?

7) Wanneer je een eigen concept voor een evenement bedenkt, welke eventdocumenten gebruik je dan?

8) Wat is een opdrachtgever?

9) Hoe formuleer je een doel?

10) Welke evenementenvormen zijn er allemaal?

11) Waar is de Startnotitie het begin van?

12) Wat zijn randvoorwaarden?

13) Wat zet je in een begroting?

14) Wie is de projectmanager/eventmanager?

* Geef de antwoorden van je team aan een ander team.

* Samen gaan we de antwoorden bekijken.

* Je mag hele en halve punten geven.

* Het team met de meeste punten wint!

POST-IT

1) Wat heb jij onthouden van deze les?

2) Wat vond je van deze les?

3) Wat neem je mee naar de volgende les?

Tot volgende week!